Poznámky, úlohy, dokumenty alebo tabuľky, či dokonca tvorbu prezentácií môžete robiť takmer kdekoľvek.
Nemáme na mysli len lokalitu, ale aj zariadenia. Už nemusíte zapínať počítač na to, aby ste odpovedali na email, naplánovali pracovné stretnutie alebo diskutovali o danej úlohe. Na všetko dnes máte webové aplikácie fungujúce aj na smartfónoch a my si ich predstavíme v tomto článku.
Trend používania webových aplikácií je tu s nami už desať rokov, začalo to emailovými službami. To bola inak aj filozofia Googlu. Vytvoriť emailový klient v prehliadači. Je trochu odlišný od bežného klienta, no to sú aj mnohé iné webové služby. Práve filozofia používania je niečo, čo sa postupne menilo a teraz považujeme aplikácie na webe za úplnú samozrejmosť.
Jednou z najlepších vecí na tom je, že čo začnete robiť v počítači, môžete dokončiť po ceste do práce v smartfóne. Neraz nemusíte inštalovať ani aplikáciu pre Windows, stačí len zapnúť internetový prehliadač.
Čo všetko je na webe?
Takto vyzerá Keep na smartfóne
V tomto článku sme vás inšpirovali aplikáciami, ktoré majú bohatú základňu miliónov používateľov. Pridali sme niektoré takpovediac notoricky známe – Evernote, Wunderlist. Na webe však nájdete rozličné aplikácie všetkého druhu. Mnohí si ani neinštalujú emailového klienta, či už Outlook, The Bat! alebo iný. Poskytovateľ emailu dáva zvyčajne vlastnú webovú aplikáciu a nemáme na mysli iba také ako Outlook.com, Gmail.com, Yahoo.com alebo napríklad v Amerike veľmi používaný GMX.com.
Nájdete tu aj aplikácie na poznámky, veľa z nich sa primárne sústredí na smartfóny a tablety. Niekedy nie sú dostupné aj pre webové rozhranie, je to rarita, ale aj také sú. Špeciálna kategória je GTD plánovanie. Je to metóda plánovania a dokončovania úloh. Základné aj pokročilejšie prvky z nej majú nástroje, o ktorých si prečítate v tomto článku. Na webe nájdete aj ďalšie, vyskúšajte napríklad Remember the Milk, Nirvana HQ, hiTask alebo napríklad Zendone. Stačí zadať názvy do webového prehliadača a k službám sa dostanete na prvýkrát. My sme ich vyskúšali všetky, opäť to bude teda na vás vybrať si. Líšia sa v detailoch a z celkového pocitu, aký budete z rozhrania mať.
Webovým diskom ako Google Drive, Dropbox, OneDrive alebo Mega sa v tomto článku nevenujeme. Detailný test a porovnanie týchto služieb sme totiž zverejnili v júnovom magazíne TOUCHIT 6/2017.
Remember The Milk je nástroj na plánovanie projektov
Tvorba poznámok
Občas si niečo zapísať alebo poznačiť potrebuje každý z nás. Niektorí majú na to aplikáciu v smartfóne priamo od výrobcu telefónu, iní si zase dôležité veci odfotia mobilom a niekto si inštaluje špecializovanú aplikáciu. Niekedy je ťažké jednoznačne vyhradiť názor na použitie vybranej aplikácie, avšak odlišnosti tu sú.
Google Keep
Google Keep je fajn na jednoduché poznámky a zoznamy
Aplikácia je dostupná na smartfóne, ale tiež na webe a navyše aj ako Chrome aplikácia. Teda ak máte nainštalovaný prehliadač Chrome, viete Keep spustiť vo svojom okne. Používať môžete iný webový prehliadač, nie je nutné mať zapnutý Chrome. Toto je rýdzo aplikácia na poznámky. Má síce možnosť zadávania poznámok vo forme úloh so zaškrtávacími políčkami, no nie je to úplne vhodné na plánovanie. A to je možné ešte zapnúť pripomínanie konkrétnych poznámok vo vybraný čas alebo keď budete na konkrétnom mieste podľa GPS.
Jednoznačnou výhodou je jednoduchosť celej aplikácie. Poznámky sa dajú farebne odlišovať a vyzerajú potom ako farebné nalepovacie papieriky. Do poznámky môžete pridávať obrázky, hypertextové odkazy, ktoré sa potom premietnu na miniatúrny náhľad. Poznámky môžete zdieľať s vybranými osobami. Staršie poznámky môžete vymazať alebo archivovať. Takisto im môžete prideľovať štítky. To znamená že sa dajú následne podľa nich zoskupovať. Okrem textových poznámok s neformátovaným písmom sa dajú pridávať aj poznámky písané rukou.
Link: https://keep.google.com
Cena: zadarmo
OneNote
Najlepšia aplikácia, ktorá skutočne nahrádza klasický poznámkový blok
Aplikácia od Microsoftu v tomto prehľade nemôže chýbať. Je naozaj podarená a priniesla spôsob práce s poznámkami skoro na rovnakom princípe ako pri bežnom poznámkovom bloku. Ak máte tablet, alebo konvertibilný notebook, toto riešenie využijete aj na rukou písané poznámky.
Aplikácia na webe má menšie možnosti ako tá, ktorá je súčasťou balíka Microsoft Office. Je však plne kompatibilná, a to platí aj pre mobilnú verziu. O žiadne poznámky neprídete a všetko sa zobrazí v prehliadači. Kam kliknete myšou alebo ťuknete dotykovým perom, tam píšete. Je tu podpora plného formátovania, pridávania tabuliek obrázkov, skrátka všetkého čo potrebujete. Vložiť sa dajú aj celé súbory a odtiaľto ich potom spúšťať. OneNote je vlastne kompletný poznámkový blok na všetko.
Využiť môžete grafické značky, zaškrtávacie políčka, vkladanie hlasových poznámok. On aj funguje ako ozajstný blok – sú tu sekcie a do nich si vkladáte ďalšie a ďalšie strany. Čisté, riadkované, štvorčekované, ľubovoľne farebné, všetko je na vás. OneNote môžeme pokojne vychváliť. Je to naozaj šikovný program. Na smartfóne je ale vhodnejší Keep, takže na OneNote odporúčame skôr notebook alebo tablet.
Link: onedrive.live.com
Cena: zadarmo / platená súčasť Microsoft Office
Dropbox Paper
Dropbox Paper udržiava poriadok v písanom texte. Vhodný napríklad na prezentovanie na firemnej porade
Aplikácia funguje na smartfóne a vo webovom prehliadači. Je vhodná na zapisovanie si poznámok z porady, organizovanie výletov alebo plánovanie projektov. Stále je vhodnejšia na samostatné poznámky, ako na priame organizovanie času. Pracuje sa s ňou trochu inak ako v prípade bežného poznámkového bloku.
Editor je vlastne biela plocha, do ktorej môžete písať na ľubovoľné miesto. Písať sa nedá úplne hocikam, toto nie je OneNote. Paper sa snaží udržiavať poriadok vo vašich textoch a tak vám ponúka možnosti formátovania a všetky texty máte pekne usporiadané a odsadené pod sebou. Nie je to však len o textoch. Tu sa dá písmo formátovať, vkladať obrázky, pridávať tabuľky alebo súbory z Dropboxu, robiť odrážkové aj číselné zoznamy, no a samozrejme, vkladať aj zaškrtávacie políčka.
Paper sa hodí na firemné prezentácie. Priamo tu totiž môžete interaktívne vložiť YouTube video, hudbu zo Spotify atď. Náhľady sa zobrazia priamo v dokumente. Samozrejmosťou je pridanie ďalších účastníkov, ktorí budú môcť spolupracovať na dokumente, pridávať komentáre a vždy keď sa niečo zmení, dostanete všetci upozornenie. Pekné rozšírenie diskovej služby Dropbox. Aplikácia je vhodná aj pre smartfóny a aj tam sa dobre používa.
Link: https://paper.dropbox.com
Cena: zadarmo
Evernote
Zápisník na všetko, veľmi dobre sa používa v smartfóne. Webová verzia tiež nie je na zahodenie
Táto aplikácia je stálica a je veľmi obľúbená. Na smartfóne sa používa veľmi dobre. Je to najmä tým, že štandardne používa ľavé zarovnanie textu. To sa dá meniť, no rozdiel je, že sa nedá písať hocikde ťuknete, ale funguje ako klasický textový editor. Je tu formátovanie textu, pridávanie tabuliek, obrázkov ako aj iných typov súborov. Môžete ju používať na webe, vo Windows a samozrejme v smartfóne. Synchronizácia je okamžitá, ale v presne stanovenom čase. Teda napríklad v intervale piatich minút.
