Dá sa to urobiť na diaľku a bez toho, aby ste museli čokoľvek tlačiť.

Podpisovanie dokumentov realitných kancelárií, predajných zmlúv, zmlúv o zmluve alebo iných dokumentov, nebolo nikdy jednoduchšie.

Bežný scenár je, že sa s niekým stretnete, donesie vám zmluvy a buď si ich musíte prečítať na mieste a potom podpísať alebo si ich vezmete domov. Po prečítaní ich podpíšete, opäť sa musíte s druhou stranou stretnúť a odovzdať si podpísané dokumenty.

Stačí mobil alebo notebook s dotykovou obrazovkou

Teraz si predstavte, že nie ste z jedného mesta alebo nemáte popri povinnostiach dosť času niekam sa presúvať. V prípade, že musia podpísať dokumenty povedzme traja ľudia, už to vyzerá na skutočnú výzvu.

Služba OKdokument vás od zložitého procesu podpisovania odbremení a postačí vám zariadenie s dotykovým displejom. Pokojne to môže byť váš smartfón. Služba na vytváranie e-Podpisu funguje vo webovom prehliadači. Netreba nič inštalovať a stačí mať vytvorený účet.

Na 14 dní zadarmo

Služba sa dá vyskúšať na 14 dní bez poplatku. Postačí registrácia bez vašich osobných údajov. Hneď na to môžete podpisovať vaše vlastné dokumenty a tak si e-Podpis vyskúšať na vlastnej koži a v situácii, kedy to práve potrebujete. Bežná cena je 10,8 eur na mesiac pri ročnej platbe za balík Basic. Ten umožňuje podpísanie 50 dokumentov mesačne a na každom môžu byť dva podpisy. Teda pravdepodobne váš a protistrany.

Prehľad o dokumentoch, ktoré sú podpísané alebo čakajú na podpis

Balík Professional je vhodný vtedy, keď potrebujete nielen podpísať viac zmlúv, ale zároveň chcete mať neobmedzený počet podpisov v zmluve. Je navrhnutý tak, aby ste mohli podpísať 500 dokumentov mesačne.

Zmena stavu sa premietne okamžite po podpise ďalších strán

Podpísanie dokumentov

Toto je proces, ktorý je nadmieru jednoduchý a dokonca nevyžaduje registráciu od druhej strany. Vy máte dokumenty a posielate ich ostatným na podpis. Nemusia platiť za službu ani mať nejakú registráciu. Je to podobné ako pri cloudových službách, keď posielate niekomu súbory cez úschovňu. Dostane link a môže si súbory stiahnuť. Nie je potrebné nič platiť ani sa nikam registrovať.

Rovnako je to aj v tomto prípade. Pred tým, ako pošlete dokument na podpis, ho treba nahrať do vášho konta. Tu budete mať všetky podpísané dokumenty. Nikam ich nestratíte, udržíte si prehľad o ich stave a ešte sa dajú triediť do adresárov. Tu uvidíte napríklad ak dokument čaká na podpis.

Nahratie dokumentu do služby OKdokument

Nahrávať môžete dokumenty vo formátoch .pdf, .doc, .docx, .xls a .xlsx. Nahratie iného dokumentu ako PDF sa automaticky skonvertuje na PDF formát (balík Professional). Potom si priamo v prehliadači otvoríte dokument na podpis a ťuknete na miesto, kde chcete podpisovať. Zobrazí sa okno do ktorého sa podpíšete. Okrem samotného podpisu sa vytvorí aj podpisová identifikácia, ktorá bude spätá s vlastnoručným podpisom. Takto budete mať prehľad o tom, kedy boli dokumenty podpísané.

Zadanie podpisu. Všimnite si časovú značku, ktorá je neoddeliteľná od podpisu

Tlačidlom Dokončiť podpisovanie uložíte dokument alebo ho môžete poslať na podpis ďalšej osobe. Stačí zadať email a odoslať. V rámci detailnejších nastavení sa dá vybrať jazyková lokalizácia emailu, ktorý príjemca dostane.

Doplnková SMS notifikácia zvyšuje celkovú bezpečnosť a autorizáciu dokumentu na podpis

Tiež môžete použiť aj SMS overenie. V takomto prípade príjemca správy s dokumentom na podpis klikne na link v emailovej správe, avšak bude najprv nasmerovaný na portál OKdokument, kde si nechá poslať SMS kód na tel. číslo, ktoré zadal odosielateľ. Po zadaní kódu a podpise dokumentu sa nahrá aktualizovaný do vášho konta a dostane ho aj každý, kto dokument podpísal.

OKdokument ako autorita

Teraz prichádza otázka, prečo platiť za službu, ak sa dá vo Worde niečo takéto spraviť alebo nahrať podpis ako obrázok a vložiť do dokumentu? Základom je to, že OKdokument vystupuje ako kontrolná autorita procesu podpisovania. Nehovoriac o tom, že máte všetko v cloude a vždy pripravené, keď to potrebujete.

Na základe procesu podpisu bolo vidieť, že služba pôsobí ako garant správneho procesu podpisovania a tiež si vďaka nej udržíte prehľad o stave dokumentov. Dodatočná SMS autorizácia dostupná v balíku Professional ešte viac ustráži to, aby správu podpísal len človek, ktorý sa autorizuje tel. číslom. To ste zadali vy a teda budete mať istotu, že dokument je ďalej spracovaný správnou osobou. Vo výsledku je to ešte dôveryhodnejšie, ako podpisovanie na papier.

Garancia bezpečnosti EÚ

Časové značky pridajú informáciu o termíne podpisu, čo je pre vás ďalšia kontrolná oblasť. Rovnako tak aj pre druhú stranu a celý proces získava na dôveryhodnosti. Podpis je totiž na rozdiel nejakého vloženého obrázku v súlade s pravidlami Európskej únie pre autentifikáciu.

Nepotrebujete na to žiadnu špeciálnu podložku, ani dotykové pero alebo drahý tablet s kompatibilným perom. Základom je dotykový displej, aby ste sa mohli rukou podpísať. Je na vás, či použijete doplnkový nástroj vo forme dotykového pera.

Najlepšie je dotykové pero

Faktom ale stále zostáva, že je najlepšie použiť nejaký stylus. Niečo, čo vám bude fungovať na obrazovke mobilného telefónu alebo počítača. Postačí aj pero s gumenou koncovkou, no nie je problém si v papiernictve alebo cez internet kúpiť kompatibilné pero alebo stylus.

Výrazne vám to uľahčí podpisovanie a nebude to zbytočný výdavok. Stylus ako napríklad Apple Pencil alebo dotykové pero na telefóny od Samsungu sú najpresnejšie, gumový hrot na opačnej strane bežného písacieho pera jemne stráca na presnosti a meta dátach samotného podpisovania. Prst je právne záväzný, no tu asi bude všeobecná zhoda, že to nevyzerá až tak reprezentatívne. Stále sa dá použiť a OKdokument je garantom procesu podpisovania dvoch či viacerých strán.

Všetko na diaľku

Silná stránka tohto riešenia je možnosť nechať podpísať dokumenty na diaľku bez potreby cestovania, tlačenia zmlúv pred každým podpisom a potom ich opätovného skenovania. Celý proces je čistý a prehľadný. Je bezpečný a dokonca je považovaný za bezpečnejší ako bežné podpisovanie perom na papier.

Článok vznikol v spolupráci s OKdokument.

Prečítajte si aj:

Michal Reiter

Michal Reiter
Notebook, smartfón, slúchadlá a ja - toto je zostava, vďaka ktorej pod mojimi prstami vznikajú recenzie aj detailné testy.