Veľký dodávateľ pre automobilový priemysel objednával súčiastky pre svoju výrobu od desiatok menších firiem. Každý deň preto potreboval triediť dodacie listy pri naskladnení, prepísať z nich údaje do svojho firemného systému a neskôr dodávku spárovať s faktúrou, ktorá niekedy prišla e-mailom a niekedy poštou – a toto všetko malo na starosti množstvo ľudí naprieč viacerými oddeleniami. Ak navyše pri ručnom spracovaní došlo k chybe, spúšťalo to celú reťaz ďalších pochybení, čo mohlo viesť až k ohrozeniu výroby.
„Druhou možnosťou bolo zamyslieť sa nad celým procesom. Hoci ide o sériu viacerých činností, postup sa dá rozložiť na niekoľko opakovateľných krokov a jednoducho zautomatizovať,“ vysvetľuje odborník spoločnosti Atos Adam Kapala výhody robotickej automatizácie procesov.
Firma vďaka nasadeniu softvérových botov výrazne zefektívnila túto činnosť a mohla zamestnancov presunúť na aktivity, ktoré jej prinášali väčšiu pridanú hodnotu. Robotické riešenie automaticky vyhodnotilo, prepísalo a spárovalo všetky dokumenty; bez zásahu človeka ich dokázalo spracovať viac ako štyri pätiny. Ak narazilo na nezrovnalosť alebo chybné údaje, dokument presunulo do schvaľovacieho konania, kde sa naň pozrel pracovník spoločnosti. Výsledkom automatizovaného procesu bolo nula chýb pri spracovaní a výrazné úspory.
V e-shope i v priemyselnom podniku
Hoci názov robotickej automatizácie procesov (RPA) zvádza, predstaviť si pod ňou treba riešenie, ktoré odbremeňuje ľudí od opakujúcich sa činností za počítačom.
„V každej firme sa nájde viacero administratívnych procesov, ktoré sú buď jednoduché alebo sa pravidelne opakujú – či už je to párovanie faktúr, prepisovanie a zadávanie údajov alebo manuálne vypĺňanie formulárov,“ vysvetľuje Kapala. „Mnohé z nich si naozaj nevyžadujú ľudské rozhodovanie či kreatívny prístup. Vďaka automatizácii dnes vieme túto rutinnú prácu odovzdať strojom a uvoľniť cenné ľudské kapacity na tvorivú činnosť,“ hovorí.
Inteligentné riešenia RPA otvárajú nové možnosti automatizácie celého spektra aktivít. Pre mnohé výrobné firmy sú ideálnym štartovacím bodom finančné a účtovné oddelenia, kde dochádza k veľkému pohybu dát. Atos napríklad u jedného zo svojich zákazníkov implementoval riešenie prípravy mesačných reportov – robot si sám otvorí transakcie v systéme SAP, vyberie relevantné dáta, importuje ich do iného programu, vytvorí grafy, report skompletizuje a výsledok odošle mailom na vopred určenú adresu. Ušetrí tak niekoľko hodín práce – za celý rok sa ich nazbiera toľko, že to firma na úsporách reálne pocíti.
Niektoré priemyselné podniky zase automatizujú kontrolné procesy priamo pri výrobe – softvérový robot napríklad bez ľudského zásahu overuje dostupnosť správnych dielov a materiálov v ERP systéme, upozorňuje na prípadné nedostatky a potvrdzuje pripravenosť linky na jednotlivé kroky. V praxi takéto riešenie reálne odbremenilo od nadbytočných povinností 10 až 15 ľudí. Uplatnenie nájde RPA riešenie i v logistike, kde dokáže napríklad samostatne sledovať odoslané a doručené objednávky či naplnenosť skladu.
„Možností využitia je naozaj veľa – od malého e-shopu, ktorý prijíma objednávky e-mailom a potrebuje ich prehodiť do svojho systému, cez automatizáciu vytvárania kusovníkov a kontroly dostupnosti súčiastok v priemyselnom podniku až po samostatnú tvorbu reportov na finančnom oddelení korporácie,“ hovorí Kapala.
Pre rast i inovácie
Robotická automatizácia procesov je zaujímavá pre všetky organizácie, ktoré potrebujú škálovať svoju činnosť pri zachovaní alebo znížení prevádzkových nákladov a počtu zamestnancov. „Takisto by mohla zaujímať spoločnosti, ktorým ide o zvýšenie produktivity, poskytovanie konzistentnejšej zákazníckej služby, ale i o zníženie počtu chýb pri zadávaní údajov. Častým scenárom nasadenia je aj integrácia starších aplikácií a systémov bez využitia používateľských rozhraní či nutnej investície do nákladného integračného softvéru,“ vysvetľuje odborník spoločnosti Atos.
Moderné RPA systémy umožňujú pokrytie celého obchodného procesu, od začiatku až do konca. Nejde teda len o skripty, ktoré pokryjú iba jednotlivé časti procesu. Keďže RPA boty simulujú správanie človeka, problém nepredstavuje ani potreba v rámci procesu prechádzať medzi modernými a staršími systémami. Jednoducho a v priebehu niekoľkých minút možno nastaviť proces, ktorý kombinuje e-mailom prijaté údaje s dátami z excelu, SAP systému, či webového portálu banky.
Prekážkou nie sú ani pokročilejšie procesy. Pri nich sa už využívajú aj strojové učenie a umelá inteligencia. Dnes sú tieto technológie bežne dostupné a ľahko konfigurovateľné. Vďaka ich zapojeniu do RPA riešení možno spoľahlivo automatizovať aj procesy, v ktorých ďalší postup závisí od vstupných údajov, kde treba reagovať na vonkajšie podmienky a robiť jednoduché rozhodnutia. Možnosťou je i čiastočná automatizácia, pri ktorej riešenie pripraví všetky podklady a konečné rozhodnutie spraví človek.
Robotickú automatizáciu procesov možno nasadiť na existujúce činnosti i počítať s ňou už pri vytváraní nových.
Návratnosť nie je len finančná
Prvým krokom pri zavádzaní robotickej automatizácie procesov je ich analýza. „Darmo by ste totiž automatizovali niečo, čo je samo o sebe neefektívne. Zdigitalizovaný zlý proces je stále len zlý proces,“ vysvetľuje Kapala. Firmám odporúča začať postupne – identifikovať najjednoduchšie procesy, zautomatizovať ich, zoznámiť sa s technológiou, vyhodnotiť efektívnosť a najmä rýchlo začať využívať získané výhody.
Postupným pridávaním potom možno zautomatizovať aj ostatné procesy – čas sa samozrejme líši v závislosti od počiatočného stavu. Firmy, ktoré majú svoje procesy zmapované, popísané a v súlade so štandardmi kvality, môžu postupovať rýchlejšie. Zanalyzovať situáciu pomáha aj nástroj na takzvaný process mining, ktorý pomôže nazrieť do hĺbky a objaviť činnosti, ktoré trvajú príliš dlho, obsahujú zbytočné kroky, duplicitné činnosti alebo sú jednoducho neefektívne. „Vo všeobecnosti sa dá povedať, že úspešné nasadenie trvá dva až tri mesiace,“ hovorí Kapala. „Zlepšovanie procesov a hľadanie vyššej efektivity je síce nikdy nekončiace úsilie, no výsledky sa dostavia veľmi rýchlo.“
Odborník odhaduje, že investícia sa môže vrátiť už po pol roku. „Firmy často znižovali svoje náklady na ľudskú prácu outsourcingom do krajín s nízkou cenou práce. Vďaka RPA je efektívnejšie rutinné procesy automatizovať a využívať kvalifikovanú prácu doma. Na rozdiel od outsourcingu je navyše práca softvéru jasne auditovateľná,“ hovorí. Zamestnanci sa však nemusia báť, že by ich roboty pripravili o miesto – ide skôr o zmenu štruktúry práce, keď sa využíva tvorivý potenciál ľudí a botom sa prenechávajú monotónne a opakujúce sa činnosti.
„Robotická automatizácia dokáže priniesť úspory a znížiť náklady,“ hovorí odborník spoločnosti Atos. „No prínosom je nielen finančná stránka – podnik vďaka nej postupne získa spoľahlivejšie, jednoduchšie, transparentnejšie a kvalitnejšie procesy. Môže sa tak omnoho priamočiarejšie uberať smerom k efektivite, rozhodovaniu na základe dát a lepšiemu fungovaniu,“ uzatvára.
