Microsoft uviedol v lete novú verziu operačného systému Windows a prednedávnom sprístupnil ďalšie vydanie kancelárskeho balíka Microsoft Office. Zatiaľ čo otázka inovácie operačného systému na Windows 10 je priamočiara (počas prvého roka môžete aktualizovať zadarmo), v prípade Office 2016 sa budú viacerí používatelia rozhodovať, či kúpia novú licenciu alebo nie.
Office 2016 nie je na prvý pohľad výrazne odlišný od predchádzajúcej verzie. Používateľské rozhranie je veľmi podobné, avšak všimli sme si zopár nových ovládacích prvkov. V hornej lište sa objavilo tlačidlo, ktoré prispôsobuje používateľské rozhranie dotykovému ovládaniu alebo ovládaniu pomocou myši (táto voľba je predvolená). Rozdiel je kozmetický, avšak zväčšenie panelu s nastaveniami je v prípade dotykového ovládania užitočné. Novinkou je aj prvok s popisom „Prezraďte, čo chcete robiť…“ (resp. klávesová skratka Alt + Q), ktorý funguje ako inteligentná križovatka pre rýchly prístup k nastaveniam a funkciám. Ak chcete napríklad zmeniť písmo, túto frázu zadáte do textového poľa a razom sa zobrazia nastavenia veľkosti písma, dostupné fonty a funkcia tučné písmo. Táto novinka je užitočná, nemusíte prehľadávať jednotlivé zložky panelu s nástrojmi, aby ste našli potrebnú funkciu. Chválime, že táto funkcia je aj v Exceli, kde ju pravdepodobne budete využívať najčastejšie. Nechýba ani v PowerPointe a Outlooku.
Takto vyzerá dotykové rozhranie. Na obrázku si zmenu možno nevšimnete, ale vo veľkosti ovládacích prvkov je rozdiel. Do pozornosti dávame aj aktivovanú funkciu Prezraďte, čo chcete robiť
S dôrazom na skupinovú prácu
Jednou z hlavných noviniek tohtoročnej verzie balíka Office je skupinové editovanie dokumentov. To už dlhšiu dobu ponúka webová služba Dokumenty Google. Táto funkcia sa takisto dostala aj do webového editora Microsoftu s názvom Office Online a teraz sa prvýkrát objavuje v klasickom programe pre počítače.
Zdieľanie je však priamo naviazané na cloudové úložisko OneDrive, čo čiastočne obmedzuje použitie funkcie. Ostatných používateľov pozvete do vášho dokumentu veľmi jednoducho. V pravej hornej časti sa nachádza tlačidlo „Zdieľaný prostriedok“. Vyplníte emailovú adresu príjemcu a Office si následne skontroluje, kde je dokument uložený. Ak sa nenachádza v službe OneDrive, požiada vás, aby ste ho tam uložili. Následne odošle webový odkaz na zadané emailové adresy. Môžete si nastaviť, či môžu pozvaní používatelia editovať alebo len prezerať dokument a či sa majú zmeny automaticky zdieľať.
Trochu nám vadilo, že pozvaný používateľ musí kliknúť na odkaz, ktorý mu príde emailom. Ten ho presmeruje do webového rozhrania OneDrive a odtiaľ si môže zvoliť, či chce editovať v prostredí služby Office Online alebo pomocou nástroja Office 2016. Ocenili by sme, ak by sa pozvánky na úpravu zdieľaného dokumentu zobrazovali priamo v zozname dokumentov. Bolo by to pohodlnejšie. Našťastie, zdieľané dokumenty sa zobrazia v zozname potom, ako ste ich aspoň jedenkrát upravovali. Dodajme, že v zozname dokumentov sa opäť zobrazujú chronologicky zoradené súbory od najnovších (z pohľadu práce s nimi) po najstaršie. Vybrané dokumenty si môžete pripnúť, aby boli vždy hore a nepotrebné odstránite zo zoznamu pravým kliknutím.
