Ako si zvoliť dobrý účtovný systém a byť úspešným?

Pandémia veľa vecí zmenila a jednou so zmien je aj to ako sa dá používať účtový systém.

Zabudnite na papier

Dnes je totiž prakticky vylúčené viesť účtovníctvo čisto len na papieri. Naopak, moderné je mať účtovníctvo v cloude a mať tak k nemu prístup odkiaľkoľvek. Papierové účtovníctvo je staromódne, nepružné, nedá sa v ňom rýchlo vyhľadávať a v celkovom hodnotení je podstatne drahšie ako jeho elektronická verzia.

Úspešné podnikanie

Dobrý účtovný systém je pritom základom úspechu podnikania. Vďaka jeho funkciám máte presný prehľad o všetkých finančných tokoch a podľa nich správne meniť stratégiu firmy. Je veľkou výhodou, ak účtovný systém dokáže posielať automatické reporty v podobe, ktorej sa dá dobre rozumieť.

Legislatívna správnosť

Sledovať všetky zmeny v zákonoch a nové úpravy je v skutočnosti pre podnikateľov náročné, až demotivujúce. Je výhodné, ako to urobí niekto za vás a vy máte garanciu, že je celý účtovný proces vykonaný správne. Takúto garanciu majú aj účtovné systémy od Solitea. Tu máte istotu, že účtovné systémy majú vždy zapracované najaktuálnejšie zákonné povinnosti a podľa toho aj spracujú vaše účtovníctvo. Mnohí možno ani nebudete musieť platiť samostatného účtovníka a zvládnete si účtovníctvo pripraviť sami. Možno teda aj ušetríte čas aj peniaze.

Solitea — Je čas využívať účtovný systém v clode

Účtovníctvo na webe

Rovnako to platí aj pri online fakturácii. Vtedy si účtovníctvo otvoríte cez webový prehliadač a samozrejme máte najnovšiu verziu so všetkými funkciami a najnovšou legislatívou. Toto je jedna z podstatných veci pre váš biznis v dnešnej rýchlej dobe . Vo výsledku sa vy môžete sústrediť presne na to, čo je pre vás skutočne dôležité – jednoducho vyplniť údaje v účtovníctve podľa vašich požiadaviek.

Spoľahnúť sa na hotové riešenie na webe je tak v skutočnosti jednoduchšie, ako sa o všetko starať sami, po vlastnej osi. Výhodou je sloboda prihlasovania sa odkiaľkoľvek – môže to byť vaša kancelária, ale v dobe pandémie pokojne aj z homeoffice.

Firemné riešenia a cloudové služby, ktoré ponúka spoločnosť Solitea vás z veľkej časti odbremenia od toho, aby ste museli starať o technológie. Vyriešia za vás otázku zálohy dát, ale aj oveľa komplikovanejšej obnovy dát. Nestaráte o to, či sú úložné systémy funkčné, či máte všetko aktualizované alebo či vôbec vaše dáta niekto zálohuje. To všetko je súčasťou riešení pri jednotlivých produktoch od Solitea. Aplikácie si aktualizácie sťahujú automaticky a netreba sa o nič starať.

„Online fakturácia sa aj na Slovensku teší veľkej obľube. Naši klienti si pochvaľujú najmä veľkú slobodu, ktorú im takáto služba poskytuje. A nie je to len o možnosti fakturovať odkiaľkoľvek. Kvalitné aplikácie poskytujú aj prehľad o cash-flow, posielajú automatické upomienky dlžníkom, môžete v nich tvoriť cenové ponuky, zadávať individuálne zľavy a mnoho iného v závislosti od predplateného typu služby. Podnikateľ vo výsledku nezíska len aplikáciu na fakturovanie, ale skutočne komplexného pomocníka pri jeho podnikaní.“, hovorí Daniel Šturm marketingový riaditeľ zo spoločnosti Solitea.

iDoklad

Podnikatelia ocenia systém iDoklad na webe. Ten je totiž na vyskúšanie úplne zadarmo a pritom vám poslúži na plnohodnotnú fakturáciu. Postačuje len bezplatná registrácia. Dokonca vás prepojí aj s bankou a sleduje za vás, ktoré faktúry sú už zaplatené a kto vám ešte dlhuje. Pritom upomienky dlžníkom pošle automaticky.

Ak teda naozaj zistíte, že iDoklad je to to pravé, čo pri vašom podnikaní potrebujete, jeho funkcie sa dajú rozšíriť za poplatok.

