V súčasnosti nás elektronická komunikácia obklopuje čím ďalej tým viac a pandémia covidu toto tempo ešte urýchlila.
Elektronizácia so sebou nesie nielen potrebu premeny papierových dokumentov na elektronické, ale aj presun elektronického podpisovania dokumentov na nové platformy, a to predovšetkým mobilné. Zvykli sme si už na to, že kvalifikovaný elektronický podpis používame v našom počítači alebo používame mobilnú a bezpečnú variantu, ktorú ponúka čipová karta, kde máme uložené všetko potrebné pre elektronické podpisovanie.
Novou cestou sú v tejto oblasti služby vzdialeného podpisovania. Spoločnosť D. Trust Certifikačná Autorita, a.s. (poskytovateľ dôveryhodných služieb První certifikační autorita, a.s. na Slovensku), ponúka službu I.CA RemoteSign, ktorá poskytuje možnosť podpisovať dokumenty od objednávok až po zmluvy, a to každému užívateľovi smartfónu a tabletu s operačnými systémami Android a iOS pohodlne, bezpečne a jednoducho.
Túto službu je možné využívať ako „otvorenú“ pre rôznych poskytovateľov služieb, napríklad banky, poisťovne, dodávateľov energií a ďalšie. Užívateľ používa jedinú aplikáciu, ktorú zdieľajú všetci poskytovatelia a ktoré mu umožnia podpisovať potrebné elektronické dokumenty. Na interné účely ju možno využívať aj ako „uzavretú“, teda iba v rámci konkrétneho subjektu. Právnické osoby vytvárajú kvalifikované elektronické pečate, ktorých využitie je v rade agiend, kde je potrebné označiť dokument informáciou „vydala spoločnosť A“: elektronické výpisy, faktúry či automatické odpovede na doručenú správu.
Tiež tu je možné využiť vzdialené služby, ktoré sú spravidla integrované do IS pre správu dokumentov. Napríklad služba I.CA RemoteSeal, ktorá umožňuje využívať kvalifikované elektronické pečate s tým, že uloženie a správa privátneho kľúča pečatiaceho certifikátu je realizovaná v prostredí kvalifikovaného poskytovateľa dôveryhodných služieb v mene pečatiacej osoby. Tým sa významne znižujú náklady na realizáciu a prevádzku takého riešenia.
Zdroj: Ica.czAko riešiť archiváciu?
Po overení a spracovaní elektronických dokumentov sa otvára otázka ich správnej archivácie a ošetrovania tak, aby boli dlhodobo overiteľné. Základom pre predĺženie overiteľnosti dokumentov s elektronickým podpisom je tzv. elektronická časová pečiatka, ktorá ju predĺži o päť až šesť rokov. Spravidla sa pridáva k dokumentu súčasne s elektronickým podpisom a vzniká už tzv. archívny elektronický podpis.
Ak táto doba nie je postačujúca, je potrebné priebežne dokumenty „ošetrovať“ a pridávať ďalšie časové pečiatky a tzv. validačné dáta. Dokument, ktorý vytváraním týchto údajov vytvárame, má vždy definovanú štruktúru (formáty LTA) preto, aby ho bolo možné, napr. pomocou Adobe, kedykoľvek overiť.
Ak elektronické archívy budujete alebo váš elektronický archív nemá k dispozícii možnosť LTA formáty vytvárať, máte možnosť vytvárať LTA formát aj ako externú službu, napr. I.CA LTA. Daná problematika sa síce javí zložito, ale všetko potrebné môžete získať u príslušného poskytovateľa dôveryhodných služieb, ktorý takú službu ponúka, ako je napr. D. Trust Certifikačná Autorita, a.s. (info@dtca.sk).
Článok bol uverejnený v rámci spolupráce.
Prečítajte si aj:
