Od januára 2027 sa na Slovensku začne zavádzať povinná elektronická fakturácia, ktorá zmení spôsob, akým si firmy vymieňajú a spracúvajú faktúry. 

Nepôjde pritom len o zmenu formátu dokumentov, ale o prechod na štruktúrované dáta a automatizovanú komunikáciu medzi informačnými systémami. Čo táto zmena prinesie podnikateľom, koho sa dotkne a na čo by sa mali firmy pripraviť? Rozprávali sme sa s odborníkom Marekom Sedliakom.

Čo je eFaktúra?

eFaktúra nie je PDF faktúra poslaná e-mailom. Ide o elektronický doklad v štruktúrovanom dátovom formáte, ktorý dokážu informačné systémy automaticky vytvoriť, odoslať, prijať a spracovať bez potreby manuálneho prepisovania údajov.

Kým klasické PDF je určené predovšetkým na čítanie človekom, eFaktúra je určená najmä na komunikáciu medzi systémami. Na Slovensku sa bude pracovať so štandardizovaným XML formátom v súlade s európskou normou EN 16931 a štandardom Peppol BIS Billing 3.0. Vďaka tomu dokáže napríklad ERP systém prijatú faktúru automaticky načítať, skontrolovať jej údaje a zaradiť ju do ďalšieho spracovania.

Preto e-fakturáciu nevnímam iba ako zmenu formátu z PDF na XML. Je to predovšetkým prechod od dokumentov k dátam a k automatizovanej komunikácii medzi firmami. PDF môže naďalej slúžiť ako vizuálna podoba faktúry pre človeka, ale rozhodujúcim nositeľom údajov bude štruktúrovaná e-faktúra.

Prečo sa zavádza a kto ju zavádza?

eFaktúra sa zavádza ako súčasť širšej digitalizácie ekonomiky a daňových procesov. Cieľom je nahradiť dnešnú výmenu faktúr v rôznych podobách – papier, PDF či iné elektronické formáty – jednotným štruktúrovaným formátom, ktorý dokážu informačné systémy automaticky spracovať. Firmám to má priniesť menej manuálnej práce, nižšiu chybovosť a väčší priestor na automatizáciu. Pre štát je zároveň e-fakturácia nástrojom na efektívnejší výber DPH a boj proti daňovým únikom.

Impulz prichádza aj z Európskej únie a iniciatívy ViDA – VAT in the Digital Age, teda DPH v digitálnom veku. Slovensko však zavádza vlastný národný model elektronickej fakturácie. Za jeho implementáciu zodpovedá Ministerstvo financií SR v spolupráci s Finančným riaditeľstvom SR, pričom ako základ komunikačnej infraštruktúry bola zvolená medzinárodná sieť Peppol.

Od 1. januára 2027 sa prvá fáza povinnej e-fakturácie týka tuzemských transakcií. Z pohľadu firiem je však podľa mňa dôležité nevnímať túto zmenu iba ako ďalšiu povinnosť voči štátu. Ak sa implementuje správne, môže byť impulzom na automatizáciu celého procesu – od vystavenia a doručenia faktúry až po jej prijatie, kontrolu, zaúčtovanie a archiváciu.

Koho sa eFaktúra týka?

Od 1. januára 2027 sa povinnosť e-fakturácie pri zákonom určených tuzemských transakciách bude týkať predovšetkým platiteľov DPH. Tí budú povinní eFaktúru vystaviť a odoslať, ak dodávajú tovary alebo služby iným firmám, podnikateľom či organizáciám na Slovensku.

Dôležité však je, že prijímať e-faktúry budú musieť vedieť aj subjekty, ktoré nie sú platiteľmi DPH. V praxi sa teda zmena dotkne veľmi širokého spektra organizácií a podnikateľov – od veľkých spoločností a malých firiem cez živnostníkov až po verejné inštitúcie, neziskové organizácie či osoby vykonávajúce slobodné povolania.

Jednoducho povedané, neplatiteľ DPH síce nemusí mať povinnosť eFaktúru vystavovať, ale môže ju dostať napríklad od dodávateľa energií, telekomunikačných služieb alebo iného platiteľa DPH. Preto musí byť pripravený na jej elektronické prijatie.

Povinná e-fakturácia sa naopak netýka fakturácie voči bežným občanom – koncovým spotrebiteľom. V prvej fáze od roku 2027 hovoríme najmä o tuzemských B2B a B2G transakciách.

Čo sa mení oproti dnešnej faktúre?

Najväčšia zmena je v tom, že faktúra prestáva byť primárne dokumentom určeným na čítanie človekom a stáva sa štruktúrovanou dátovou správou určenou na spracovanie informačnými systémami.

Dnes faktúra často vznikne v ERP alebo účtovnom systéme, následne sa vytvorí PDF, odošle e-mailom a na druhej strane ho niekto otvorí, skontroluje a údaje z neho manuálne alebo pomocou ďalších nástrojov prenesie do svojho systému. Pri eFaktúre sa tento proces zásadne mení. Faktúra vznikne ako štruktúrované XML, prostredníctvom doručovacej služby a siete Peppol sa dostane priamo k príjemcovi a jeho systém ju môže automaticky načítať a ďalej spracovať.

Pre firmy to teda nie je iba zmena prípony súboru z PDF na XML. Mení sa celý spôsob doručovania a spracovania faktúr. Otvára sa priestor na automatickú kontrolu údajov, párovanie s objednávkami, schvaľovacie workflow, zaúčtovanie či archiváciu bez zbytočných manuálnych krokov.

