Doklado je šikovný systém určený pre podnikateľov, účtovníkov ale aj zamestnancov. Prináša do podniku systém a vo výsledku vám šetrí čas aj peniaze.

Na 30 dní si celý systém môžete vyskúšať zadarmo, platia pritom ešte niektoré obmedzenia. Ak pri aktivácii zadáte kód „TouchIT“ získate navyše 30 % zľavu z celej faktúry bez ohľadu na jej výšku na prvých 6 mesiacov.

Webová a mobilná aplikácia

Doklado funguje jednak ako webová aplikácia a tiež ako mobilná aplikácia. Pred jej použitím treba nastaviť základné parametre – názov firmy (ďalšie údaje sa dotiahnu z registra). Pre účtovníka je to potom zoznam firiem, pre ktoré účtuje. Rovnako sa určí typ účtovného programu, ktorý používa účtovník, aby bol výsledný export z Doklado správny a rýchlo použiteľný.

Doklado
Prvým krokom je zadanie firmy

Doklado priamo spolupracuje s najdôležitejšími účtovníckymi programami ako je Pohoda, Kros, Money S3 a HT Solution. Existuje aj spôsob pripraviť si export získaných údajov z Doklado podľa vlastných predstáv.

Bločky a faktúry

Určite ste poznáte stav, že ste za produkt alebo službu zaplatili – buď hotovosťou alebo kartou ale neskôr ste už bloček od toho nenašli. To pre vás znamená, že si tento výdavok nemôžete zaúčtovať a strácate na tom nemalé peniaze. Len pre príklad, pri bločku za 100 eur (napr. za tankovanie PHM v súčasných cenách), ktorý podnikateľ neodovzdá na zúčtovanie, je strata 34,17 eur (teda 34,17 % zo sumy) a to je fakt škoda. Tak tomu bude s Doklado koniec, hneď to vysvetlíme podrobnejšie.

Doklado prináša do podniku aj poriadok s faktúrami, ktoré sa ich strojovým rozpoznávaním vyťažujú, inými slovami získavajú sa z nich podstatné údaje a prenášajú sa exportom do účtovníctva.

Bločky cez mobilnú aplikáciu

Takže bloček už vážne nestratím? Veru nie, ak si teda osvojíte jednoduchý spôsob, ako s bločkom narábať. Pomocou mobilnej aplikácie a teda priamo svojím mobilom si odfotíte QR kód na vašom bločku. Ten obsahuje všetky podstatné informácie o tom čo, kedy a u koho ste platili vrátane všetkých informácií o DPH.

Doklado
Skenovanie bločku pomocou ´mobilnej aplikácie

Áno, poviete si – veď toto mi nebude stačiť, ak budem chcieť daný tovar napr. reklamovať alebo niekto ho bude odo mňa pýtať. Na to existuje druhý zvyk, ktorý si rýchlo osvojíte a to je odfotenie celého bločku kamerou v mobilnom telefóne. Aj táto fotografia alebo ak chcete fotografie sa prenesú do systému Doklado a budú tu archivované a vám kedykoľvek k dispozícii. Výhoda je, že nevyblednú ako fyzické bločky a obchod je povinný fotokópiu bločku pri reklamácii uznať.

Ďalšie voľby pri skenovaní bločkov sú v určení toho, či ste platili hotovosťou alebo kartou a pre ktorú z firiem sa bude bloček priraďovať. Tiež si môžete určiť typ účtovnej položky (Kancelárske potreby, Nákup PHM, Spotrebný materiál, Režijný materiál, Drobný hmotný majetok).

Doklado
Spárovanie mobilnej aplikácie z webovou

Mobilná aplikácia existuje pre telefóny s iOS a Androidom. Spárovanie mobilnej aplikácie s webovou aplikáciou sa realizuje pomocou QR kódu pri nastavovaní programu a je veľmi rýchle. Spracované bločky sa zobrazia vo webovej aplikácii.

Počet spracovaných bločkov nie je v aplikácii limitovaný a celý proces je veľmi rýchly. Pripravuje sa tiež možnosť, aby ste pomocou mobilnej aplikácie spracovali aj faktúry.

Faktúry a ich vyťažovanie

Faktúry dnes chodia najčastejšie mailom a to ako súbory PDF. Sú ešte prípady, že vám faktúru firma pošle poštou v papierovej podobe, ale je to menej častý prípad. Je tu bezpapierová súčasnosť.

Spracovanie faktúr realizujete vo webovej aplikácii, ako sme uviedli spracovanie cez mobilnú aplikáciu sa pripravuje.

Vyťažená faktúra, rozpoznané a doplnené údaje sú na pravej strane

OK, keď máte faktúru v maili ako PDF, stačí tento súbor napr. uložiť a odtiaľ preniesť (Drag & Drop) na vyťažovanie do prostredia Doklado. Nastáva pomerne rýchle strojové rozpoznávanie údajov a tieto sa zobrazia v jednotlivých položkách – kto vystavil faktúru, na koho (vrátane IČO), kedy sa tak stalo, kedy je splatnosť faktúry, aká je suma a informácie k DPH – to zaujíma štát najviac.