Keďže účtovníctvo je tu v cloude, môžu k nemu pristupovať oprávnení používatelia z rôznych miest a v rôznom čase. Nemusíte sa teda vzájomne dohadovať na tom, kedy budete robiť zmeny. Na prácu v taktom účtovnom systéme vám postačia len prihlasovacie údaje, prípadne ďalšie prvky viacnásobného zabezpečenia ako uvádzame nižšie.

Vo výsledku tak úplne odpadá problém s fyzickým odovzdávaním dokladov pre účtovníka. Nie je potrebné ani hľadať spoločný termín na stretnutie s ním. Účtovník sa fyzicky môže nachádzať na úplne inom mieste, ako ste vy. Potrebuje mať len možnosť prihlásiť sa a v účtovnom systéme jednoducho zrealizuje svoju prácu.

Bezpečnosť uložených dát

Dôležitá je samozrejme otázka bezpečnosti. Veď určite nechcete, aby sa vaše cenné údaje dostali do nepovolaných rúk.

Keď je niečo online, stále to hlavne na Slovensku znie akosi menej dôveryhodne. Technicky zobraté je však cloudové riešenie pre vás bezpečnejšie. Ak by ste mali napr. svoje dokumenty na USB kľúčoch alebo externých diskoch, stále je tu riziko ich straty, ale aj toho, že sa k nim dostane niekto nepovolaný.

Prax ukazuje, že externé dátové úložisko je z celkového pohľadu bezpečnejšie. O to, že dáta v cloude nestratíte sa v tomto prípade starajú profesionáli, dáta sú zrkadlené v rámci profesionálneho dátového centra a to v rámci rôznych geografických lokalít.

Možnosti cloudu

Dátové centrum je už zo svojej podstaty postavené na mieste, kde nehrozí povodeň, priestor dátového centra je chránený voči požiaru, výpadku elektrickej energie alebo dátového spojenia. A čo je ešte dôležitejšie, máte oveľa väčšiu istotu, že k údajom sa nedostane niekto nepovolaný, ako keď máte citlivé dáta na fyzických médiách. Dátové centrum má dôslednú kontrolu prístupu a to tak pri prístupe on-line ale aj fyzicky.

Nie je to ale riešenie, na ktoré sa môžete spoľahnúť neobmedzene. Aj keď najslabším článkom v IT bezpečnosti je jednoznačne človek, hackeri poriadne pridali na tom, ako sa dokážu dostať k vašim údajom aj na on-line médiách.

Môže to byť krádež vášho počítača aj so zapamätanými prístupovými údajmi, odchytenie hesla cez nezabezpečenú Wi-Fi sieť napr. z domu a pod. Ciest je veľa a môže dôjsť k nepríjemnej situácii, že sa jedného dňa nebudete vedieť dostať k vašim údajom. Vaše prístupové údaje budú zmenené a vy už nad nimi nemáte kontrolu.

Práve preto sa zdá byť ideálnym riešením pre skutočné zálohovanie (teda nie jednoduché zrkadlenie) hybridný prístup, čo znamená jednak využívanie cloudu, ale na vašej strane aj jeho zálohu pomocou zálohovacieho programu spolu so šifrťovaním údajov.

„Takéto zálohovanie cloudu podceňuje 75 % firiem. Útočníci sa pritom každým dňom učia nové triky a väčšinou nemajú dobré úmysly. Všetkým firmám, pre ktoré pracujeme, dôrazne radíme, aby si dáta ešte separátne zálohovali. Túto možnosť im ponúkame aj my v rámci našich služieb,” povedal nám Peter Gajdošech, odborník na informačné technológie zo spoločnosti Solitea.

Bezpečný život v cloude

Ak sa rozhodnete pre cloud + zálohu dát u seba, je to pre vás ideálne riešenie, ako sme vysvetlili vyššie. Dôležité pritom je, aby ste si vybrali správneho partnera, ktorý poskytuje spoľahlivo chránenú aplikáciu. Príkladom je použitie dvoj-, prípadne aj viac-stupňovej ochrany.

Inými slovami, aj keď sa nakoniec niekto dostane k vašim prihlasovacím údajom, nebude to postačovať na to, aby sa aj naozaj dostal vašim údajom a zneužil ich. Nemá napr. váš mobil, na ktorý sa pošle jednorazový autorizačný kód.

Takýto stupeň zabezpečenia umožňujú nástroje od spoločnosti Solitea, pri ktorých sa používa navyše technológia, ktorá vyhodnotí tzv. podozrivé prihlasovania. Napr. ak sa zrazu prihlasujete z inej lokality ako je bežné alebo celkom iného zariadenia než doteraz.

Zdroje: Solitea, vlastné