Softvér na správu účtovníctva a firemnej agendy má modulárny systém svojich rozšírení.
Každá firma sa môže rozhodnúť, čo vlastne potrebuje a aký modul si k systému zakúpia. Jedným z takýchto rozšírení je aj DMS, teda systém riadenia dokumentov

Papierový systém – bezpečnostný problém

Bežne firmy fungujú tak, že všetky faktúry a potrebné dokumenty súvisiace s objednávkami, pohľadávkami a pridruženými dokumentmi skladajú v kartotéke. To je ten lepší prípad, no stále nie je tak efektívny, ako pri plne digitalizovanom riešení.

Nech už má firma akýkoľvek poriadok v dokumentoch, vždy je potrebné fyzicky prísť k miestu ich uloženia a potom ich vyhľadať. Ak potrebujeme dokument niekomu poslať, treba ho jednak nájsť, vybrať z kartotéky, naskenovať a potom poslať emailom. V ideálnom prípade dotyčná osoba tento papierový dokument založí naspäť.

Nevýhodou je takisto fakt, že sa nedá riešiť vzdialený prístup. Účtovníčka sa nedostane k dokumentom externe, ak potrebuje napríklad originály faktúr. Potrebuje niekoho volať, aby vyššie popísaný proces vykonal za ňu. Takisto chýba akákoľvek ochrana dokumentov. Ak už raz dáte pracovníkovi prístup – kľúče do miestnosti s dokumentmi, nemáte istotu, ako s nimi naloží. Vo výsledku teda nebudete vedieť, či boli dokumenty pozmenené, či neboli prezerané a na mobil odfotené iné dokumenty, prípadne odcudzené“.

Digitálny systém

Prakticky na všetky tieto záležitosti je odpoveďou modul DMS. Pridávanie dokumentov funguje metódou Drag&Drop. Ak potrebujeme k faktúre priložiť nejaký dokument, stačí ho na ňu v programe pretiahnuť. Napríklad pri rozpracovanej zákazke prídu od subdodávateľa excelovské dokumenty, prípadne obrázky. Tie stačí vybrať napríklad priamo z emailu a potiahnuť do programu Money. Tento proces funguje aj automaticky z definovaného priečinka. Sekretárka môže dokumenty skenovať a tie sa uložia zo sieťovej multifunkcie priamo do definovaného priečinku či už na počítači alebo na serveri a program si ich odtiaľ automaticky prevezme. Proces, ktorý beží na pozadí, sleduje zmeny a presúva dokumenty, kam treba hneď ako sa v priečinku objavujú nové.

Vyhľadávanie

Súčasťou digitalizovaných dokumentov je aj vyhľadávanie. Samozrejme, fulltextovo pri podporovaných dokumentoch. Ak teda máte dokumenty, tabuľky alebo napríklad PDF súbory, môžete vyhľadávať na základe kľúčových slov. Nie je teda potrebné vedieť, ako sa dokument volá. Stačí vedieť, ktoré slovíčko v ňom určite bude. Každý dokument v DMS module bude opatrený svojím unikátnym číslom podľa vlastnej číselnej rady. Aj podľa toho sa dá rýchlo zistiť, o aký typ dokumentu ide.

Zabezpečenie

Tu sa dostávame k riešeniu problému, ktorý sme popisovali v úvode. V prvom rade ide o zálohovanie a všetky dokumenty pridané do DMS sa prenesú na SQL server. Druhým faktorom je prideľovanie prístupových práv. Každý používateľ môže mať vlastné práva a tak nenastane situácia, že všetci môžu všetko. Zamedzí sa tiež omylom v súvislosti s vymazaním dokumentov. Používatelia môžu mať oprávnenia na otváranie a prezeranie dokumentov, no nebudú ich môcť vymazať. Druhou výhodou je, že používatelia vidia len tie dokumenty, na ktoré majú právo. V adresári teda môžu byť aj ďalšie, ale pre niektorú skupinu pracovníkov nie sú podstatné. Nebudú k nim mať prístup a vlastne o ich existencii ani vedieť. Typicky sa tak dajú pozerať faktúry, no neuvidia zmluvy s dodávateľmi.

Verzie dokumentov

Ukladanie rôznych verzií dokumentov oceníte napríklad pri tvorbe cenovej ponuky. Postupne vytvoríte s klientom niekoľko variantov. Nebude však problém sa nakoniec vrátiť k jednému z prvých a potom ostatné archivovať. Vybraný dokument sa označí ako finálny. Pri spracovaní dokumentov sa dajú prideľovať vlastnícke práva. Používateľ si takýto dokument môže uzamknúť a pracovať na ňom výlučne sám.