Na začiatku podnikania sa zvyčajne snažíte udržať výdavky čo najnižšie a nechcete si kupovať drahý účtovný program. Našťastie existujú aj možnosti, ktoré sú zadarmo. Niektoré z nich máte vo svojom počítači už teraz.
Word
Faktúru bez problémov vytvoríte napríklad vo Worde. Priamo v programe máte na výber z predpripravených šablón pre rôzne typy dokumentov ako listy, letáky a vizitky. Jedným z nich sú aj faktúry.
Zvolíte si z niekoľkých rôznych vzhľadov. Radšej vyberte farebne striedmy variant – niektorí vaši zákazníci si možno faktúry tlačia a spotrebovali by na to veľmi veľa farby.
Keď faktúru vyplníte, uložte ju do pdf a odošlite zákazníkovi. Priamo vo Worde ju neposielajte. Teoreticky by sa mohlo stať, že by si vynaliezavý klient znížil sumu na faktúre a potom by vám tvrdil, že takto ste mu ju poslali vy. Faktúru v pdf si sám len tak ľahko neupraví.
TIP: Word nie je nástroj špecializovaný na faktúry. Preto sa nespoliehajte na to, že sú jeho šablóny v súlade so slovenskou legislatívou. Sami si musíte dať pozor, či máte na faktúre všetky potrebné údaje.
Excel
Ďalším programom, v ktorom môžete svoje faktúry vytvoriť, je Excel. Pripravíte si jednotlivé kolónky a urobíte si vzor. Z neho potom vytvoríte kópiu a doplníte do nej údaje konkrétneho zákazníka.
Ak v počítači nemáte Excel, môžete využiť bezplatné Google Tabuľky.
Fakturačný program
Treťou možnosťou je bezplatná verzia fakturačného programu, napríklad iDokladu. Výhodou je, že tieto nástroje slúžia priamo na vystavovanie faktúr. Vďaka tomu neriešite, čo všetko je potrebné na faktúre uviesť a či je v súlade s legislatívou. Výrobca fakturačného programu to sleduje za vás.
Tvorba faktúry zadarmo je vo fakturačných programoch určená začínajúcim podnikateľom. Len čo presiahnete určitý počet faktúr alebo zákazníkov v adresári, bezplatná verzia vám prestane postačovať. Následne sa môžete rozhodnúť, či chcete pokračovať s plateným predplatným.
Ako zistiť, že bezplatné riešenie fakturácie už nepostačuje
Niektorí podnikatelia sa nechcú tvorbou faktúr zdržiavať, preto si už od začiatku zaobstarajú fakturačný program. Iným práca navyše nevadí a radšej v úvode ušetria.
Ale len čo sa podnikanie rozrastie, aj oni časom prechádzajú na platenú verziu fakturačných programov. Mesačne totiž stoja iba niekoľko eur, čo je vzhľadom na celkový obrat zabehnutého podnikateľa minimálna suma.
Teraz sa pozrieme na dve najčastejšie situácie, v ktorých podnikatelia zvyčajne upustia od bezplatných riešení:
1. Chyby na faktúrach
Keď každý doklad podnikatelia tvoria od nuly a vkladajú naň údaje ručne, často sa môžu dopustiť chyby. Takže sa im môže stávať, že im zákazníci píšu, že sú na faktúrach nesprávne uvedené údaje a žiadajú o opravu. Autor faktúr má prácu s opravou a ešte k tomu v očiach zákazníka nevyzerá najlepšie – hlavne ak sa chyby opakujú.
Alebo sa môže stať, že si chybu všimne sám podnikateľ. Napríklad urobil chybu v číselnom rade dokladov a teraz musí všetky ďalšie faktúry opraviť. Samozrejme nestačí, keď si ich upraví u seba. Opravený doklad musí poslať aj odberateľom, aby všetko na oboch stranách sedelo.
2. Časová náročnosť
Začínajúci podnikateľ má zvyčajne málo klientov a veľa času. Preto môže faktúry vystavovať aj manuálne. Lenže ako sa mu podnikanie rozbieha a klienti pribúdajú, času, naopak, ubúda.
Podnikateľ hľadá cesty, ako svoju činnosť zefektívniť. Logicky mu vyjde, že je výhodnejšie svoj čas predať klientom alebo ho venovať rozvoju biznisu, a rutinné činnosti ako fakturáciu čo najviac automatizovať.
Napríklad iDoklad umožňuje prepojenie s bankovým účtom. Vďaka tomu nemusíte ručne kontrolovať a párovať platby a faktúry, ale iDoklad to urobí za vás.
