Pracovníci jednej z najväčších personálnych agentúr v Českej republike podpisujú zmluvy i výplatné pásky na tablete, vďaka čomu firma kompletne digitalizovala celú papierovú agendu.
Viete, koľko listov papiera vo vašej firme denne vytlačíte a následne podpísané založíte do archívu? AGENTURA PLUS, ktorá patrí medzi najväčšie personálne agentúry v Českej republike, svoju spotrebu spočítala. Zamestnanci centrály a siedmich pobočiek za mesiac vytlačili zhruba 38 tisíc listov papiera.
Uchádzači o prácu, brigádnici aj trvalí zamestnanci, v personálnych agentúrach každodenne podpisujú pracovné zmluvy, dohody o pracovnej činnosti alebo o prevedení práce, aj rozličné súvisiace dokumenty ako sú prehlásenia na daňové úľavy, prehlásenia o hmotnej zodpovednosti a výplatné pásky. Výsledkom sú nielen vysoké náklady na tlač a archiváciu, ale aj zbytočné prestoje. Tlač, zakladanie a dohľadávanie dokumentov, zaberajú pracovníkom na pobočkách značnú časť pracovnej náplne.
Koniec papierovej neefektívnosti
Agenture Plus sa od minulého roku papierový archív nerozrastá. Všetky dokumenty – od zmlúv až po výplatné pásky – v nej totiž ľudia podpisujú digitálne prostredníctvom SIGNATUSu. Prvý krok k elektronizácii urobila firma už pred mnohými rokmi, keď začala využívať ekonomický softvér FINUS. Nevyhnutnosti vytlačiť každý dokument, ktorý treba podpísať a archivovať, sa však zbavila až vlani, keď nasadila riešenie pre digitálne podpisovanie dokumentov. Keď dnes pobočkový pracovník či pracovníčka pripraví v systéme dokument pre podpis, nespustí tlačiareň, ale jediným kliknutím ho zobrazí na tablete. Zamestnanec či uchádzač o prácu vidí dokument podobne ako na to bol vždy zvyknutý – rozdiel je iba v tom, že v rukách nedrží papier, ale tablet.
Právoplatné overenie
Softvér s názvom SIGNATUS, ktorý dokáže spolupracovať s ľubovoľným ekonomickým systémom, následne spojí podpis s dokumentom a odošle ho na server, prípadne aj na zadaný email. Na rozdiel od podpisovania na takzvané sign-pady, známe napríklad z bánk, sa týmto spôsobom zamedzuje prípadným sporom, či pracovník nedal autogram pod niečo iné ako si myslel. S dokumentom podpísaným na tablete vedia pracovať aj písmoznalci a je rovnako právoplatný, ako keby mal papierovú podobu.
Všetky dokumenty súvisiace s pracovníkom alebo uchádzačom o prácu, vrátane tých čo dotyčný podpíše, sa ukladajú do jeho zložky, odkiaľ sa dajú elektronicky kedykoľvek z ľubovoľnej pobočky poľahky dohľadať. Manažér tak vie z centrály v reálnom čase kontrolovať, ako prebieha nábor nových ľudí na pobočkách a či čerstvo zazmluvnení pracovníci doložili všetky nevyhnutné certifikáty a oprávnenia. Takisto dokáže pri prípadnej kontrole úradov ihneď vyhľadať akékoľvek dokumenty, ktoré sa týkajú zamestnávania či prenájmu ľudí.
Nižšie náklady, vyššia efektivita
Elektronický archív je užitočný aj pre zamestnancov pobočiek. Tí už nemusia v škatuliach či šanonoch plných papierov prácne a zdĺhavo dohľadávať výplatné pásky, ak povedzme príde brigádnik reklamovať že ešte nedostal zaplatené, ani akékoľvek iné dokumenty, ktoré sa týkajú jeho pôsobenia v agentúre.
Priame náklady na vytlačenie jedného listu papiera pokrytého textom sú zhruba 1,3 eurocenta, čo pre firmu, ktorá mesačne vytlačí 50 tisíc listov, znamená výdavok takmer 8 tisíc eur ročne. Náklady súvisiace s využívaním papiera však netvorí iba cena hárkov a atramentu. To čo zvyčajne nevidno, je mrhanie času zamestnancov. Podľa združenie The Paperless Project sa zamestnanec v kancelárii prehrabáva v papieroch priemerne pätinu pracovného času. Inými slovami, vyhľadávaním informácií strávi jeden celý pracovný deň v týždni.
Veľkým prínosom pre Agenturu Plus je preto aj zefektívnenie fungovania zamestnancov pobočiek, ktoré sa prejaví rýchlejším obslúžením najímaných alebo už zazmluvnených pracovníkov. Navyše, digitalizácia vrátane podpisovania, otvárajú firme aj nové možnosti, napríklad pre prácu v teréne.
V neposlednom rade, manažment aj bežní zamestnanci môžu byť právom hrdí na to, že ich agentúra sa stáva, obrazne povedané, zelená.