Nariadenie GDPR pre nakladanie s osobnými údajmi sa dotkne aj tlače dokumentov, ktoré také informácie obsahujú. Spoločnosť OKI, špecialista na profesionálnu kancelársku tlač, preto zhrňuje najdôležitejšie oblasti, na ktoré by sa firmy aj úrady mali zamerať.
Medzi bezpečnostné slabiny pri tlači patrí napríklad stav, keď sa osobné dáta prenášajú cez sieť v nešifrovanej podobe alebo sa ukladajú nešifrované na tlačových serveroch a pevných diskoch tlačiarní. Ďalším potenciálnym rizikom je, ak sa tieto dáta uchovávajú aj po vykonaní tlačovej úlohy a nie sú bezpečne odstránené.
Typickým problémom, s ktorým sa je možné bežne stretnúť, je situácia, keď dokumenty obsahujúce osobné údaje skončia v nesprávnych rukách, pretože zostanú ležať bez dozoru na výstupnom zásobníku tlačiarne. Môže tak ľahko dôjsť k ich strate alebo neoprávnenému a nekontrolovanému prístupu k citlivým informáciám.
Moderné riešenia na riadenie tlače poskytujú funkcie, ktoré zaistia dostatočné zabezpečenie aj plnenie regulačných predpisov, a pritom nie sú náročné na implementáciu ani cenovo nákladné. Napríklad OKI k svojim inteligentným multifunkčným tlačiarňam zadarmo ponúka Sendys Explorer Lite na správu dokumentov a Sendys Output Manager na riadenie firemnej tlače.
Odporúčania pri tlači osobných údajov
Do interných firemných predpisov pre tlač a nakladanie s tlačovými súbormi je v súvislosti s GDPR vhodné zvážiť doplnenie nasledujúcich pravidiel:
- zabezpečená tlač a vyzdvihnutie výtlačkov výhradne po autentizácii cez PIN alebo čipovú kartu
- bezpečné mazanie HDD tlačiarne a časovo definované mazanie tlačových súborov
- šifrovanie prenosu tlačových dát medzi zariadením a tlačiarňou
- bezpečné ukladanie skenovaných úloh a zabezpečenie obsahu skenovaných súborov
- bezpečné uchovávanie vytlačených dokumentov s osobnými údajmi
- bezpečné skartovanie či iný spôsob likvidácie tlačených dokumentov s osobnými údajmi
- zvážiť nasadenie malých inteligentných multifunkčných tlačiarní priamo do oddelení, kde sa vo zvýšenej miere pracuje s osobnými údajmi (napr. mzdové, personálne, marketingové, obchodné oddelenie).
