Ak idete na dovolenku alebo ste chorí, a nemôžete alebo nechcete byť na e-maily, potom automatická odpoveď, že ste mimo pracoviska bude užitočná pre Vaše nepoinformované kontakty, aby zbytočne nečakali na Vašu odpoveď.
Automatická odpoveď je stručný text, ktorý obsahuje najdôležitejšie informácie: Ako dlho budete mimo dosahu, kedy môžu Vaše kontakty očakávať odpoveď, (prípadne) aká je príčina Vašej neprítomnosti a, ak je to potrebné, osobná poznámka. Odkaz na inú e-mailovú adresu, napr. na niekoho z Vašich kolegov, je v prípade potreby takisto užitočný.
Pre istotu: Automatická odpoveď je štandardnou súčasťou kvalitnej e-mailovej komunikácie. Môže byť nastavená automaticky Vašim prevádzkovateľom e-mailovej služby alebo programom – nezabudnite si ju však po návrate vypnúť!
To, čo má byť obsahom automatickej odpovede, záleží od kontextu. Zatiaľ čo niektoré spoločnosti očakávajú formálnu odpoveď, inde je bežné odľahčiť text drobnými osobnými vsuvkami. V princípe však automatická odpoveď nie je personalizovaná – je automatická. Ako sa to často stáva, nejde o to, čo poviete, ale ako to poviete. Napokon, nechcete predsa nahnevať či uraziť niekoho, kto Vás chce kontaktovať.
Samozrejme, vždy sa pri tvorbe automatickej odpovede môžete spoľahnúť na šablóny a príklady. Ako však vytvoriť výbornú automatickú odpoveď?
Automatická odpoveď: Krok za krokom
Nadpis
V nadpise sa zvyčajne píše iba „Automatická odpoveď“. Takto každý okamžite po doručení odpovede vie, že nie ste dostupný.
Pozdrav
Začnite automatickú odpoveď od pozdravu. Môžete tiež poďakovať za prijatú správu. Kombinácia oboch prvkov je tiež v poriadku.
Príklady:
- Vážená pani, vážený pán, …
- Ďakujem za Vašu správu!
- Zdravím Vás a ďakujem za Váš e-mail!
Dostupnosť
V druhom riadku textu by ste mali napísať najdôležitejšiu informáciu: čas, kedy Vás opäť bude možné zastihnúť a dôvod Vašej neprítomnosti. Ak budete preč na vopred neurčený čas, stačí pomenovať príčinu absencie. Informácia o tom, kedy budete opäť dostupní, zanecháva lepší dojem ako určenie dĺžky doby neprítomnosti.
Príklady:
- Momentálne som na dovolenke. Vašej správe sa budem venovať po mojom návrate v pondelok, DD/MM/RRRR, hh:mm.
- Budem opäť v kancelárii v pondelok, DD/MM/RRRR, hh:mm.
Bez preposielania
Ak Vaše e-maily nebudú preposielané alebo sledované kolegom, je to dôležitá informácia, o ktorú sa treba podeliť. V závislosti od klientely môže byť užitočné uviesť dôvod alebo nad tým vyjadriť ľútosť.
Príklady:
- Vaša správa nebude automaticky preposlaná.
- Kvôli zachovaniu dôvernosti nebude Vaša správa automaticky preposlaná.
- Prosím Vás o pochopenie, pretože Vaša správa nemôže byť preposlaná.
Postúpenie
Ak Vás zastupuje kolega, môžete nasmerovať Váš kontakt na jeho e-mailovú adresu a/alebo telefónne číslo. Môžete požiadať, aby bola táto možnosť využitá iba v urgentných prípadoch, čím odfiltrujete menej významné záležitosti.
Príklady:
- S akýmikoľvek požiadavkami sa môžete obrátiť na KOLEGU: colleague@example.com.
- V urgentných prípadoch môžete kontaktovať môjho KOLEGU: colleague@example.com
- V urgentných prípadoch prosím zavolajte na toto číslo: XXXX.
Záver
Môžete Vašu správu ukončiť jednoduchým záverom. V automatickej odpovedi je však tiež celkom bežné úplne záver vynechať.
Príklady:
- Ďakujem,
MENO
- Všetko dobré/S pozdravom/So želaním všetkého najlepšieho,
MENO
Prehľad: Jednotlivé časti s príkladmi
Personalizované poznámky – Automatická odpoveď šitá na mieru
Vaša automatická odpoveď nemusí byť až taká formálna ako vo vyššie uvedených príkladoch. V mnohých oblastiach môžete napríklad oslovovať zákazníkov viac uvoľnene a srdečne. Platí to najmä pri komunikácii medzi kolegami, keď je Vaša e-mailová komunikácia obmedzená iba na komunikáciu vo vnútri firmy a nik iný si Vašu správu aj tak neprečíta. Dokonca aj pri mnohých obchodných partneroch je bežné použiť “rýchlu” odpoveď. Ukážeme Vám, ako môžete personalizovať svoju automatickú odpoveď a ktoré časti by ste mali vynechať.
Personalizovaná automatická odpoveď: Čo môžete urobiť
Čo sa týka štýlu, musíte sami rozhodnúť, čo sa hodí v prípade Vašej spoločnosti. Nezabudnite, že Vaši nadriadení môžu dostať takú istú automatickú odpoveď ako kolegovia, s ktorými predsa len máte uvoľnenejší vzťah. Pristupujte preto k týmto nápadom opatrne.
Personalizovaná automatická odpoveď: Čo by ste mali vynechať
Automatické odpovede sú v zásade formálne. Niektorými štylistickými prostriedkami by ste mohli prestreliť. Ukážeme Vám, ktorým chybám by ste sa mali rozhodne vyhnúť.
Automatická odpoveď: Šablóny
Všeobecná formálna automatická odpoveď
Vážená pani, vážený pán, …
Ďakujem za Váš e-mail! Som momentálne na dovolenke a budem opäť v kancelárii dňa DD/MM/RRRR.
Kvôli zachovaniu dôvernosti nebude Vaša správa automaticky preposlaná. V urgentných prípadoch môžete kontaktovať môjho KOLEGU: colleague@example.com
Všetko dobré,
MENO
Formálna automatická odpoveď s odkazom na kolegu pre zákazníkov
Dobrý deň,
Ďakujem za Vašu správu! Momentálne som na dovolenke a nemám prístup k e-mailu. Môžete sa mi ozvať, keď sa vrátim späť DD/MM/RRRR. Dovtedy ma zastupuje moja KOLEGYŇA. Môžete ju kontaktovať e-mailom (colleague@example.com) alebo telefonicky (XXX-XXXX) – rada Vám pomôže. Ďakujem za pochopenie.
S pozdravom, MENO
Neformálna automatická odpoveď pre kolegov
Milí kolegovia,
Keď čítate túto správu, som na dovolenke. Nebojte sa – prídem DD/MM/RRRR. Kým prídem, KOLEGYŇA (colleague@example.com) láskavo súhlasila s tým, že ma bude zastupovať. Prosím, v urgentných prípadoch ju kontaktujte.
Želám všetkým veľa zdravia! Niečo Vám z Argentíny prinesiem – sľubujem!
Do skorého videnia,
MENO
Neformálna automatická odpoveď pre klientov
Vážený klient,
Ďakujem za Vašu správu! Momentálne som na dovolenke a vrátim sa DD/MM/RRRR. Bohužiaľ, dovtedy nebudem mať prístup k e-mailu. Prosím, v urgentnom prípade neváhajte kontaktovať moju kolegyňu MENO (colleague@example.com). Vaša správa nebude automaticky preposlaná. Ďakujem za pochopenie.
Teším sa na opätovné stretnutie.
S pozdravom, MENO
Riziká spojené s používaním automatickej odpovede
Používanie automatickej odpovede je súčasťou obvyklej profesionálnej elektronickej komunikácie. Je však potrebné dvakrát sa zamyslieť nad tým, aké informácie zdieľate vo svojej automatickej odpovedi.
Čoraz častejšie sa stáva, že informácie, ktoré zdieľate, zneužívajú kriminálnici. Mohli by napríklad zneužiť takúto informáciu s cieľom vlámať sa do kancelárie alebo k Vám domov. Navyše, automatická odpoveď znamená veľkú výhodu pre odosielateľov spamu, ktorí posielajú správy tisíckam náhodne vygenerovaných e-mailových adries, no a automatická odpoveď poslúži ako filter, pomocou ktorého zistia, ktoré adresy naozaj existujú.