Doklado
Naraz môžete nahrať viacero faktúr a postupne sa spracovávajú a vyťažujú

Nie všetky údaje sa priradia do položiek automaticky – treba to skontrolovať a podopĺňať. Obyčajne je správne vyplnený odosielateľ a adresát faktúry, často aj celková suma, ale treba vyplniť sumy, ktoré sa viažu k DPH. Výhodou je to, že pôvodnú podobu faktúry pritom priamo vidíte na displeji a vypĺňanie je ľahké a rýchle. Navyše, Doklado vie, čo bolo vyťažené a ponúka vám na vyplnenie tie položky, ktoré vyzerajú najpravdepodobnejšie.

Po kompletizácii všetkých údajov v pravej časti stlačíte na tlačidlo Vytvoriť. Faktúru tým posielate do Zoznamu faktúr, kde je archivovaná a pripravená na export do zvoleného účtovného systému. V Zozname faktúr sú uložené všetky faktúry vrátane príloh a počet faktúr nie je limitovaný.

Doklado
V tejto podobe sa ukladá faktúra

Rýchlosť práce a ukladanie do cloudu v EÚ

Celkovo je to výrazné zrýchlenie celého procesu v porovnaní s tým, že by ste všetko prepisovali do účtovníctva ručne, prípadne aj tlačili a túto podobu archivovali. V Doklado je všetko archivované digitálne, údaje sú uložené v cloude s umiestením v EU a sú 100 % chránené.

Spracované bločky a faktúry tak nezaťažujú pamäť vášho telefónu ani počítača. Doklady si ale kedykoľvek môžete z cloudu stiahnuť do vášho zariadenia.

Doklado
Zoznam faktúr ako budú uložené v archíve

Čo s papierovými faktúrami?

Ak dostane faktúru na papieri, oskenujete si ju a ako súbor potom spracujete, ako keby bola prišla v digitálnej podobe (prípadne ju zo skenera poslali na špecifickú mailovú adresu – viď ďalej).

Špecifická mailová adresa

Okrem spracovávania faktúr vo forme súborov existuje aj šikovná možnosť posielania faktúr na špecifickú mailovú adresu. Ak sem príde mail s prílohou, začne sa proces jej vyťažovania automaticky. Znamená to, že ak si dohodnete s partnermi systém, aby vám posielali faktúru aj na túto špecifickú adresu, nemusíte sa o jej vyťažovanie príliš starať – pristúpite rovno k jej kontrole. To je asi najšikovnejšie riešenie.

Používatelia a ich rola

V systéme Doklado existujú viaceré úrovne používateľov, môžete to byť Majiteľ, Účtovník pre viacero firiem a Zamestnanec. Nového používateľa pozvete jednoducho mailom. Majiteľ a Účtovník majú maximálnu kompetenciu (Účtovník pre viacero firiem, ktoré spracováva) a Zamestnanec môže pridávať bločky a faktúry pomocou rôznych spôsobov. Má však prístup len k tým dokladom, ktoré sám pridal, ostatné nevidí. To sa hodí.

Konvertor pre eShopy

Toto unikátna vlastnosť, ktorá reaguje na to, že väčšina firiem počas pandémie prešla na formu predaja cez e-Shop. Konvertor v Doklado automaticky prevádza výpisy z platobných brán do účtovného programu. Podporuje nasledovné platobné brány: Braintree, GoPay, mollie, Packeta, PayPal, Revolut a stripe. Pomocou návodu sa dá konvertor pripraviť aj pre ďalšie platobné brány.

Doklado
Konverzia z platobnej brány do účtovníctva

Konvertor je celkovo systém, do ktorého jedným klikom vložíte výpis z platobnej brány a následne exportujete dokument vo formáte SEPA XML. Ten jednoducho nahráte do účtovného systému. Konvertor takto výrazne šetrí váš čas a tiež aj peniaze. Zároveň sa tým aj zvyšuje presnosť spracovania v porovnaní s manuálnym zadávaním.

Čo to bude stáť?

Mesačne zaplatíte za prevádzku Doklado sumu 11,88 eur s DPH (9,90 eur bez DPH). V tejto cene máte spracovanie 70 ks bločkov a faktúr. Nad 70 kusov bločkov a faktúr je cena za spracovaný doklad 0,24 eur s DPH (0,20 eur bez DPH).

Ak pri aktivácii zadáte kód „TouchIT“ získate navyše 30 % zľavu z celej faktúry bez ohľadu na jej výšku na prvých 6 mesiacov.

V mesačnej cene máte ďalej konverziu výpisov z platobnej brány eShopu na 250 ks transakcií. Nad 250 kusov je cena za transakciu 0,012 eur s DPH ( 0,01 eur bez DPH).

Počet používateľov a tiež počet spracovávaných firiem nie je nijako obmedzený. Rovnako máte k dispozícii aj neobmedzený počet exportov do podporovaných účtovných systémov.

Ak máte firmu, alebo ste účtovník, určite si Doklado vyskúšajte. Stojí to za to!

Zdroje: vlastné, Doklado

Prečítajte si tiež

Značky: