Snížit náklady spojené se zpracováním a archivací daňových dokladů, zlepšit objednávkový servis pro dodavatele nebo odstranit chybovost způsobenou manuálním zpracováním dokladů. To jsou jen některé z cílů v oblasti výměny obchodních dokladů, které se společnosti DATART podařilo vyřešit nasazením řešení EDI (Electronic Data Interchange) komunikace od společnosti CCV Informační systémy. Po úspěšném rozjezdu elektronizace dokladů s českými dodavateli zahájil řetězec DATART od června přechod na EDI také na Slovensku.
Papírové účetní doklady na rychlém ústupu
Elektronickou výměnu dokladů se svými dodavateli zahájila společnost DATART v posledním čtvrtletí loňského roku prostřednictvím EDI zpráv objednávka (ORDERS), faktura (INVOIC), obchodní námitka (COMDIS) a příslušných potvrzovacích zpráv. V první fázi projektu již bylo během prvních měsíců zapojeno více než 30 % dodavatelů, což představuje přes 60 % zasílaných dokladů, které byly převedeny do strukturovaných elektronických dokladů, a další rychle přibývají. Od června pak je zahájeno také zapojování dodavatelů pro slovenskou část této sítě prodejen s elektrospotřebiči.
Díky integraci EDI s podnikovým informačním systémem společnosti DATART (Microsoft Dynamics AX) dochází nejen k automatickému přenosu dat do systému, ale i ke zjednodušení zpracování daňových dokladů. Cílem je úplná bezpapírová likvidace dokladů.
„Nasazení EDI komunikace probíhá rychleji, než jsme očekávali. První praktické přínosy zejména se zpracováním dokladů jsou velmi pozitivní. Po podpisu patřičných smluv s dodavateli se dále těšíme i na definitivní odstřižení papíru s využitím elektronického archivu. Dle očekávání k plné automatizaci procesů dojde až při vývoji zpracování dokladů v našem podnikovém systému. EDI je tedy podmínkou nutnou, nikoli dostačující k dosažení benefitů. Jsem rád, že jsme v tomto zajedno i s našimi vývojáři,“ říká Petr Nekola za finanční oddělení společnosti DATART a pokračuje: „Zapojení dodavatelé mohou již dnes využívat benefitů efektivnějšího objednávkového procesu. Navíc mají přehled o zpracování jejich dokladů přímo v našem systému. Během léta dále oslovíme i všechny dodavatele naší organizační složky na Slovensku.“
Rychleji a levněji také na příjmu
Rozvoj elektronické komunikace bude dále probíhat nejen co do počtu zapojených dodavatelů, ale také používaných EDI zpráv. Elektronizace dalších procesů přináší především vyšší rychlost přenosu dokladů, okamžitou zpětnou vazbu, eliminaci chybovosti a zásadní snížení pracnosti. V nejbližší době tak DATART plánuje nasazení další EDI zprávy DESADV, která je elektronickou obdobou dodacího listu. Díky automatickému přenosu dat dojde k výraznému ulehčení procesu příjmu zboží.
„S rostoucím podílem obchodních a logistických dokladů zajišťovaných prostřednictvím elektronické výměny dat dochází k násobení výhod, které EDI přináší. Konkrétně v případě elektronického dodacího listu je jednoznačným přínosem odstranění manuálních zásahů v rámci příjmu zboží,“ vysvětluje David Reichel, ředitel divize eBusiness společnosti CCV Informační systémy. „Výsledkem je pak rychlejší získání přesnějších a detailních informací o příjmu. To ovlivňuje nejen samotný příjem zboží. Umožňuje připravit si skladové pozice před samotným příjmem, ale pomáhá také při následném zpracování faktur a zefektivňuje kontrolu věcného plnění,“ dodává Reichel.
Elektronické zalistování zboží dalším logickým krokem
V další etapě zefektivňování obchodních procesů se společnost DATART hodlá zaměřit na eliminaci objemu práce, která je spojena se zalistováním informací o zboží na obou stranách dodavatelsko-odběratelského řetězce. Plánuje tak využít řešení ORION eKatalog, které slouží pro správu a sdílení kmenových dat.
Pro identifikaci v rámci EDI komunikace DATART naplno využívá významu identifikátorů pomocí globálních standardů GTIN (Global Trade Item Number) a GLN (Global Location Number). Díky jednoznačné identifikaci zboží prostřednictvím GTIN (známého v podobě čárového kódu na zboží dříve jako EAN) a každého článku dodavatelsko-odběratelského řetězce pomocí GLN pak u kmenových dat dochází k efektivnější výměně informací a další redukci manuálních činností při administrativě spojené s tokem zboží.
