Doklado je šikovný systém určený pre podnikateľov, účtovníkov ale aj zamestnancov. Prináša do podniku systém a vo výsledku vám šetrí čas aj peniaze.
Na 30 dní si celý systém môžete vyskúšať zadarmo, platia pritom ešte niektoré obmedzenia. Ak pri aktivácii zadáte kód „TouchIT“ získate navyše 30 % zľavu z celej faktúry bez ohľadu na jej výšku na prvých 6 mesiacov.
Webová a mobilná aplikácia
Doklado funguje jednak ako webová aplikácia a tiež ako mobilná aplikácia. Pred jej použitím treba nastaviť základné parametre – názov firmy (ďalšie údaje sa dotiahnu z registra). Pre účtovníka je to potom zoznam firiem, pre ktoré účtuje. Rovnako sa určí typ účtovného programu, ktorý používa účtovník, aby bol výsledný export z Doklado správny a rýchlo použiteľný.
Doklado priamo spolupracuje s najdôležitejšími účtovníckymi programami ako je Pohoda, Kros, Money S3 a HT Solution. Existuje aj spôsob pripraviť si export získaných údajov z Doklado podľa vlastných predstáv.
Bločky a faktúry
Určite ste poznáte stav, že ste za produkt alebo službu zaplatili – buď hotovosťou alebo kartou ale neskôr ste už bloček od toho nenašli. To pre vás znamená, že si tento výdavok nemôžete zaúčtovať a strácate na tom nemalé peniaze. Len pre príklad, pri bločku za 100 eur (napr. za tankovanie PHM v súčasných cenách), ktorý podnikateľ neodovzdá na zúčtovanie, je strata 34,17 eur (teda 34,17 % zo sumy) a to je fakt škoda. Tak tomu bude s Doklado koniec, hneď to vysvetlíme podrobnejšie.
Doklado prináša do podniku aj poriadok s faktúrami, ktoré sa ich strojovým rozpoznávaním vyťažujú, inými slovami získavajú sa z nich podstatné údaje a prenášajú sa exportom do účtovníctva.
Bločky cez mobilnú aplikáciu
Takže bloček už vážne nestratím? Veru nie, ak si teda osvojíte jednoduchý spôsob, ako s bločkom narábať. Pomocou mobilnej aplikácie a teda priamo svojím mobilom si odfotíte QR kód na vašom bločku. Ten obsahuje všetky podstatné informácie o tom čo, kedy a u koho ste platili vrátane všetkých informácií o DPH.
Áno, poviete si – veď toto mi nebude stačiť, ak budem chcieť daný tovar napr. reklamovať alebo niekto ho bude odo mňa pýtať. Na to existuje druhý zvyk, ktorý si rýchlo osvojíte a to je odfotenie celého bločku kamerou v mobilnom telefóne. Aj táto fotografia alebo ak chcete fotografie sa prenesú do systému Doklado a budú tu archivované a vám kedykoľvek k dispozícii. Výhoda je, že nevyblednú ako fyzické bločky a obchod je povinný fotokópiu bločku pri reklamácii uznať.
Ďalšie voľby pri skenovaní bločkov sú v určení toho, či ste platili hotovosťou alebo kartou a pre ktorú z firiem sa bude bloček priraďovať. Tiež si môžete určiť typ účtovnej položky (Kancelárske potreby, Nákup PHM, Spotrebný materiál, Režijný materiál, Drobný hmotný majetok).
Mobilná aplikácia existuje pre telefóny s iOS a Androidom. Spárovanie mobilnej aplikácie s webovou aplikáciou sa realizuje pomocou QR kódu pri nastavovaní programu a je veľmi rýchle. Spracované bločky sa zobrazia vo webovej aplikácii.
Stiahnite si aplikáciu z:
Počet spracovaných bločkov nie je v aplikácii limitovaný a celý proces je veľmi rýchly. Pripravuje sa tiež možnosť, aby ste pomocou mobilnej aplikácie spracovali aj faktúry.
Faktúry a ich vyťažovanie
Faktúry dnes chodia najčastejšie mailom a to ako súbory PDF. Sú ešte prípady, že vám faktúru firma pošle poštou v papierovej podobe, ale je to menej častý prípad. Je tu bezpapierová súčasnosť.
Spracovanie faktúr realizujete vo webovej aplikácii, ako sme uviedli spracovanie cez mobilnú aplikáciu sa pripravuje.
OK, keď máte faktúru v maili ako PDF, stačí tento súbor napr. uložiť a odtiaľ preniesť (Drag & Drop) na vyťažovanie do prostredia Doklado. Nastáva pomerne rýchle strojové rozpoznávanie údajov a tieto sa zobrazia v jednotlivých položkách – kto vystavil faktúru, na koho (vrátane IČO), kedy sa tak stalo, kedy je splatnosť faktúry, aká je suma a informácie k DPH – to zaujíma štát najviac.
Nie všetky údaje sa priradia do položiek automaticky – treba to skontrolovať a podopĺňať. Obyčajne je správne vyplnený odosielateľ a adresát faktúry, často aj celková suma, ale treba vyplniť sumy, ktoré sa viažu k DPH. Výhodou je to, že pôvodnú podobu faktúry pritom priamo vidíte na displeji a vypĺňanie je ľahké a rýchle. Navyše, Doklado vie, čo bolo vyťažené a ponúka vám na vyplnenie tie položky, ktoré vyzerajú najpravdepodobnejšie.
Po kompletizácii všetkých údajov v pravej časti stlačíte na tlačidlo Vytvoriť. Faktúru tým posielate do Zoznamu faktúr, kde je archivovaná a pripravená na export do zvoleného účtovného systému. V Zozname faktúr sú uložené všetky faktúry vrátane príloh a počet faktúr nie je limitovaný.
Rýchlosť práce a ukladanie do cloudu v EÚ
Celkovo je to výrazné zrýchlenie celého procesu v porovnaní s tým, že by ste všetko prepisovali do účtovníctva ručne, prípadne aj tlačili a túto podobu archivovali. V Doklado je všetko archivované digitálne, údaje sú uložené v cloude s umiestením v EU a sú 100 % chránené.
Spracované bločky a faktúry tak nezaťažujú pamäť vášho telefónu ani počítača. Doklady si ale kedykoľvek môžete z cloudu stiahnuť do vášho zariadenia.
Čo s papierovými faktúrami?
Ak dostane faktúru na papieri, oskenujete si ju a ako súbor potom spracujete, ako keby bola prišla v digitálnej podobe (prípadne ju zo skenera poslali na špecifickú mailovú adresu – viď ďalej).
Špecifická mailová adresa
Okrem spracovávania faktúr vo forme súborov existuje aj šikovná možnosť posielania faktúr na špecifickú mailovú adresu. Ak sem príde mail s prílohou, začne sa proces jej vyťažovania automaticky. Znamená to, že ak si dohodnete s partnermi systém, aby vám posielali faktúru aj na túto špecifickú adresu, nemusíte sa o jej vyťažovanie príliš starať – pristúpite rovno k jej kontrole. To je asi najšikovnejšie riešenie.
Používatelia a ich rola
V systéme Doklado existujú viaceré úrovne používateľov, môžete to byť Majiteľ, Účtovník pre viacero firiem a Zamestnanec. Nového používateľa pozvete jednoducho mailom. Majiteľ a Účtovník majú maximálnu kompetenciu (Účtovník pre viacero firiem, ktoré spracováva) a Zamestnanec môže pridávať bločky a faktúry pomocou rôznych spôsobov. Má však prístup len k tým dokladom, ktoré sám pridal, ostatné nevidí. To sa hodí.
Konvertor pre eShopy
Toto unikátna vlastnosť, ktorá reaguje na to, že väčšina firiem počas pandémie prešla na formu predaja cez e-Shop. Konvertor v Doklado automaticky prevádza výpisy z platobných brán do účtovného programu. Podporuje nasledovné platobné brány: Braintree, GoPay, mollie, Packeta, PayPal, Revolut a stripe. Pomocou návodu sa dá konvertor pripraviť aj pre ďalšie platobné brány.
Konvertor je celkovo systém, do ktorého jedným klikom vložíte výpis z platobnej brány a následne exportujete dokument vo formáte SEPA XML. Ten jednoducho nahráte do účtovného systému. Konvertor takto výrazne šetrí váš čas a tiež aj peniaze. Zároveň sa tým aj zvyšuje presnosť spracovania v porovnaní s manuálnym zadávaním.
Čo to bude stáť?
Mesačne zaplatíte za prevádzku Doklado sumu 11,88 eur s DPH (9,90 eur bez DPH). V tejto cene máte spracovanie 70 ks bločkov a faktúr. Nad 70 kusov bločkov a faktúr je cena za spracovaný doklad 0,24 eur s DPH (0,20 eur bez DPH).
Ak pri aktivácii zadáte kód „TouchIT“ získate navyše 30 % zľavu z celej faktúry bez ohľadu na jej výšku na prvých 6 mesiacov.
V mesačnej cene máte ďalej konverziu výpisov z platobnej brány eShopu na 250 ks transakcií. Nad 250 kusov je cena za transakciu 0,012 eur s DPH ( 0,01 eur bez DPH).
Počet používateľov a tiež počet spracovávaných firiem nie je nijako obmedzený. Rovnako máte k dispozícii aj neobmedzený počet exportov do podporovaných účtovných systémov.
Ak máte firmu, alebo ste účtovník, určite si Doklado vyskúšajte. Stojí to za to!
Zdroje: vlastné, Doklado
Prečítajte si tiež