Novinkou je možnosť použiť tzv. Instant sync, teda jemne oneskorené synchronizovanie upravených poznámok takmer ako v reálnom čase. Je to pekná aplikácia na zapisovanie väčších textov. Pre mnohých sa môže stať náhradou za Word na cestách. Výhodou je to, že všetko, čo si poznačíte do aplikácie v počítači, máte v mobile a samozrejme naopak. Netreba na to ukladať wordovský dokument a ukladať ho na cloudový disk. Aplikácia sa nám páčila aj v režime zadarmo, hoci vtedy je obmedzený počet prenesených dát na 60 MB mesačne.
Na bežné poznámky a pár obrázkov to však postačuje, vyskúšajte sami. Poznámky sa dajú zdieľať, môžete odosielať kompletné emaily priamo z Outlooku atď. Je to jedna z najlepších aplikácií na veľký objem textu, ktorý chcete mať stále všade a nevyžadujete formu štandardných súborov.
Link: www.evernote.sk
Cena: zadarmo / 59,99 EUR ročne
Plánovanie a úlohy
Zapisovanie plánov, stretnutí a rôznych úloh môžete robiť aj v obyčajnom kalendári. Tam sa už viažete na konkrétny termín a povedzme si – niekedy sa úlohy začnú v kalendári hromadiť a treba ich rýchlo presúvať na iné dni. Preto je vhodnejšie použiť špecializované aplikácie na úlohy. Nemusíte im dávať fixný termín alebo čas v danom dni. Viete, že ich máte spraviť a budú zoradené v zozname pod sebou. Kalendár používajte radšej na stretnutia.
Wunderlist
Najkrajší nástroj na evidenciu úloh a projektov
Toto je stálica medzi aplikáciami na webe a pre smartfón. Aj v tomto prípade je aplikácia dostupná pre Windows, ale aj macOS a používať ju môžete aj vo webovom prehliadači a na smartfóne. Aplikácia je určená primárne na zapisovanie úloh, no ku každej si môžete zapisovať aj poznámky. Je prirodzené, že sa úlohy skladajú z čiastkových úloh. Tie sa zapisujú rovnako ako hlavné a tiež majú zaškrtávacie políčka. To je určite veľké plus a v tomto prípade aj vo verzii zadarmo. Napríklad pri Todoist nemáte možnosť tvorby čiastkových úloh k jednej hlavnej a poznámky sú súčasťou prémiovej verzie.
Todoist ale funguje trochu inak a má iné priority. Priamo ku každej úlohe sa dá zapísať dátum dokončenia a pripomenutia ako aj delegovať ju na konkrétnu osobu, ak pracujete v tíme. Do úloh môžete pridať súbory, priamo z Dropboxu alebo počítača, prípadne z telefónu. Verzia zadarmo podporuje súbory do 5 MB na jeden súbor, verzia Pro nemá obmedzenia.
Aplikácia na webe, v telefóne aj v samostatnom rozhraní je takmer na nerozoznanie. Zvykli sme si používať mobilnú a webovú. Na všetky úlohy si vytvárate vlastné zoznamy. Ľahko tak oddelíte pracovné veci od súkromných. Zoznamy môžete špecifikovať aj detailnejšie, presne tak, ako potrebujete. V rámci zdieľania môžete do zoznamov pridávať ľudí a spolupracovať s nimi nielen na úlohách.
Link: www.wunderlist.com
Cena: zadarmo / 4,49 EUR mesačne
Todoist
Pokročilý nástroj na plánovanie projektov. Webová aplikácia je vynikajúca
Toto je jedna z najprehľadnejších aplikácií na plánovanie projektov. Práve toto je odlišnosť, s ktorou sme ju porovnávali s Wunderlistom. Jednotlivé úlohy si zapisujete do projektov. Následne im pridelíte prioritu, dátum dokončenia alebo napríklad periodicitu opakovania. V tomto smere je Todoist pokročilejší a jeho rozhranie sa nadmieru dobre ovláda. Je tiež niekoľko verzií, používame webovú a aplikáciu pre smartfón. Obe vydarené a prehľadné. Každý projekt má vlastnú farbu. Je to aj z dôvodu hodnotenia vašej produktivity.