Skupinové editovanie dokumentu v reálnom čase je najvýraznejšia nová funkcia verzie 2016. Do pozornosti dávame bočný panel so zoznamom používateľov. Pomocou neho môžete rýchlo posielať emaily alebo aktivovať komunikáciu cez Skype
Skupinová práca však funguje spoľahlivo. V reálnom čase vidíte, čo ktorý používateľ píše. Okrem textu a úprav sa zobrazuje aj indikátor daného používateľa. Je to prehľadné a pohodlné. Zo začiatku sme však mali s testovaním tejto funkcie problém, pretože sa zmeny nezobrazovali v reálnom čase. Dôvod, prečo tomu tak bolo sme nezistili, každopádne, po minúte – dvoch už všetko fungovalo, ako malo. Bez toho, aby sme niečo menili. Zdieľať môžete dokumenty vo Worde, tabuľky v Exceli aj prezentácie v PowerPointe.
Drobnosti na každom kroku
Skupinová práca je najvýraznejším vylepšením novej verzie. Hoci Office 2016 neponúka veľké zmeny, s drobnými vylepšeniami sa stretnete. Či už ide o tri farebné motívy, z ktorých si môžete vybrať a ktoré ovplyvňujú vzhľad kancelárskych nástrojov alebo o detailnejšiu obrazovku s informáciami. Ak máte otvorený dokument, stačí kliknúť na súbor a razom vidíte všetky dôležité údaje.
Novinkou je funkcia Inteligentné vyhľadávanie (dostanete sa k nej označením slova alebo slov a kliknutím pravým tlačidlom myši), ktorá aktivuje bočný panel s výsledkami vyhľadávača Bing pre kľúčové slovo. Môžete označiť jedno slovo alebo viacero a hľadať frázu. Prínos tejto funkcie je však pre Slováka otázny. Funkcia totiž vyhľadá aj definície slova a tie pre slovenský jazyk nie sú dostupné. Klasické výsledky vyhľadávania sú často zbytočné, s výnimkou mien osobností, športových klubov atď. Takisto nám vadí, že nemôžete vyhľadávať slovo, ktoré vám podčiarkne kontrola pravopisu. Najskôr musíte odstrániť červenú vlnovku pod ním.
Inteligentné vyhľadávanie je fajn, ale slovenský jazyk plný potenciál tejto funkcie nevyužije. Chýbajú nám najmä definície slov
Bez ohľadu na to, chválime snahu Microsoftu integrovať nové funkcie, ktoré využívajú dostupný priestor na obrazovke. Je pohodlnejšie vyhľadávať informácie priamo v rozhraní Wordu, bez nutnosti prepínať sa medzi editorom a webovým prehliadačom. Je však pravda, že po kliknutí na niektorý z vyhľadaných odkazov vás Office presmeruje do prehliadača. Ľavý a pravý bočný panel však našiel užitočné využitie a tento trend začala už verzia 2013. Pomocou pravého bočného panela, ktorý obsahuje zoznam používateľov pre spoločné editovanie dokumentu, môžete takisto aktivovať komunikáciu prostredníctvom Skypu alebo rýchlo odoslať email.
Excel 2016 dostal najviac nových funkcií, vrátane ďalších typov grafov a nástrojov na lepšiu tvorbu reportov a predpovedí. Spomeňme vodopádový typ grafu a šikovné odporúčanie grafu pre konkrétny typ tabuľky, čo šetrí čas. Najmä podnikové verzie tohto nástroja obsahujú viacero inteligentných funkcií pre analýzu dát, avšak časť z nich sa zmestila aj do verzie pre domácich používateľov. Nároční používatelia by mali byť spokojnejší.
