Praktický sprievodca: Ako sa pripraviť na účtovnú závierku?

Účtovná závierka nie je len formálna povinnosť.

Je zároveň dôležitým ukazovateľom firmy, ktorý je relevantný pre rozhodovanie investorov alebo obchodných partnerov. Firma, ktorá má dôveryhodné účtovníctvo je na tom lepšie aj z pohľadu bánk. To prispieva k výpovednej hodnote o kvalite riadenia samotnej firmy.

Kedy začať s prípravou?

Vedenie účtovníctva a súvisiacej agendy je proces, na ktorý treba dbať celoročne. Účtovnú uzávierku síce nedokážete urobiť skôr, ako sa konkrétny rok skončí, no pripraviť sa na ňu v predstihu dokážete. Dôležité prípravy pre firmy nastávajú už v októbri a po tomto období sa preverujú účtovné súvislosti a procesy s konkrétnou firmou.

Opomenúť netreba ani inventúru a následnú inventarizáciu. Inventúra je zisťovanie skutočného stavu majetku, záväzkov a vlastného imania účtovnej jednotky k určitému dátumu – napríklad fyzickým spočítaním zásob, vážením, meraním alebo dokladovou kontrolou. Výsledkom inventúry je inventúrny súpis so zistenými údajmi.

Konzultačná firma Barta poskytuje služby spojené s vedením účtovníctva

Na inventúru nadväzuje inventarizácia, čo je komplexný proces, ktorý zahŕňa nielen samotnú inventúru, ale aj porovnanie skutočných zistení s účtovnou evidenciou, vyčíslenie a zaúčtovanie rozdielov, posúdenie správnosti ocenenia a vyhotovenie inventarizačného zápisu.

Inventarizácia je povinná podľa zákona o účtovníctve a je kľúčovým prvkom účtovnej závierky. Na jej vykonanie sa zriaďuje inventarizačná komisia, pričom hmotne zodpovedná osoba nemôže byť zároveň jej vedúcou.

Účtovná závierka v závislosti na veľkosti firmy a spôsobe podnikania môže zahltiť aktuálne personálne kapacity. Treba na to myslieť a počítať s tým vopred. Identifikovanie potrieb je preto vhodné už v lete.

Najčastejšie chyby

Podľa analýz majú firmy na Slovensku až 35 % chybovosti spojených s inventarizáciou. Zabúdajú na závierkové účtovné prípady – až v 28 % a tiež majú problémy s rozlíšením nákladov a výnosov. Tieto chyby nemajú dopad len na samotnú legislatívnu povinnosť ale aj na potrebu ich uviesť do správneho stavu.

Chyby totiž úzko súvisia s možnými pokutami, ktoré sú vo výške 5 až 15 % z ročného obratu. Premenené na konkrétne čísla to firmu môžu stáť desiatky až stovky tisíc eur. Nehovoriac o samotnej náročnosti opravy takéhoto účtovníctva, ktoré vo výsledku znižuje dôveryhodnosť voči potenciálnym investorom a bankám.

Komplikácie môžu firme spôsobiť nevyfakturované dodávky, prípadne nesprávne zaúčtované kurzové rozdiely. Ďalšou oblasťou, ktorá je náchylná na chyby, sú odpisy. Firmy musia rozlíšiť medzi účtovnými a daňovými odpismi a správne zaradiť majetok do odpisových skupín. Nákup majetku ako aj jeho vyraďovanie sú z pohľadu legislatívy a účtovníctva rovnako dôležité záležitosti.

Priebežná vnútorná kontrola

Správne nastavený systém kontroly by sa nemal aplikovať len na konci roka. Firmy by mali na mesačnej báze vykonávať kontroly zostatkov na účte, či napríklad správnosti účtovania DPH. Takisto treba myslieť aj na neobvyklé účtovné operácie a podchytiť ich čím skôr.

Vytvorenie štandardizovaných kontrolných zoznamov môže pomôcť jasne sledovať zavedené postupy a postupovanie pri procese prípravy a vykonávania náležitosti k účtovnej závierke. Priebežne je potrebné sledovať aj legislatívne zmeny.

Zvážte konzultačnú firmu

Sledovanie legislatívnych povinností môže byť pre firmu náročné, a preto je vhodné zvážiť externú firmu, ktorá je špecializovaná na vedenie účtovníctva a legislatívnych povinností s tým súvisiacich.

Je prirodzené, že firmy sa počas minulých rokov posunuli od papiera k digitalizácii a využívajú ju. Účtovný softvér umožní kontrolu nezrovnalosti a takisto aj automaticky spracovávať bankové výpisy alebo faktúry.

Vďaka technológii OCR sa eliminujú chyby a doklady sa do účtovníctva zanesú správne. Odpadá nutný čas ma náročné prepisovanie a takisto aj chybovosť ľudského faktora. Digitalizácia zníži chybovosť až o 80 %.

Dôveryhodná firma

Účtovná závierka je investícia do dôveryhodnosti firmy a zvyšuje dôveru obchodných partnerov. Najdôležitejšie je s prípravami začať včas mať vykonanú inventarizáciu majetku firmy a vykonávať pravidelné kontroly. Moderné technológie a účtovné aplikácie výrazne pomáhajú pri dodržiavaní legislatívnych povinností, ako aj správnej evidencii dokladov.

Nie každá firma však môže venovať čas týmto povinnostiam, a preto je vhodné zvážiť službu externého konzultanta, ktorý sa o účtovné náležitosti postará. Konzultačná firma v závislosti na dohode dokáže viesť účtovníctvo za firmu a proaktívne pristupovať k vzniknutým situáciám.

Vopred upozorní na meniace sa legislatívne povinnosti a nadchádzajúce potreby či prípadné komplikácie. Firma sa môže sústrediť na svoje primárne povinnosti súvisiace s podnikaním a legislatívne povinnosti prenechať na odborníkov.

Prečítajte si aj: