Ťažko by sme našli organizáciu, ktorá nepracuje s dokumentmi. Objem administratívy pritom stále rastie, našťastie sú k dispozícii nástroje na jej zvládanie.
Spracovanie dokumentov má množstvo podôb, ale často ide o väčší či menší chaos. Prípadne o zdanlivý, bližšie nepopísaný systém, ktorý má v danej organizácii pod palcom len niekoľko málo ľudí. Niekedy dokonca len jediný človek, s odchodom ktorého by nastal dokumentový Armageddon.
Na efektívnu prácu s dokumentmi sú nevyhnutné dobre nastavené procesy. Určujú, akými čiastkovými krokmi má spracovanie prebehnúť, a to v závislosti od konkrétneho typu dokumentu, kto nesie za dokument v jednotlivých fázach zodpovednosť, kto ho má schváliť, čo sa má stať pri zmenách, kto a s akými oprávneniami má k dokumentu prístup a podobne. Presné procesy sú tiež poistkou proti chybám spôsobeným zlyhaním ľudského faktora. Príliš zložité pravidlá či procesy však môžu viesť k opaku – teda k ignorovaniu opatrenia a k ešte väčšiemu chaosu.
DMS nie je iba úložisko dokumentov – je to systém umožňujúci automatizovaný a riadený obeh dokumentov vrátane možnosti vynútiť definované procesné pravidlá aj bezpečnostné politiky.
Našťastie môžeme pracovať s digitálnou podobou dokumentov a vďaka takzvaným DMS systémom (Document Management System) ich spracovávať výrazne efektívnejšie. Tak organizácia šetrí aj čas a zvyšuje produktivitu práce. Príkladom takéhoto systému je DMS eDoCat, ktorý česká spoločnosť Onlio postavila na platforme Alfresco Community Edition.
Pokročilý systém DMS zabezpečuje automatizovaný a riadený obeh dokumentov naprieč celou organizáciou. Funguje predovšetkým na báze nasledovania definovaných postupov a pravidiel, riadenia prístupu podľa používateľských rolí aj individuálnych oprávnení a zabezpečenia práce vždy s aktuálne platnou (alebo podľa potreby historickou) verziou daného dokumentu. Dokáže napríklad automaticky strážiť platnosti dokumentov alebo prepojovať súvisiace dokumenty, viesť podrobnú evidenciu revízií a zmien alebo podporuje preukázateľné zoznamovanie s obsahom.
„Dôležité je pochopiť, že takmer nič z uvedeného by sa nedalo efektívne zariadiť pomocou jednoduchých úložísk.“
V súvislosti s DMS čoraz častejšie hovoríme aj o takzvanej robotizácii dokumentov. Používateľ vloží dokument, algoritmy na vyťažovanie dát strojovo získajú potrebné metadáta a na ich základe dôjde k automatickému vstupnému zatriedeniu do správnych oblastí v úložisku. Pripravení roboti potom spustia schvaľovacie procesy na zodpovedné osoby, nastavia termíny splnenia pod. Samozrejmosťou je možnosť pokročilého vetvenia. V spolupráci so systémami spracovania dát na báze umelej inteligencie je možné dosiahnuť doposiaľ nevídanú efektivitu spracovania dokumentov.
Nasadenie DMS systému, ako je eDoCat, prináša aj podstatné zníženie nákladov spojených s administratívou. Už v rámci analýzy a implementácie DMS odhalí nestranný pohľad dodávateľa viacero možností, ako chod organizácie optimalizovať – sú to možnosti, ktoré zamestnancom ani vedeniu organizácie nenapadnú. Tak prečo zbytočne riskovať a neskúsiť DMS používať?
Autor článku: Pavel Nykl, obchodný riaditeľ spoločnosti Onlio
