Dokumenty zatiaľ stále vládnu svetu. Elektronické aj tradičné papierové. V rámci ich spracovania je nutné pamätať na širokú škálu pravidiel aj požiadaviek. Digitálna forma sama o sebe síce ešte nemusí znamenať výhru, avšak vďaka možnostiam takzvaných DMS systémov (Document Management System) je spracovanie elektronických dokumentov výrazne ľahšie. Môže ísť o čisto komerčný uzavretý produkt alebo o riešenie využívajúce open source technológie – ako je napríklad DMS eDoCat, ktorý spoločnosť Onlio postavila na platforme Alfresco Community Edition.
Medzi jednotlivými DMS systémami pochopiteľne existujú rozdiely ako z pohľadu technologického, tak aj funkčného. Poďme sa preto pozrieť na výhody, ktoré prináša práve český eDoCat.
- Riadený obeh
Systém eDoCat zabezpečuje automatizovaný riadený obeh dokumentov naprieč organizáciou, a to vrátane podpory správy verzií a schvaľovacích procesov. To, že je riadený, znamená predovšetkým vynútené dodržiavanie vopred definovaných postupov a pravidiel. Vďaka automatizácii sa používatelia o jednotlivé kroky dokumentového workflow nemusia starať a vždy pracujú s aktuálne platnou verziou dokumentu. - Súlad s legislatívou
Súčasťou systému eDoCat sú preddefinované procesy, ktoré výrazne zjednodušujú naplnenie legislatívnych požiadaviek a noriem. Nechýba napríklad automatické stráženie platnosti dokumentov, podrobná evidencia revízií a zmien alebo podpora preukázateľného oboznamovania s obsahom. - Komunikácia s okolím
Jednou z výhod DMS eDoCat je integrácia so systémom dátových schránok. V rámci tohto prepojenia možno dokumentový workflow nastaviť tak, že príjem správy z dátovej schránky prebieha automaticky, vrátane plnej podpory následného spracovania. Rovnako, ako keby išlo o akýkoľvek iný dokument. Navyše si eDoCat rozumie napríklad aj s centrálnym registrom zmlúv, vie okrem iného automatizovane publikovať anonymizované podoby zmluvy. - Efektívne vyhľadávanie
Významným prínosom DMS eDoCat vo verzii 2019.R1 je úplne prepracované pokročilé vyhľadávanie vrátane podpory prehľadávania obsahu dokumentov a súčasne obmedzenie dopytu podľa akéhokoľvek príznaku (metadát). Jednoduché vyhľadávanie dokumentov je tiež podporované riadeným vkladaním dokumentov, kedy možno priamo definovať povinnosť vyplniť jednotlivé polia metadát. - Kategorizácia
Systém eDoCat pracuje s dokumentmi aj na úrovni logických celkov – dokáže prepojovať súvisiace dokumenty do jednej elektronickej zložky. Organizácia môže nad týmito celkami aplikovať rad funkcionalít systému, ako sú napríklad individuálne nastavenia prístupových oprávnení alebo jednotné nastavenia archivačných a skartačných plánov. - Informácie a integrácia
Systém eDoCat sa môže pochváliť podporou strojového vyťažovania zo všetkých štruktúrovaných a pološtruktúrovaných dokumentov. Môže tak vykonávať komplikovanejšie overovanie, napríklad automatickú kontrolu doby splatnosti na prijatej faktúre a podobne. Vo svojej podstate možno akýkoľvek z dokumentu zistený údaj overovať voči ostatným prvkom podnikovej informačnej architektúry. - Vzdialený prístup
DMS eDoCat plne podporuje moderné spôsoby práce vrátane mobilných. Používatelia tak môžu ťažiť z výhod digitálneho veku vrátane rýchleho prístupu k požadovanému dokumentu kedykoľvek a odkiaľkoľvek. - Modularita
Celý systém je koncipovaný ako vysoko modulárny, čo zaisťuje jednoduché prispôsobenie konkrétnym požiadavkám zákazníka aj flexibilné zapracovávanie nových funkcií. Medzi najobľúbenejšie moduly systému eDoCat patrí Riadená dokumentácia a Distribučné listy na riadenie procesov súvisiacich s internými smernicami a tiež ich hromadnú distribúciu na oboznámenie. - Vlastná infraštruktúra aj cloud
Systém eDoCat je k dispozícii ako v tradičnej on-premise podobe, keď ho klient prevádzkuje na svojej vlastnej infraštruktúre a má všetko pod plnou kontrolou, tak aj v režime softvér ako služba (SaaS) umožňujúcom efektívne rozloženie nákladov a prenesenie starostí s prevádzkou na tím profesionálov. - Nízke náklady a vysoké úspory
Základom systému eDoCat je zadarmo dostupná platforma Alfresco Community Edition a systém je tak možné ponúkať za veľmi výhodných podmienok. Rovnako tak platí, že DMS systémy prinášajú firmám podstatné zníženie nákladov spojených s administratívou a zefektívňujú dokumentové procesy.
Otázkou tak nie je, či DMS systémy áno alebo nie. Tie správne otázky sú kedy, aký systém, ako ho implementovať, kde ho prevádzkovať a na aké procesy sa zamerať. Zisk je vysoko pravdepodobný a možné prínosy sú nezanedbateľné. Stačí chcieť – napríklad eDoCat.
Autor: Pavel Nykl, obchodný riaditeľ Onlio