Na časovej osi vidíte, ako plníte úlohy a zlepšujete si karmu. Vieme, že plnenie úloh nejde vždy podľa plánu. Tento rok bol Todoist vylepšený o možnosť preplánovania vašich úloh v rámci projektov. Ide o automatický proces na základe toho, ako sa úlohy opakujú a ako sa vám darí ich plniť. Program navrhne nové termíny úloh, posunie ich o niekoľko dní a vám stačí so zmenami len súhlasiť. Stále je tu možnosť vlastného preplánovania úloh.
Verzia zadarmo má niektoré obmedzenia, ak ale nemáte na starosti desiatky projektov, limity bezplatnej verzie nebudete pociťovať. Aplikácia je vhodná pre tých, ktorí chcú používať metódu GTD na plánovanie. Túto aplikáciu určite vyskúšajte. V mnohých smeroch ju máme radšej ako Wunderlist.
Link: www.todoist.com
Cena: zadarmo / 31,99 EUR za rok (2,67 EUR mesačne)
Asana
Ťažký kaliber na plánovanie projektov, najviac funkcií oceníte v tíme
Tak toto je presne tá aplikácia, ktorú potrebujete, keď hľadáte niečo na projekty. Vieme, že aj ostatné sa na to dajú využiť. No práve detaily a jemne odlišné zobrazenie robia z Asany najvhodnejšiu aplikáciu. Použiť ju môžete jednotlivo alebo v tíme. Vtedy využijete možnosti špeciálneho zobrazenia konverzácií alebo tímového kalendára. Tu budú všetky projektové úlohy s definovaným termínom dokončenia.
Verzia zadarmo nebude mať pre mnohých žiadne limity. Je tu možnosť pridať neobmedzený počet úloh, projektov a konverzácií. Maximálny počet členov je 15. Hlavnou výhodou je nástenka, ktorá zobrazuje sumarizáciu projektov v grafickej a štruktúrovanej podobe. Každý projekt môže mať tri stavy podľa farby. Na základe toho sa dajú definovať vopred a označiť ich napríklad červenou.
V stave, keď sa na projekte pracuje môže mať žltý stav a dokončený resp. vo finálnej fáze ho prepnete na zelený stav. Okrem toho sa dá pridávať hodnotenie aktuálneho stavu projektu, toto hodnotenie je vidno aj na sumarizačnej nástenke. V princípe sa aplikácia podobá na Todoist. Jej „projektové“ zameranie tu je citeľnejšie. Grafické a funkčné rozdiely v grafickom rozhraní ju odlišujú od všetkých ostatných aplikácií na tento účel.
Link: www.asana.com
Cena: zadarmo / 100 EUR mesačne
Verdikt
Náš výber obsahuje známe aplikácie, no trúfame si tvrdiť, že niektoré budú pre vás nové. Najmä tie s pokročilým plánovaním alebo to, že Google Keep je aj vo verzii pre internetový prehliadač. Ťažko jednoznačne povedať, ktorú aplikáciu si vybrať. Pravdepodobne dopadnete ako my. Výber teda bude viacnásobný. Na jednoduchšie poznámky budete používať Keep, na rozsiahlejšie texty sa hodí Evernote. Ak máte tablet alebo konvertibilný notebook s dotykovým perom, OneNote bude to najlepšie, čo môžete použiť. Keep aj Evernote majú podporu pre poznámky písané rukou. Avšak OneNote je skutočne prirodzenejší.
Na plánovanie môžete začať s Wunderlistom. Má bohaté funkcie aj efektné prostredie. Je pokročilejší, ako by sa na prvý pohľad zdalo. Keď chcete viac, odporúčame Todoist. Je skôr firemný a veľmi dobre sa používa. Na ešte pokročilejšie evidovanie projektov je tu Asana, avšak tú odporúčame iba najnáročnejším používateľom.
Tento článok vyšiel aj v tlačenom septembrovom vydaní TOUCHIT č. 9/2017, preto sa niektoré skutočnosti uvedené v článku, môžu odlišovať oproti aktuálnemu dátumu publikovania.
