Tradičné manuálne postupy sú časovo náročné, náchylné na chyby a vyžadujú si značné množstvo ľudských zdrojov.
Vďaka pokročilým technológiám však prichádzajú nové možnosti, ako tieto procesy postupne automatizovať. Spoločnosť Eviden ponúka riešenie v podobe SAP Build Process Automation, ktoré sa dokáže postarať o spracovanie faktúr či objednávok. Eviden teraz pracuje na integrácii umelej inteligencie, aby automatizácia bola ešte efektívnejšia a inteligentnejšia.
Na začiatku každej firemnej transformácie by mala byť revízia procesov a analýza toho, čo by sa dalo zrýchliť, zlepšiť alebo zjednodušiť. Automatizáciu možno v dnešnej dobe pomerne jednoducho zaviesť pri všetkých rutinných a pravidelných úlohách. Typickým príkladom je automatické spracovanie prijatých faktúr, ktoré Eviden ponúka pomocou „robota“ založeného na technológii SAP Build Process Automation. U veľkých firiem z odvetví farmácie alebo automobilového priemyslu sa spoločnosti podarilo zmeniť už približne 80 % faktúr na strojové spracovanie.
Materiály na spracovanie vie nástroj zbierať z rôznych úložísk. Môže spracovávať faktúry, objednávky alebo dodacie listy vložené do vopred určených zložiek na úložisku, prípadne prechádzať prichádzajúce e-maily zo zdieľanej schránky a nahrávať z nich faktúry do účtovných systémov.
Ešte rýchlejšie a presnejšie
„Ďalším levelom je zapojenie umelej inteligencie, ktorá dnes prináša obrovské možnosti. Nasadenie umelej inteligencie pomôže informácie vyhodnotiť, a prípadne ich doplniť o ďalšie údaje z iných zdrojov. Inými slovami, chceme robota spraviť ešte inteligentnejším. Zapojiť umelú inteligenciu je samozrejme náročné, teraz experimentujeme a robíme testy, aby sme zaistili, že všetko bude bezpečné,“ hovorí Katarína Šretterová zo spoločnosti Eviden Slovensko.
Okrem ušetreného času firma ocení aj neúnavnosť nástroja, ktorý môže pracovať 24 hodín denne 7 dní v týždni pri plnom vedomí a nepotrebuje dovolenku. Pri správnom nastavení, ktoré zabezpečí implementačný partner, je jeho chybovosť minimálna. Pri už realizovaných projektoch zaznamenáva 99,5 % úspešnosť.
Využite čas a prácu zamestnancov zmysluplne
Práve príprava a spracovanie faktúr je typickou rutinnou činnosťou, pri ktorej ľudia trávia zbytočne veľa času. „Nie je cieľom, aby ľudia prišli o prácu, ale aby robili takú prácu, ktorá ich baví a dáva im zmysel. Stereotypnú činnosť môžu robiť roboti,“ dodáva K. Šretterová, odborníčka spoločnosti Eviden.
Ani softvér samozrejme nefunguje úplne bez pomoci a treba vždy skontrolovať, či všetko prebehlo v poriadku. To ale trvá výrazne menej času. Systém môže určenému zamestnancovi podávať pravidelné reporty a exportovať potrebné dáta alebo vytvárať tabuľky a prezentácie. Zároveň posiela zákazníkom alebo dodávateľom potvrdenia o spracovaní.
Tri tipy odborníkov z Evidenu:
- Rozmýšľajte „out-of-the-box“
Ak nejaký proces funguje 20 rokov, je to chvályhodné, ale neznamená to, že by sa s pomocou moderných nástrojov nedal vylepšiť. Premýšľajte nad chodom vo firme kreatívne. Nebojte sa uvažovať nad procesmi inak, než ste zvyknutí, pretože takto väčšinou vznikajú tie prelomové inovácie.
- Automatizujte, čo sa dá automatizovať
Niektoré procesy možno klasifikovať ako rutinné, bez toho, aby ste si to uvedomili. Ak niekde objavíte pravidelnosť, pravdepodobne sa bude dať naprogramovať softvér, ktorý tento proces zvládne.
- Aj malá automatizácia je automatizácia
Nemusíte svoje procesy radikálne meniť hneď. Choďte uvážene, krok po kroku a vyhnite sa príliš komplikovaným riešeniam. Čím jednoduchšie to bude, tým väčšia je šanca, že to bude fungovať bez problémov.