Štandardom v administratíve, ktorým bol niekedy fax, sa teraz stáva elektronický podpis.
Aj preto Konica Minolta spolupracuje s českým start-upom Signi, poskytovateľom služieb preukázania digitálnej identity. S ním už nie je potrebné dokumenty tlačiť, rozosielať k fyzickým podpisom a opätovne ich digitalizovať. Elektronický podpis je právne uznateľný pre 90 % bežnej administratívnej agendy ako sú zmluvy, objednávky, faktúry či preberacie protokoly. Podpisovanie dokumentov sa vďaka tejto funkcii zásadne zrýchli, zlacní a zvýši sa aj bezpečnosť celého procesu.
„Iba v prípade zmlúv s pomocou elektronického podpisu je možné vybaviť až 80 % dokumentov za menej ako jeden deň. To predstavuje úsporu tisícov stránok mesačne, ktoré sa nemusia tlačiť a desiatok hodín, ktoré nikto nemusí stráviť čakaním na pošte. Odpadajú aj obavy o stratu zmlúv alebo tradičný zdĺhavý proces, ktorý v prípade viac podpisujúcich ľudí bežne zaberie aj niekoľko týždňov. Protistrane naviac stačí len e-mail či pripojenie k internetu a nemusí disponovať ani špeciálnym softvérom,“ konštatuje Pavol Katrenčík, ITS portfólio manažér Konica Minolta a dodal: „Ak zrátame náklady na tlač priemernej zmluvy, prácu zamestnancov a cenu poštových či kuriérskych služieb, dostaneme sa na sumu približne 7 Eur za fyzickú zmluvu. Schválenie v digitálnej podobe vychádza približne o 75 % lacnejšie čo napríklad u firmy s tisíckami zmlúv ročne vedia k úspore viac ako 5 500 Eur.“
Zdroj: Konica MinoltaAplikácia Signi funguje na princípe cloudu a elektronické popisovanie tak môžete využívať na všetkých počítačoch či inteligentných telefónoch a tabletoch. Dokumenty je možné podpisovať kdekoľvek aj mimo kancelárie. Konica Minolta poskytuje službu elektronického podpisu samostatne, kedy ju môžu zákazníci využiť v rámci svojich interných systémov ako je CRM alebo ERP, ale aj ako súčasť vlastných riešení pre správu digitalizovaných dokumentov a elektronických archívov. V kombinácii s týmto riešením nie je nutné dokumenty fyzicky archivovať, čo pomáha ďalej šetriť nielen finančné náklady na prevádzku archívov a tlač ale aj energie s nimi spojené.
„Každá elektronicky podpísaná zmluva predstavuje aj minimálne jednu ušetrenú cestu kuriéra alebo zamestnanca na poštu, ktorá často vedie k nežiadúcim emisiám spojených s dopravou. Riešenie tak môže našim zákazníkom pomôcť významne znížiť aj ich uhlíkovú stopu. Pre firmy, ktoré to myslia so zodpovednosťou vážne, by sa preto mal stať elektronický podpis dokumentov štandardom moderného ekologického fungovania,“ doplnil Pavol Katrenčík.
Zdroj: Konica MinoltaElektronický podpis, s ktorým aplikácia Signi pracuje, je z pohľadu legislatívy uznateľný u 90 % dokumentov. Tie sú potom platné a právne záväzné na celom území EÚ. Právny rámec pre nakladanie s elektronickými dokumentmi je obsiahnutý vo vnútroštátnych predpisoch, tak aj v Nariadení EÚ eIDAS o elektronickej identifikácii, ktoré je platné naprieč členskými štátmi. Nariadenie eIDAS vyslovene stanovuje, že elektronickému podpisu nesmie byť upieraný právny účinok, teda nesmie byť odmietaný ako dôkaz v súdnom a správnom procese iba z dôvodu, že má elektronickú podobu.
Článok vznikol v spolupráci so spoločnosťou Konica Minolta.
Prečítajte si aj:
