Ako na efektívny biznis s Microsoft Office 365?

Zriadiť si šikovne celú IT výbavu vo firme nemusí stáť veľa prostriedkov a ani úsilia. Samotné hardvérové vybavenie už máte a k úspechu potrebujete vhodné softvérové riešenie, ktoré zaistí spoľahlivú mailovú komunikáciu, možnosť tvorby dokumentov, ich zabezpečenú úschovu, prípadne nástroje na skupinovú spoluprácu. Presne o tom budeme hovoriť.

Čo je to Microsoft Office 365?

Všetko spomenuté zaistí Microsoft Office 365. Je to neustále aktualizované riešenie, ktoré sa predáva vo forme časovej licencie, napr. vo forme mesačnej alebo ročnej platby. Celý balík obsahuje viacero aplikácií, pričom existuje viacero možností. Najčastejšie je to licencia, ktorá obsahuje Word na tvorbu dokumentov, Excel na tabuľky, PowerPoint na prezentácie a Outlook na maily či plánovanie stretnutí. Môžete využiť aj ďalšie možnosti . Office 365 pritom v sebe spája kancelárske aplikácie s modernými cloudovými službami (e-mail, zdieľané kalendáre, online mítingy, čet, tímová spolupráca). Vďaka jednému balíku tak zjednodušíte prácu zamestnancov a umožníte im byť produktívnymi všade, kde sa nachádzajú.

V porovnaní s krabicovou verziou Office je u Office 365 veľká výhoda v tom, že časová licencia je výrazne lacnejšia a máte garanciu vždy najnovšej verzie. Všetko sa aktualizuje on-line práve vtedy, keď sa aktualizácia objaví. Nič pritom nemusíte riešiť, len aktualizáciu povoliť.

Ďalšou výhodou je cloudový priestor s kapacitou až 1 TB. OneNote je extra zabezpečený priestor s bezpečnosťou vyššou, ako keby ste mali dáta uložené na diskoch u seba. Hovoria o tom viaceré analýzy, Microsoft má pritom možnosti na sledovanie útokov po celom svete a má na to aj dostatok zdrojov.

Nie je jedno, od koho si kúpite licencie

Licenciu na Microsoft Office 365 si, prirodzene, môžete kúpiť od viacerých predajcov na našom trhu, ale mali by ste vyberať naozaj svedomito. Niekde len dostanete licenčné číslo a tým to celé končí.

Ak si objednáte licenciu na Office 365 cez Telekom, môžete získať viac. Špecialisti tejto firmy vám totiž môžu pomôcť aj pri procese samotnej implementácie tohto riešenia. Je to platená služba, ale oplatí sa. Nákupom licencií sa tu teda vzťah nekončí, ale naopak, práve začína.

Podpora počas celého procesu

Na úvod prebieha konzultácia vo forme stretnutia, na ktorom sa zistí, čo vlastne aktuálne používate. Tiež sa tu pomenujú potreby a zistia sa tie body, kde procesy vo vašej firme môžu mať úzke hrdlo. Často sa už pri tomto stretnutí objaví potenciál na radikálne zlepšenia, ktorých vplyv ihneď pocítite. Nasadenie celého systému je navyše s minimálnym obmedzením prevádzky.

Príklady zefektívnenia

Príkladom môže byť firma, kde nie všetky dokumenty sú uložené prehľadne tak, aby sa v nich dali rýchlo vyhľadať informácie. To je pritom úplne bežná prax a vyskytuje sa u väčšiny spoločností nielen na Slovensku a firmy takto prichádzajú o peniaze.

Často sa na tomto stretnutí zistí, že na prácu na skupinových dokumentoch bude výhodné použiť aj Sharepoint od Microsoftu a zabezpečiť zároveň efektívnu knižnicu dokumentov. Iný príklad je firma, ktorá prevádzkuje call centrum a Telekom pomocou riešenia v Office 365 pripraví konkrétny návrh riešenia na zefektívnenie práce zamestnancov, jednoduchšie zdieľanie informácií a optimálne rozdelenie pracovných síl.

Pritom špecialisti Telekomu definujú celý rozsah vašich požiadaviek, dohodnú spôsob nasadenia balíka a vypracujú celý rozsah projektu.

Optimálny mailový server

Office 365 je ideálne riešenie aj v prípade, že potrebuje zmodernizovať riešenie e-mailov a nemáte na to finančné alebo pracovné zdroje. Nákupom licencií Office 365 získate totiž manažovaný e-mail, o ktorý sa nemusíte sami starať. Máte pritom istotu bezpečia a vysokej funkčnosti, každá mailová schránka môže mať kapacitu až do 50 GB.

Podstatné pritom je, že okrem licencie vám vie Telekom ponúknuť aj služby presunu starších mailových schránok na nové. Ak ste doteraz používali napr. Gmail, alebo starší Exchange server od Microsoftu, do vašich nových schránok sa dostane celá vaša história, ku ktorej sa môžete kedykoľvek vrátiť. Rovnako sa sem presunú aj kompletné politiky na spracovanie došlých mailov. Zmenu v správaní a ovládaní takmer nepocítite až na to, že všetko beží v modernom prostredí a s vyššou mierou bezpečnosti a pohodlia. Tieto služby pritom môžu využiť aj menšie firmy.

Skupinová spolupráca

Pri konzultácii so špecialistami možno prídete na to, že vám ďalšie zisky môže priniesť moderné riešenie na spoluprácu akým je Microsoft Teams. Aj toto vám Telekom pomôže nasadiť, rovnako aj optimálne nastaviť a vyškoliť zamestnancov na efektívne používanie. A opäť sa z vášho pôvodného riešenia premigrujú používatelia, všetky údaje, nastavenia, a to vrátane špeciálne dohodnutých funkcionalít. Súčasťou dohodnutých činností môže byť aj zaškolenie administrátora alebo koncových používateľov, presne podľa toho, čo budete požadovať.

Samozrejme, po samotnom spustení Telekom vám poskytne aj ďalšiu technickú podporu. Ak vás spôsob nákupu licencií na Office 365 od Telekomu zaujal, stačí len kontaktovať Slovak Telekom alebo svojho obchodného zástupcu.

Čo získate s Microsoftom Office 365?

E‑mail pomocou Exchange Online

Veľkosť e‑mailovej schránky až 50 GB na jedného používateľa
Jednoduchý prístup k elektronickej pošte odkiaľkoľvek (cez notebook alebo mobil)
Garantovaná dostupnosť služby až 99,9 %
Antispamové riešenie už v cene
Nepotrebujete iný e‑mailový server

Potrebné kancelárske aplikácie

Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access a ďalšie
Vždy využívate najnovšiu verziu
Na rozdiel od drahšieho jednorazového nákupu môžete za licencie za Office 365 platiť na mesačnej báze (teda operatívne náklady namiesto kapitálových) a počet licencií môžete meniť podľa potreby

Centrum tímovej spolupráce Teams

Komunikácia s kolegami z kancelárie alebo na cestách pomocou četu, konferencií alebo online mítingov
Tímové stránky na lepšiu spoluprácu a výmenu nápadov

Zdieľanie a zálohovanie dokumentov v službe OneDrive

Úložisko s kapacitou až 1 TB
Bezpečné zdieľanie súborov v rámci firmy aj mimo nej, bez odosielania veľkých príloh
Prístup k súborom odkiaľkoľvek cez PC alebo mobil
Zálohovanie dôležitých súborov, chráni proti strate pri poškodení či odcudzení zariadenia

Firemný intranet na SharePoint Online