Dokumenty zatiaľ stále vládnu svetu. Elektronické aj tradičné papierové. V rámci ich spracovania je nutné pamätať na širokú škálu pravidiel aj požiadaviek. Digitálna forma sama o sebe síce ešte nemusí znamenať výhru, avšak vďaka možnostiam takzvaných DMS systémov (Document Management System) je spracovanie elektronických dokumentov výrazne ľahšie. Môže ísť o čisto komerčný uzavretý produkt alebo o riešenie využívajúce open source technológie – ako je napríklad DMS eDoCat, ktorý spoločnosť Onlio postavila na platforme Alfresco Community Edition.

Medzi jednotlivými DMS systémami pochopiteľne existujú rozdiely ako z pohľadu technologického, tak aj funkčného. Poďme sa preto pozrieť na výhody, ktoré prináša práve český eDoCat.

  1. Riadený obeh
    Systém eDoCat zabezpečuje automatizovaný riadený obeh dokumentov naprieč organizáciou, a to vrátane podpory správy verzií a schvaľovacích procesov. To, že je riadený, znamená predovšetkým vynútené dodržiavanie vopred definovaných postupov a pravidiel. Vďaka automatizácii sa používatelia o jednotlivé kroky dokumentového workflow nemusia starať a vždy pracujú s aktuálne platnou verziou dokumentu.
  2. Súlad s legislatívou
    Súčasťou systému eDoCat sú preddefinované procesy, ktoré výrazne zjednodušujú naplnenie legislatívnych požiadaviek a noriem. Nechýba napríklad automatické stráženie platnosti dokumentov, podrobná evidencia revízií a zmien alebo podpora preukázateľného oboznamovania s obsahom.
  3. Komunikácia s okolím
    Jednou z výhod DMS eDoCat je integrácia so systémom dátových schránok. V rámci tohto prepojenia možno dokumentový workflow nastaviť tak, že príjem správy z dátovej schránky prebieha automaticky, vrátane plnej podpory následného spracovania. Rovnako, ako keby išlo o akýkoľvek iný dokument. Navyše si eDoCat rozumie napríklad aj s centrálnym registrom zmlúv, vie okrem iného automatizovane publikovať anonymizované podoby zmluvy.
  4. Efektívne vyhľadávanie
    Významným prínosom DMS eDoCat vo verzii 2019.R1 je úplne prepracované pokročilé vyhľadávanie vrátane podpory prehľadávania obsahu dokumentov a súčasne obmedzenie dopytu podľa akéhokoľvek príznaku (metadát). Jednoduché vyhľadávanie dokumentov je tiež podporované riadeným vkladaním dokumentov, kedy možno priamo definovať povinnosť vyplniť jednotlivé polia metadát. 
  5. Kategorizácia
    Systém eDoCat pracuje s dokumentmi aj na úrovni logických celkov – dokáže prepojovať súvisiace dokumenty do jednej elektronickej zložky. Organizácia môže nad týmito celkami aplikovať rad funkcionalít systému, ako sú napríklad individuálne nastavenia prístupových oprávnení alebo jednotné nastavenia archivačných a skartačných plánov. 
  6. Informácie a integrácia
    Systém eDoCat sa môže pochváliť podporou strojového vyťažovania zo všetkých štruktúrovaných a pološtruktúrovaných dokumentov. Môže tak vykonávať komplikovanejšie overovanie, napríklad automatickú kontrolu doby splatnosti na prijatej faktúre a podobne. Vo svojej podstate možno akýkoľvek z dokumentu zistený údaj overovať voči ostatným prvkom podnikovej informačnej architektúry.
  7. Vzdialený prístup
    DMS eDoCat plne podporuje moderné spôsoby práce vrátane mobilných. Používatelia tak môžu ťažiť z výhod digitálneho veku vrátane rýchleho prístupu k požadovanému dokumentu kedykoľvek a odkiaľkoľvek.
  8. Modularita
    Celý systém je koncipovaný ako vysoko modulárny, čo zaisťuje jednoduché prispôsobenie konkrétnym požiadavkám zákazníka aj flexibilné zapracovávanie nových funkcií. Medzi najobľúbenejšie moduly systému eDoCat patrí Riadená dokumentácia a Distribučné listy na riadenie procesov súvisiacich s internými smernicami a tiež ich hromadnú distribúciu na oboznámenie.
  9. Vlastná infraštruktúra aj cloud
    Systém eDoCat je k dispozícii ako v tradičnej on-premise podobe, keď ho klient prevádzkuje na svojej vlastnej infraštruktúre a má všetko pod plnou kontrolou, tak aj v režime softvér ako služba (SaaS) umožňujúcom efektívne rozloženie nákladov a prenesenie starostí s prevádzkou na tím profesionálov.
  10. Nízke náklady a vysoké úspory
    Základom systému eDoCat je zadarmo dostupná platforma Alfresco Community Edition a systém je tak možné ponúkať za veľmi výhodných podmienok. Rovnako tak platí, že DMS systémy prinášajú firmám podstatné zníženie nákladov spojených s administratívou a zefektívňujú dokumentové procesy.

Otázkou tak nie je, či DMS systémy áno alebo nie. Tie správne otázky sú kedy, aký systém, ako ho implementovať, kde ho prevádzkovať a na aké procesy sa zamerať. Zisk je vysoko pravdepodobný a možné prínosy sú nezanedbateľné. Stačí chcieť – napríklad eDoCat.

Autor: Pavel Nykl, obchodný riaditeľ Onlio

Značky: