Firma budúcnosti, ktorú môžete mať už teraz. Hoci to znie ako nešťastne kopírovaný slogan z béčkových sci-fi alebo premotivovaných porád, lepšie pracovisko môžete mať už dnes.

Stačí upraviť niektoré zabehnuté postupy, znížiť manipuláciu s papierom a využiť nástroje, ktoré jednoducho fungujú. Nie po prečítaní návodu, ani niekoľko minút pred poradou zisťovaním, prečo nejde zvuk.

Elektronizácia

Spracovanie dokumentov v elektronickej podobe šetrí čas, keď s tým celým viete pracovať. Základom je, že Ricoh ako systémový integrátor upraví vaše firemné procesy tak, aby ste mohli minimalizovať používanie papierových dokumentov.

Z toho plynú ďalšie výhody, a to nielen v šetrení fyzického miesta, ale najmä v času, keď dokumenty potrebujete vyhľadať. Tiež aj pri spracovaní alebo delegovaní na iné osoby. Keď sa digitalizujú už na vstupe, nebude to potrebné robiť dodatočne a budú k dispozícii na ďalšie zdieľanie a prípadné spracovanie inými osobami.

Využiť sa dá automatická indexácia a triedenie dokumentov podľa vstupných parametrov. Ukladať sa budú na certifikované bezpečné úložisko, odkiaľ budú dostupné pre ďalšie firemné aplikácie alebo používateľov.

Digitálne spracovanie inak bežne papierových dokumentovZdroj: Ricoh
Digitálne spracovanie inak bežne papierových dokumentov

Ricoh ako AV integrátor

Videokonferencie sú žiadanou súčasťou a vo firme je trochu iná potreba, ako sa len posadiť niekam pred notebook. Často je potrebná veľká obrazovka, kvalitné ozvučenie v prípade veľkých miestností, kamery, mikrofóny a iné doplnky. Ako sa v tom zorientovať, pozapájať a vôbec nastaviť tak, aby zariadenia fungovali s nejakým softvérom?

Práve o toto sa stará spoločnosť Ricoh, vy definujete požiadavky. Ricoh následne zabezpečí návrh a implementáciu výsledných zariadení do vašej miestnosti. Videokonferencie, ale nielen táto oblasť, by mali fungovať tak, aby ste sa nemuseli učiť návod a dokázali tieto riešenia intuitívne používať.

V tejto súvislosti má Ricoh k dispozícii aj riešenie Ricoh Collaboration Board, interaktívny dotykový displej v tretej generácii. Má 4K displej, vylepšenú dotykovú technológiu a množstvo detailov. Funguje tak, že všetko, čo sa na ňom udeje, sa zaznamená.

Obsah sa dá posielať účastníkom do emailu na základe pozvánok na danú poradu. Je to jednoduché, spravíte to hneď a nemusíte rozmýšľať, komu všetkému treba poslať email. Displej môže byť vybavený senzorom, takže napríklad pri vstupe do miestnosti sa rozsvieti a bude pripravený na použitie.

Prihlásite sa do neho svojou kartou a displej zosynchronizuje všetky dáta tak, aby bol pripravený na použitie s osobou, ktorá sa autorizovala kartou. Celý systém displeja je napojený na Office 365 Add-On Service a je tu plné previazanie s týmto kancelárskym balíkom.

Collaboration Board ako hotové riešenie na poradyZdroj: Ricoh
Collaboration Board ako hotové riešenie na porady

Plánujte kancelárie

Nielen v dnešných časoch, keď sa hygienické prostredie stalo ešte dôležitejším. Je tu doba, keď firmy čoraz častejšie zdieľajú svoje open-space miesta alebo kancelárie. Netreba si písať do chatu alebo na diskutabilné cloudové riešenie. Jednoduchšie je používať rezervačný systém zasadacích miestností.

Je to systém, ktorý sa dá používať na diaľku tak, aby ste videli obsadenosť miestností a mohli si naplánovať prácu alebo stretnutia v nich. Pri každej miestnosti ale môžete mať aj dotykovú obrazovku so systémom na operatívne rezervovanie.

Stačí ísť okolo, pozriete si kalendár miestnosti a vytvoríte si v ňom novú rezerváciu. Toto je vhodné spraviť, keď sa objaví nečakaná návšteva a chcete, aby aj ostatní vedeli, ako dlho bude daná miestnosť obsadená.

Ukážka rezervačného systémuZdroj: Ricoh
Ukážka rezervačného systému

Smart Workplace platforma

Rezervačný systém je vhodný aj na plánovanie v open-space priestoroch. Vzhľadom na potrebu zvýšených hygienických opatrení sa bude aplikovať aj potreba „riedenia“ dostupných miest. Ak by ste použili tento systém vo vašej firme alebo vašom co-workingovom priestore, budete spĺňať všetky potrebné normy a odporúčania.

Nestane sa tak, aby systém pridelil miesto oproti, ak si to takto nastavíte. Systém sa dá napojiť aj na snímače a môžete tak počítať, koľko ľudí príde a odíde z miestnosti. Tiež sa dá nastaviť, aby sa počítal aj čas, ako dlho sa zamestnanci na danom mieste zdržiavajú.

Systém sa dá povýšiť ešte na vyššiu úroveň, a to zriadiť prístup do kancelárie len po vyplnení dotazníka. Scenárov využitia je viac, či už ako istá forma prevencie pred šírením chorôb alebo ako súčasť hry či motivácie vyplniť nejakú firemnú anketu.

Toto je vlastný produkt firmy Ricoh a má prakticky neobmedzenú škálovateľnosť. Firmy si môžu tento produkt objednať s úpravami na mieru.

Značky: