Firemná tlačiareň je viac ako len šedá škatuľa, ktorá v ideálnom prípade bez problémov vytlačí, čo do nej pošlete.
Už desať rokov počúvame správy o digitálnej kancelárii a osud tlačových zariadení nie je a ešte dlho nebude spečatený. Digitalizácia kancelárie určite neznamená odstránenie tlačiarní. Znamená to úzku spoluprácu tradičnej tlačiarne s novým typom tlačiarne a multifunkčného stroja.
Jedným z riešení zabudovaným do zariadení je Smart Integration. Takto sa dá zariadenie napojiť na cloudové služby vo firme alebo tretích strán a priamo z nich tlačiť alebo skenovať dokumenty s uložením na vzdialený server. Integrácia podporuje služby ako napríklad Google Disk, Dropbox alebo napríklad OneDrive, ktorého služby využíva platforma Office 365. Takto sa dajú hromadne digitalizovať papierové dokumenty a bezpečnou cestou ukladať na server. S riešením OCR ich môžete previesť do podoby spracovateľného textu, v ktorom sa dá vyhľadávať.
Ak zvolíte PDF dokument, na výber máte také nastavenia, aby ste uložili správny typ súboru, napríklad v podobe archívneho PDF dokumentu. Proces funguje aj naopak, a tak si môžete priamo z cloudu tlačiť dokumenty uložené na vzdialených serveroch. No a keďže takéto úlohy zaberajú čiastkovo príliš veľa času, dajú sa automatizovať. Takto stačí zvoliť typ úlohy a naskenujete a pošlete stovky dokumentov v jednom kroku.
K zariadeniam Ricoh sa dajú pripojiť rozširujúce moduly
Ochrana podnikových nákladov je priorita, ktorá zaujíma každú firmu. Cez Card Authentication Package si môžete nastaviť oprávnenia pre jednotlivých používateľov na využívanie zariadení vo firme. Nemusí sa viazať len na jedno zariadenie, ale na celú výbavu. Toto riešenie nie je primárne o zákazoch a reštrikciách. Má zjednodušiť prihlasovanie používateľov k zariadeniu. Následne budú známe štatistiky o tom, koľko sa tlačí a ako sa zariadenie využíva. Silnou stránkou je práve udržateľnosť bezpečnosti tak, aby nebola na úkor pohodlia. Všetky poslané dokumenty na tlač zostanú bezpečne uložené na pevnom disku tlačiarne, kým sa používateľ neautorizuje kartou a až potom sa dajú vytlačiť. Takýto balík je dostupný pre malé firmy aj obrovské organizácie so stovkami zamestnancov.
Pri poruche alebo komplikáciách s ovládaním nie je treba volať servisného technika. Veľký počet takýchto komplikácií sa dá zvládnuť na mieste, a to aj bežným používateľom. Na to slúži prepracovaný systém RICOH Intelligent Support. Zobrazí problém a jeho riešenie na ovládacom paneli. Zariadenia s 10,1-palcovým displejom sú plne konfigurovateľné a je len na vašich potrebách, čo si na displej umiestnite.
Rozhranie je vlastne značne multimediálne a plne grafické. Veľké ovládacie prvky a grafika systému znázorňujú detaily o jednotlivých úlohách. Sú navrhnuté tak, aby ste si pod názvom funkcie okamžite vedeli predstaviť, čo bude dané zariadenie robiť. Či už ide o zopnutie vytlačených strán alebo napríklad nastavenie tlače vybraných strán, prípadne kopírovanie dokumentov s úpravou mierky.
Služba Intelligent Support monitoruje zariadenie za účelom jeho spoľahlivosti a bezproblémového chodu. Na všetko, s čím si nebudete vedieť rady je tu on-line podpora výrobcu. V prípade niektorých modelov zariadení Ricoh je dostupná technológia Always Current Technology. Tá umožňuje aktualizovanie softvéru zariadení tak, aby mali vždy najnovšie možnosti prípadne opravy.
Služba Remote Panel Operation je výborná vec na to, aby administrátori mohli konfigurovať zariadenie vzdialene alebo aby videli, čo presne sa deje na jeho displeji. Funguje cez webový prehliadač a môže pomôcť pri obsluhe zariadenia v prípade, že si zamestnanci nebudú vedieť rady.
Tlačiareň alebo multifunkcia toho dokáže veľa. Avšak pripojením ďalších komponentov z nej spravíte skutočný multifunkčný nástroj. Na výber je podľa typu zariadenia napríklad dierovačka, finišer brožúr, bezsvorkový interný finišer alebo napríklad doplnkové zásobníky.