PDF pritom nemusí úplne zmiznúť – môže zostať ako vizuálna reprezentácia faktúry pre človeka. Z pohľadu elektronickej fakturácie však bude podstatná štruktúrovaná dátová podoba, ktorú dokážu systémy spracovať automaticky. Práve preto hovorím, že nejde o zmenu „PDF na XML“, ale o zmenu „dokumentu na dáta“.

•Zdroj: ChatGPT

Prečo nestačí PDF faktúra a prečo to nie je to isté?

PDF faktúra je síce elektronický dokument, ale nie je eFaktúrou v zmysle nového systému. Hlavný rozdiel je v tom, komu je dokument určený. PDF je vytvorené predovšetkým pre človeka – aby ho otvoril, prečítal a vizuálne skontroloval. eFaktúra je vytvorená tak, aby jej obsahu priamo rozumel informačný systém.

Pri PDF síce človek vidí dodávateľa, sumu, DPH, dátum splatnosti či číslo faktúry, ale pre ERP alebo účtovný systém sú to stále údaje, ktoré musí z dokumentu nejakým spôsobom získať. To znamená manuálne prepisovanie, OCR alebo ďalšie nástroje na vyťažovanie dát. Pri eFaktúre sú tieto informácie od začiatku uložené v presne definovaných dátových poliach štruktúrovaného XML. Systém preto presne vie, čo je suma, DPH, dátum alebo identifikácia obchodného partnera.

To zásadne mení možnosti automatizácie. eFaktúru môže systém automaticky prijať, validovať, porovnať s objednávkou, zaradiť do schvaľovacieho procesu, pripraviť na zaúčtovanie a archivovať. Navyše sa už neposiela ako príloha e-mailu, ale doručuje sa štandardizovaným spôsobom prostredníctvom siete Peppol a príslušných doručovacích služieb.

PDF pritom môže naďalej existovať ako vizuálna reprezentácia faktúry pre človeka. Nemôže však nahradiť jej štruktúrovanú dátovú podobu. Preto rád používam jednoduché prirovnanie: nejde o prechod z PDF na XML. Ide o prechod od dokumentu k dátam.

Čo musia podnikatelia zabezpečiť?

Podnikatelia musia byť pripravení na obe strany procesu – eFaktúru nielen vystaviť a odoslať, ale aj prijať a spracovať. V prvom rade si preto musia overiť, či ich účtovný alebo ERP systém dokáže pracovať so štruktúrovanou eFaktúrou a akým spôsobom ho prepoja so sieťou Peppol.

Na samotné doručovanie a prijímanie eFaktúr budú potrebovať poskytovateľa doručovacej služby, ktorý zabezpečí komunikáciu so sieťou Peppol. Digitálny poštár funguje ako brána medzi informačným systémom firmy a sieťou Peppol a zabezpečuje technickú stránku odosielania a prijímania elektronických faktúr.

Technológia je však iba jedna časť prípravy. Firmy by si mali skontrolovať kvalitu údajov o svojich obchodných partneroch, pripraviť interné procesy pre prijaté faktúry, ich kontrolu, schvaľovanie, zaúčtovanie a archiváciu a určiť, čo z toho chcú automatizovať.

Veľkým firmám s vysokým počtom faktúr bude dávať zmysel priame prepojenie ERP systému s doručovacou službou. Menší podnikateľ pritom nemusí nevyhnutne realizovať rozsiahly integračný projekt – môže využiť jednoduchšie riešenie cez webové rozhranie.

Najdôležitejšie je nezačať prípravu otázkou „ako vytvoríme XML“, ale pozrieť sa na celý životný cyklus faktúry vo firme. E-fakturácia totiž nie je iba IT projekt. Je to zmena procesov, dát aj spôsobu práce s faktúrami.

Čo hrozí, ak nebude podnikateľ pripravený?

Najväčším rizikom podľa mňa nie je samotná technológia, ale to, že firma začne e-fakturáciu riešiť príliš neskoro. Od momentu, keď sa na ňu vzťahuje zákonná povinnosť, musí byť schopná eFaktúry nielen vystavovať a odosielať, ale podľa svojej pozície v procese aj prijímať a ďalej spracovať.

Ak podnikateľ nebude pripravený, môže sa dostať do situácie, že faktúru nedokáže správne odoslať alebo prijať, prípadne ju jeho informačný systém nebude vedieť spracovať. To môže spôsobovať chyby, manuálne zásahy, zdržanie pri fakturácii a následne aj problémy v nadväzujúcich účtovných a obchodných procesoch.

Rizikom pritom nemusí byť iba nepripravený softvér. Problémom môžu byť nekvalitné údaje o obchodných partneroch, nesprávne identifikátory, nevalidná faktúra alebo nepripravené interné procesy pre kontrolu, schvaľovanie a zaúčtovanie prijatých faktúr.

Preto firmám odporúčame nenechávať prípravu na posledné mesiace. Ideálne je najskôr zmapovať súčasný proces, preveriť pripravenosť ERP alebo účtovného systému, vybrať spôsob napojenia na Peppol a následne celý proces otestovať. Čím skôr firma začne, tým viac priestoru bude mať na odstránenie problémov bez toho, aby ovplyvnili jej bežnú prevádzku.

Marek Sedliak je odborníkom v oblasti informačných technológií s dlhoročným pôsobením v spoločnosti SOFTIP. V súčasnosti sa zameriava na rozvoj obchodu, digitálnu transformáciu a zavádzanie moderných podnikových riešení. Odborne sa venuje najmä témam elektronickej fakturácie, siete Peppol, integrácie podnikových systémov a využitia inovatívnych technológií v praxi.