6 mýtov o digitalizácii – digitalizácia nie je strašiakom

Ešte stále veľa firiem váha nad zavádzaním digitálnych procesov vo firme.

Argumentujú vysokými nákladmi ako aj nízkou bezpečnosťou. Vo väčšine prípadoch však platí, že nevedomosť môže znížiť konkurencieschopnosť vašej firmy, alebo vaše budúce príjmy. Na mýty, ktoré kolujú o digitalizácii sme sa pozreli s Martinom Danielom, obchodným riaditeľom pre západné Slovensko Konica Minolta.

1. Digitalizácia nie je pre mňa dôležitá

Ide o jeden z najčastejších argumentov firiem, ktoré sa bránia digitalizácii. Opak je však pravdou. Nezáleží na tom či ste veľkou, stredne veľkou firmou alebo to v akej oblasti pôsobíte. Aj vám môže praktický softvér pomáhať pri vašej práci robiť veci okamžite a bez chyby. Svoje o tom vie napríklad aj Slovenský paraolympijský výbor, ktorý aktuálne využíva digitalizované faktúry, vyťažovanie informácií z papierových faktúr a následný schvaľovací proces v elektronickom archíve. Aj oni boli na začiatku skeptickí či digitalizácia je aj pre nich. Pred spustením celé roky faktúry manuálne prepisovali a dávali schvaľovať cez tzv. košieľky. Faktúry následne ukladali v šanóne. Dnes schvaľujú faktúry elektronicky, pohodlne a rýchlo.

Vďaka riešeniu Konica Minolta sa cez existujúce multifunkčné zariadenie faktúry naskenujú a jedným tlačidlom pošlú do digitálneho procesu, ktorý zahŕňa vyťažovanie, schvaľovanie a archiváciu. Daný proces bol doplnený neskôr aj napríklad o export platobných príkazov. Z vlastných skúsenosti viem, že firmy, ktorým názorne ukážeme, že sa to dá robiť rýchlejšie, efektívnejšie a najmä lacnejšie sa k pôvodným zvykom nevrátia.

2. Vysoké náklady

Ak chcete byť firmou pôsobiacou v 21 storočí, investíciám do softvérovej infraštruktúry sa nevyhnete. Nejde však neraz o tak veľké investície ako by ste si mysleli. Najlepšie na to je to, že z dlhodobého horizontu sa vám tieto investície vrátia. Napríklad ak budete vyťažovať informácie zo zmlúv, faktúr, dokumentov dokážete zlepšiť kvalitu vyťažených dát za pomerne kratší čas. K tomu je potrebné zdôrazniť, že Konica Minolta vám ponúka na mieru hotové riešenie podľa vašich potrieb. Získate tak len to, čo skutočne potrebujete. A k tomu aj model financovania je viac ako prívetivý. Dokazujú to viaceré referencie z najrôznejších oblastí podnikania.

Názorný príklad: Procare / Svet zdravia – digitalizácia vyťažovania lekárskych dokumentov a následná archivácia v elektronickom archíve.

Pred spustením projektu museli ručne prepisovať niekoľko údajov zo zhruba 100 000 lekárskych registračných dokumentov a manuálne ich ukladať do priečinkov. Celý proces zaberal veľa času a vyžadoval si značnú manuálnu obsluhu. Následné vyhľadávanie údajov bolo značne časovo náročné. Vďaka riešeniu automatického vyťaženiu dokumentov od Konica Minolta a ukladaniu v digitálnom archíve na základe vyťažených údajov sa celý proces zrýchlil a vyhľadávanie v elektronickom archíve je rýchlejšie a efektívnejšie.

3. Nízka bezpečnosť

Každá firma sa bojí úniku citlivých a dôverných dát. Digitalizáciou procesov vo firme však svoje zabezpečenie dát zvýšite. Ak ich nechcete ukladať externe, všetky dokumenty môžu byť uložené na úložisku priamo vo vašej firme. Vaše obavy o bezpečnosť môžete tak zahodiť za hlavu. Pre ostatných sú určené cloudové riešenia, ktoré už dnes využívajú veľké svetové firmy, ktoré sa pýšia vysokým stupňom zabezpečenia.

4. Tradičný prístup

Byť konkurencieschopný znamená mať minimálne náklady a vyrábať stále rovnako kvalitné produkty. Digitalizácia vám zjednoduší firemné procesy a zvýši kvalitu práce. Nemajte preto tradičný prístup firiem, ktoré zastali vo vývoji. Dajte sebe ako aj týmto zamestnancom šancu sa posunúť vpred. Pri spätnom pohľade vám garantujeme, že všetky strany povedia, že to bolo správne rozhodnutie.

5. Zlá skúsenosť

Často sa stretávam s názorom, že digitalizácia nefunguje. Ak vidíte niektoré služby štátu, ktoré by mali byť v elektronickej podobe a stále nie sú, alebo nefungujú tak ako by mali, máte pochybnosti či digitalizácia má zmysel. Tento negatívny vzor vyhoďte z hlavy. Pretože práve takto sa to nerobí. Žiadne polovičaté riešenia, kompromisy s mnohými nedotiahnutými detailmi. Ak nájdete profesionálneho partnera v oblasti digitalizácie, vaše procesy budú elektronické a budú fungovať ako hodinky.

6. Prepojiteľnosť

Váhate nad digitalizáciou kvôli nízkej prepojiteľnosti? Nemusíte, pretože nerozlučnou súčasťou digitalizovaných procesov vo firmách je prepojiteľnosť na vaše existujúce systémy. Či už je to dochádzkový, účtovný alebo akýkoľvek iný systém. Rovnako máme riešenie na problém čo s doterajším papierovým archívom dokumentov, zmlúv či faktúr. Vieme ich rýchlo a efektívne digitalizovať. Všetko tak budete mať v elektronickej podobe, zoradené a ľahko kedykoľvek vyhľadateľné.

Článok vznikol v spolupráci so spoločnosťou Konica Minolta.