Excel 2016 má najviac vylepšení. Ponúka nové grafy, odporúčania a lepšie analytické nástroje
Drobné zmeny vás čakajú aj v emailovom klientovi Outlook 2016. Najväčší prínos vidíme vo vylepšení tlačidla Priložiť súbor. Po kliknutí naň sa zobrazí zoznam posledných súborov, s ktorými ste pracovali. Je logické, že obvykle emailom posielate súbor, ktorý ste práve upravili alebo ste ho použili. Outlook bohužiaľ rozlišuje medzi lokálnymi súbormi (tie priloží ako prílohu) a súbormi v cloude (všimnite si obláčik na ikonke). Cloudové súbory nepriloží, a to aj napriek tomu, že ste editovali lokálne uloženú kópiu súboru. Namiesto toho pošle príjemcovi odkaz. V princípe ide o detail, avšak keď si sťahujete svoje emaily do PC, lebo viete, že budete bez internetového pripojenia a následne zistíte, že sa vám nestiahla príloha, vznikne problém. Aj cloudové súbory môžete poslať ako štandardnú prílohu. Treba však nájsť na disku lokálnu kópiu a tú priložiť.
Outlook 2016 takisto ponúka nové nastavenia, ako dlho sa majú uložené emaily uchovať v počítači. Pomáha tak šetriť miesto na disku. Emaily sa môžu napríklad odstrániť už po 3 dňoch alebo po týždni. Tieto nastavenia sme však nemali k dispozícii pri všetkých kontách, v niektorých prípadoch bol minimum 1 mesiac. Podobnú funkciu nájdete aj v systémovej Windows 10 aplikácii Pošta. Tá je v podstate odľahčenou verziou Outlooku so základnými funkciami. Emailový klient Officu 2016 dokáže v novej verzii údajne lepšie manažovať nepotrebné emaily. Počas testovania sme si to však nevšimli, čo môže byť dané aj tým, že kopu nepotrebných správ nám Gmail automaticky filtruje a do redakčného emailu nám chodia iba štandardné komunikácie. Spam nám automaticky zachytáva server. Vyhľadávanie v novom Outlooku je však veľmi rýchle.
Outlook 2016 potešil integráciou posledných použitých súborov. Drobnosť, ktorá urýchli prácu
Verdikt touchIT
Oplatí sa inovovať? Záleží na tom, akú licenciu vlastníte. Ak ste si dávnejšie kúpili krabicovú verziu balíka Office 2013 a nepotrebujete skupinovo editovať dokumenty v reálnom čase, pravdepodobne sa bez novej verzie zaobídete. Hoci Office 2016 prináša viacero vylepšení, licencia na 1 počítač stojí okolo 130 eur. A to je dosť za hoci užitočné, ale iba kozmetické vylepšenia.
Ak máte predplatné služby Office 365, potom môžete prejsť na novú verziu bezplatne a nie je dôvod, prečo Office 2016 nepoužívať. Je to aktuálne najlepší kancelársky balík na trhu. Pripomeňme, že ročné predplatné služby Office 365 stojí približne 65 eur pre jednotlivca a 90 eur pre domácnosti (licencia až pre 5 používateľov). Toľko stoja krabicové verzie u nás, digitálne predplatné je o trochu drahšie.
Dodajme, že krabicová verzia balíka Office 2016 nie je časovo obmedzená, avšak vzťahuje sa iba na jeden počítač. Za rovnakú cenu získate dvojročné predplatné služby Office 365 pre jednotlivca. Jej súčasťou je prístup k najnovšej verzii balíka Office, 60 minút na telefonovanie cez Skype každý mesiac a 1 TB bezplatného priestoru v cloudovom úložisku OneDrive.
Z pohľadu viacerých používateľov odporúčame predplatné služby Office 365 pre domácnosti. Vyššie spomenuté výhody môžete zdieľať až so štyrmi ďalšími používateľmi. Office 2016 môžete mať nainštalovaný na celkovo piatich zariadeniach, pričom inštalácie môžete jednoducho odstrániť a pridať nové. Za predpokladu, že kancelársky balík používate na piatich počítačoch, zaplatíte za jedno zariadenie necelých 20 eur ročne. A to je dobrá ponuka.
Samozrejme, menej nároční používatelia si môžu vystačiť aj s bezplatnými alternatívami. Office 2016 však ponúka pohodlie používania, množstvo funkcií a výborné možnosti editovania a formátovania textu aj v offline režime.
