Základ úspešného DMS? Efektívna digitalizácia!

0

Správa dokumentov, papierových i elektronických je jednou zo základných agend každej organizácie. V prípade digitálnych dokumentov uľahčujú potrebné procesy takzvané DMS systémy (Document Management System).

Môže ísť o čisto komerčný uzavretý produkt alebo o riešenie využívajúce open source technológie, ako je napríklad DMS eDoCat, ktorý česká spoločnosť Onlio postavila na platforme Alfresco Community Edition.

Aby centrálna správa dokumentov vrátane riadenia ich obehu fungovala efektívne, nemôže ísť len o softvér a dokumentový workflow. Dôležitá je aj bezproblémová digitalizácia existujúcich alebo novoprijatých papierových dokumentov. Súčasťou celého riešenia by preto mali byť aj spoľahlivé a dostatočne výkonné skenery, ktoré podporujú dávkové spracovanie a poradia si s rôznorodými materiálmi vrátane tých s veľkou gramážou. A tiež s rôznou mierou poškodenia a deformácií skenovaných podkladov. Elektronizáciu dokumentov uľahčí aj podpora optického rozpoznávania znakov v rôznych jazykoch, ktoré môže zabezpečovať priamo aj samotné DMS – tak je tomu aj v prípade systému eDoCat, ktorý okrem toho dokáže proces digitalizácie plne zautomatizovať.

Obrovskou výhodou automatizácie je možnosť definovať, čo má systém s novým dokumentom urobiť. Napríklad eDoCat taký dokument sám zatriedi a podľa zodpovedajúceho workflow vykoná potrebné operácie. Tieto úkony pritom môžu byť pomerne rôznorodé vrátane priradenia dokumentu na ďalšie spracovanie konkrétnym používateľom a ich informovanie prostredníctvom určených komunikačných kanálov. O všetkom sú navyše vedené podrobné audítorské záznamy.

Väčšia rýchlosť, menej chýb

Zjednodušovanie a automatizácia digitalizácie vedie nielen k podstatnému zrýchleniu práce s dokumentmi (nie je nutné ich zadávať do systému ručne), ale aj k výraznému sprehľadneniu uložených dát aj k zníženiu chybovosti spôsobenej ľudským faktorom. Pri spracovaní dokumentov sú práve ľudské omyly najčastejšou príčinou problémov. Maximálna eliminácia týchto rizík prispieva k zefektívneniu dokumentových procesov aj k zníženiu celkových nákladov na vlastníctvo DMS riešení.

Podpora digitalizácie pozitívne ovplyvňuje aj spokojnosť zamestnancov. Vďaka odbúraniu mnohokrát únavných a stereotypných činností sú ľudia všeobecne šťastnejší a môžu energiu venovať zmysluplnejším aktivitám, napríklad sofistikovaným analýzam dokumentov. A to je výhoda, na ktorú sa v úvahách o digitalizácii veľmi často zabúda – firmy občas zostávajú v zajatí tradičných paradigiem, kde papierové dokumenty vnímajú ako nutné zlo, s ktorým vlastne nemôžu nič robiť.

Na digitalizáciu nadväzuje podpora strojového vyťažovania zo všetkých štruktúrovaných a polo-štruktúrovaných dokumentov, a to vrátane vykonávania komplikovaného overovania, napríklad kontroly doby splatnosti na prijatej faktúre. Vyťažovanie štruktúrovaných dát taktiež umožňuje automatické spúšťanie zodpovedajúcich workflow, napríklad schvaľovacích workflow alebo automatické prepájanie dokumentov podľa množstva pohľadov. Tak eDoCat ešte viac eliminuje stereotypné a na chyby náchylné činnosti.

V kombinácii s ostatnými funkciami DMS možno vybudovať prostredie pre správu dokumentov, ktoré dokáže automatizovane, riadene a kontrolovateľne pokryť všetky dokumentové procesy organizácie a ponúknuť dokonalý prehľad o všetkých vzájomne prepojených alebo súvisiacich dokumentoch. A firmy tak výrazne priblíži k čisto bezpapierovým kanceláriám.

eDoCat – DMS eDocCat je k dispozícii v tradičnej on-premise podobe aj v režime softvér ako služba (SaaS) umožňujúcom efektívne rozloženie nákladov. Výhody automatizovanej digitalizácie dokumentov sú dostupné v oboch variantoch prevádzky a organizácie môžu maximálne prispôsobiť podobu výsledného riešenia svojim individuálnym finančným aj odborným možnostiam.

 

Autor: Pavel Nykl, obchodný riaditeľ spoločnosti Onlio

Autor: Pavel Nykl, obchodný riaditeľ spoločnosti Onlio

Značky:

O autorovi

Máme radi najnovšie technológie a žijeme s nimi. Prinášame informácie o najnovších produktoch a technológiách priamo k vám, objektívne a ľudsky, pretože robíme to, čo nás baví. Sme energický tím plný odhodlania a veríme, že je s nami aj sranda. :)

Pridaj komentár

Objednajte si ročné predplatné časopisu TOUCHIT, teraz s užitočnou príručkou
Začíname so smartfónom.Iba za 22,99 €.
Kliknite a zistite viac>>