Spravovanie faktúr a ich evidenciu v excelovských hárkoch zažil snáď každý. Je tu však prehľadnejší systém s názvom iDoklad. Funguje on-line a za necelé 4 roky od spustenia vygeneroval viac ako 2 milióny faktúr a má cez 66 000 používateľov. A navyše je zadarmo a upozorní vás aj na potenciálnych neplatičoch.
Hlavná obrazovka poskytujúca celkový prehľad evidencie faktúr
Správa faktúr
Systém na správu faktúr iDoklad je veľmi jednoduchý na používanie. To je základnou vlastnosťou tejto cloudovej aplikácie. A teda byť pomocníkom pre každého, kto si chce viesť poriadok vo svojich faktúrach, no nie je jeho cieľom byť aj účtovným expertom. A keďže aj najnižšie verzie účtovných programov vhodné pre živnostníkov sú stále príliš zložité, toto je riešenie takmer pre každého. Treba povedať, že ide o jeden z najvybavenejších systémom na slovenskom a českom trhu a v prípade potreby si ho môžu používatelia prepojiť s účtovným systémom Money S3.
Hlavný prehľad je na úvodnej obrazovke aplikácie. Tu nájdete grafické aj tabuľkové znázornenie vašich zálohových, uhradených aj neuhradených faktúr, najlepších odberateľov ale aj dlžníkov. Užitočné je aj zobrazenie štyroch časových období nezaplatených faktúr. Eviduje sa do 30 dní a postupne až nad 90 dní.
Základom je teda pridávanie nových faktúr. Tie môžete prispôsobiť svojim potrebám a mať v nich vlastné logo, naskenovaný podpis alebo pečiatku. Na rozdiel od Excelu, sa zmeny prejavia aj v už vytvorených faktúrach. Odberateľa do faktúry si vytvoríte priamo z okna na jeho pridanie, nie je teda potrebné vopred „budovať“ databázu svojich zákazníkov. Potom stačí už len vybrať jeho názov a vloží sa do faktúry. Položky sa dajú pridávať podľa potreby tak, ako vzniknú požiadavky alebo priamo z cenníka. To je vhodné napríklad pre používateľov, ktorí majú niekoľko fixných typov položiek. Ľahko ich potom pridajú na faktúru v danom počte. Netreba nijak zvlášť zdôrazňovať, že všetky výpočty prebiehajú automaticky, rovnako tak číslovanie faktúr. Všetky dôležité údaje a parametre si môže používateľ upraviť. Nechýba možnosť pripraviť zálohovú faktúru ako aj jej spárovanie s bežnou faktúrou a takisto prípadné vystavenie dobropisu. Takisto bude pre mnohých dôležité zaznamenávanie neobmedzeného počtu čiastočných úhrad na faktúru.
Špecialitou je pravidelná fakturácia. Každá nová faktúra pre vybraného odberateľa bude mať aktualizované číslo, dátum, prepočet meny ak je potrebné a používateľ si vyberá obdobie ich generovania.
Tým, že sa faktúry z iDoklad dajú odosielať emailom, dá sa naplánovať aj ich posielanie v prípade opakujúcich sa faktúr. Takisto je možné ich označiť viac a odoslať hromadne. Na faktúrach môžete mať aj platobný QR kód a každá faktúra môže byť vytlačená aj v cudzom jazyku.
Vytváranie novej faktúry
Verdikt touchIT.sk
iDoklad je prepracovaný on-line fakturačný systém. Má množstvo funkcií, no sú usporiadané tak aby neodradil absolútnych začiatočníkov ale uspokojil aj náročných používateľov. Nemenej dôležitých faktom je, že správa faktúr nie je obmedzená len na počítač. Pre všetky tri hlavné mobilné platformy Android, iOS a Windows Phone je dostupná mobilná aplikácia. Nielen, že vytvára faktúry ale v prípade potreby zašle automaticky aj upomienku. Napojenie na CreditCheck vám pomôže získať prehľad o firme, ktorej chcete fakturovať služby a možno sa tak vyhnúť insolventným firmám.
