Automatizovanie procesov účtovníctva je základnou, a súčasne najpokročilejšou vlastnosťou tejto aplikácie.
Bežná administratíva firmy znamená použiť buď príliš jednoduché a možno sčasti nevhodné nástroje, alebo až priveľmi komplikované a pokročilé nástroje na evidenciu komplexnej agendy. Dá sa to robiť aj jednoduchšie. Digitálna kancelária od KROSU prináša automatizáciu bežnej účtovnej rutiny. Stiahnuť si ju môžete zo stránok www.kros.sk alebo aplikačného obchodu pre váš smartfón.
Aplikácia významne pomáha pri kancelárskych procesoch. Od skenovania a spracovania faktúr a bločkov až po sledovanie pohybov na bankových účtoch, či prehľad finančnej situácie v reálnom čase. Vďaka online prístupu k účtovným údajom majú podnikatelia okamžitý prehľad o svojich financiách, čo umožňuje rýchlejšie rozhodovanie a prispôsobovanie sa dynamike trhu.
Je to trend, ktorý dnes používatelia vyžadujú. Chcú jednoducho ovládateľné aplikácie, ktoré im poskytnú možnosť pohotovo reagovať na ich aktuálne potreby.
Doklady pod kontrolou
Aplikácia umožňuje vymieňať doklady medzi klientom a účtovnou firmou na diaľku. Používateľ sa nepotrebuje stretávať so svojím účtovníkom alebo s niekým, kto sa mu stará o doklady. Používateľ má stále na výber spravovať si doklady sám. To vďaka jednoduchému rozhraniu zvládne naozaj každý. Digitálna kancelária pomáha firmám zbaviť sa papierovačiek. To znižuje náklady na tlač a údržbu archívov, no takisto zabezpečí, že údaje sú vždy prístupné a aktualizované online.
Pod pojmom doklady máme na mysli rôzne typy dokumentov súvisiacich s vaším podnikaním. Tie sa dajú nahrať na váš cloudový priestor, a tak budete mať všetko súvisiace na jednom mieste. Ide napríklad o spomínané faktúry, bločky, rôzne zmluvy, technické preukazy, či napríklad mzdové listy.
Zdroj: TOUCHITAI v účtovníctve a automatizované činnosti
Dnes už je samozrejmé, že mnohé aplikácie sú automatizované. Platí to aj v prípade Digitálnej kancelárie. O slovo sa hlási umelá inteligencia, a to napríklad pri automatickom spracovaní dokladov. Aby sa s faktúrami dalo ďalej a najmä automaticky pracovať, je potrebné ich rozpoznávať.
Softvér umožňuje automatické rozpoznávanie políčok v rámci faktúr, pričom zohľadňuje fakt, že každá firma môže používať iný vizuál. To však nič nemení na tom, že faktúra obsahuje tzv. unifikované polia. Sú nimi napríklad názov firmy, IBAN a rôzne dátumy či sumy.
Tie sú správne rozpoznané podľa ich popisu a zdigitalizované so zatriedením do jednotlivých kategórií. V priebehu niekoľkých sekúnd získate digitalizovanú faktúru alebo iný typ dokladu. Následne je možné takzvané vyťažovanie a ďalšia práca s dátami.
Elektronické archivovanie dokladov
S digitalizáciou účtovníctva prichádza aj možnosť elektronického archivovania dát. To šetrí miesto a znižuje náklady spojené s tradičným archivovaním papierových dokumentov. Elektronický archív je v súlade so slovenskými zákonmi a dodržiava legislatívne požiadavky týkajúce sa uchovávania účtovných dokumentov.
Upomienky a bankové transakcie
Spracovávanie dokumentov cez Digitálnu kanceláriu zaistí aj kontrolu nad splatnosťou faktúr. Umožňuje zasielanie pripomienok subjektom, ktoré nezaplatili v termíne splatnosti. Fakturujúca firma má zároveň prehľad o tom, či odberateľ faktúru videl.
Aplikácia podporuje prepojenie cez API. Tým sa dajú procesy automatizovať ešte viac a na základe platieb z účtu sa môžu dáta synchronizovať s dátami v aplikácii. Napojenie cez API je výhodné aj pre e-shopy.
Bezpečnosť dát v aplikácii
Bezpečnosť dát je kľúčovým aspektom aplikácie. Digitálna kancelária má špičkové riešenie na ochranu citlivých informácií, čím zabezpečuje, že dáta sú chránené pred neoprávneným prístupom a útokmi. Úložisko dát je postavené na cloudovej technológii Microsoft Azure. Z toho vyplýva záruka bezpečnosti a spoľahlivosti.
Ušetrite si námahu
Aplikácie Digitálna kancelária, Fakturácia a Sklad vytvárajú jeden prepojený celok, ktorým dokážete administrovať chod firmy a zároveň mať o nej prehľad vo svojom smartfóne. Ponúka funkcie, ktoré výrazne znížia zaťaženosť pri spravovaní faktúr a iných dokladov. Eliminujete chybovosť, ktorá vznikala ručným spracovaním a budete mať istotu, že sú v aplikácii zapracované všetky aktuálne platné legislatívne predpisy.
Prečítajte si aj:
