Systémy na správu dokumentov sú neoddeliteľnou súčasťou podnikovej informačnej architektúry mnohých firiem.
A podobne ako pri ostatných aplikáciách, systémoch či dokonca infraštruktúrnych prvkoch sa organizácie rozhodujú, či systémy DMS (Document Management System) budú prevádzkovať v podobe tradičného – on-premise – riešenia, inštalovaného na vlastných serveroch alebo využijú čoraz obľúbenejšiu prevádzku v prostredí cloudu v režime softvér ako služba (tzv. SaaS – Software as a Service).
Jednoznačná odpoveď na otázku o výhodnosti on-premise riešenia vs. režimu SaaS neexistuje. Záleží na širokej škále aspektov vrátane toho, do akej miery už firma cloudové riešenia využíva a na akých technológiách má vytvorenú infraštruktúru.
V modeli softvér ako služba získavajú firmy s vynaložením len minimálnej energie relatívnu istotu, že sa k svojim dokumentom dostanú prakticky kedykoľvek a odkiaľkoľvek a že je o ich dokumenty z technickej stránky dobre postarané. Vrátane pokročilého zálohovania a šance na rýchlu obnovu v prípade nečakanej havárie. A to, samozrejme, nie sú jediné výhody SaaS.
Výhody aj nevýhody aktualizácií
Koncept SaaS je založený okrem iného na okamžitom sprístupňovaní aktualizácií – a zákazníci majú len málokedy možnosť to ovplyvniť. V tradičnom on-premise prístupe môže mať organizácia všetko pod kontrolou a novinky dostatočne testovať, v prípade softvéru ako služby to tak neraz nie je.
Akákoľvek zmena či úprava, napríklad v používateľskom rozhraní, potom môže spôsobiť problém. Nemožno totiž zabudnúť na to, že s dokumentmi zvyčajne pracujú bežní používatelia. Nejde o IT expertov, ktorí si hravo poradia s akoukoľvek počítačovou výzvou. A čo potom zmeny, ktoré sú zásadného charakteru, ako napríklad niektoré zmeny v preddefinovaných workflow či nové funkcie systému…
Nič na svete však nie je len čiernobiele. Čo vyzerá ako nevýhoda, to môže byť z iného uhla pohľadu obrovské plus. Včasné aktualizácie sú veľmi dôležité napríklad na zaistenie požadovanej úrovne bezpečnosti, či už dobrovoľne alebo ako súčasť plnenia povinností daných legislatívou. Ak riešenie SaaS spĺňa všetky právne náležitosti, ako sú obmedzenia súvisiace s miestom fyzického uloženia dát, majú firmy skvelý základ na dobre chránenú centrálnu správu dokumentov. Vysokú bezpečnosť systému DMS možno určite zabezpečiť aj v prípade on-premise modelu, ale zvyčajne za podstatne vyšších celkových nákladov na vlastníctvo a aj vyšších organizačných i prevádzkových nárokov.
Rýchlosť a cena
Ďalšia dôležitá výhoda modelu SaaS je rýchlosť jeho nasadenia a vopred jasne definované prevádzkové náklady. Vždy je pritom nevyhnutné pracovať s celkovými nákladmi na vlastníctvo, kam v prípade on-premise riešenia patria aj také položky ako výdavky za energie – a tie môžu tvoriť aj polovicu všetkých prevádzkových nákladov. On-premise riešenia tak môžu byť výrazne drahšie a navyše z veľkej časti patria do investičných nákladov.
Poskytovatelia cloudových služieb majú výhodu v celkovom počte zákazníkov a môžu vďaka tomu zohľadniť tzv. úspory z rozsahu. Jednotková cena tak môže byť veľmi výhodná. Efektívne možno využívať aj model platby na základe reálneho čerpania služieb.
Tradične aj ako služba
Všeobecne sa DMS prevádzkované v režime softvér ako služba teda oplatí všetkým firmám. Hoci vzhľadom na uvedené záleží na tom, aké primárne požiadavky organizácia uprednostní. Model SaaS aj celý cloudový svet je natoľko rozsiahly, že univerzálny recept neexistuje – dobrá voľba sú tak systémy DMS, ktoré umožňujú prevádzku v on-premise režime i ako službu.
Jedno z „obojživelných“ riešení je systém na centrálnu správu dokumentov eDoCat, ktorý spoločnosť Onlio postavila na platforme Alfresco Community Edition. Služba eDoCat Cloud je alternatíva pre firmy, ktoré chcú mať k dispozícii tak všetky výhody pokročilej správy dokumentov s riadením ich obehu pomocou workflow a modelu SaaS, ako aj istotu možného prechodu na tradične prevádzkované riešenie. Alebo naopak. V niektorých prípadoch býva aj riešenie SaaS využívané pred vlastným nasadením on-premise ako testovacia alebo dočasná verzia.
Zaujímavá je aj otázka, či teda vôbec existujú organizácie, pre ktoré sa systém DMS prevádzkovaný ako služba nehodí. Reálne dôvody môžu byť v zásade dvojaké – snaha mať všetko pod maximálnou kontrolou a potreba tesnej integrácie s ostatnými tradičnými prvkami existujúcej podnikovej informačnej architektúry, ktorá by sa nedala riešiť technológiami hybridných cloudov. Postupom času však budú tieto dôvody ustupovať a SaaS bude čoraz prijateľnejším spôsobom prevádzky všetkých systémov DMS. A vlastne nielen ich.
Autor: Pavel Nykl, obchodný riaditeľ spoločnosti Onlio
