Potrebujete podpísať papierové alebo elektronické dokumenty? Odteraz už nemusíte nikam chodiť, všetko zvládnete z počítača, smartfón alebo tabletu.
Klasické podpisovanie, kedy ste sa museli s niekým stretávať, bolo menej pohodlné a najmä časovo náročné. Nehovoriac o tom, ak zmluvu museli podpísať viac ako dve strany.
OKdokument je overená služba, ktorá právne dohliadne na to, aby boli dokumenty záväzné aj podpísaním cez internet. A najlepšie na tom je, že sa podpisujete rukou, tak ako to robíme doteraz. V čom je to teda iné?
Prečo použiť OKdokument?
- Výnimočne jednoduché používanie služby
- Podpisovanie rukou alebo cez počítač, netreba nikam cestovať ani sa stretávať osobne
- Triedenie a dohľad nad dokumentmi
- Možnosť dokúpiť si viac podpisov mesačne podľa potreby
- Legislatívne uznávané, bezpečnejšie ako klasické podpisovanie papierov
Ako začať?
Na stránke https://okdokument.com/sk/ je zelené tlačidlo Vyskúšať zadarmo. Už počas toho, ako si službu vyskúšate, môžete reálne podpísať dokument. Skúška teda nie je nijako limitovaná a máte možnosť ju naplno využiť na reálnom prípade, keď to práve potrebujete.
Na registráciu potrebujete zadať základné údaje, je to krátky proces. Telefónne číslo je potrebné zadať z dôvodu overovania pri podpise dokumentov. Je to bezpečnostný prvok pre vás. Nebojte sa ho vyplniť. Po registrácii sa môžete prihlásiť do vášho konta.
Silnou stránkou služby je možnosť používať ju ihneď.
Žiadne zložité registrácie, ani množstvo vašich osobných údajov a ani zaviazanie sa na využívanie služby vopred. Presne takto si predstavujeme prístup modernej služby, ktorú si chcete vyskúšať a k ničomu vás nezaväzuje.
Nahrať dokumenty
Najprv je potrebné nahrať dokumenty. Tlačidlom Nový dokument sa zobrazí okno na pridanie podporovaných formátov. Použiť môžete priamo PDF, no spravidla máme všetci nejaký typ wordovského alebo excelovského dokumentu. Služba spraví konverziu automaticky, hoci aplikácie Microsoft Office vedia ukladať aj do formátu PDF. S tým si ale netreba robiť starosti.
Široká podpora formátov je niečo, čo vám výrazne uľahčí pridávanie dokumentov. Konverzia na plne podporované PDF prebehne v službe automaticky. Služba okrem potrebných legislatívnych požiadaviek stráži dokumenty a vďaka tomu nebudú modifikované. Preto je tento spôsob podpisovania ideálny. Nahráte dokument a ďalej ho netreba kontrolovať, či ho protistrana ešte nejakou formou nemenila. Toto je podľa nás jedna z najväčších výhod služby.
Tlačidlom Vybrať súbor sa otvorí okno, v ktorom vyberiete dokument na podpis. Najprv sa nahrá do služby a skonvertuje do univerzálneho formátu PDF. Konverzia je výhodná najmä na ďalší postup. Takto máte istotu, že súbor otvorí hocikto bude potrebovať na počítači alebo priamo v telefóne a nepotrebuje inštalovať žiadne špeciálne programy.
Po nahratí dokumentu sa zobrazí v zozname na hlavnej stránke vášho účtu. Časom sa môžu dokumenty nazbierať, najmä keď budete službu používať dlhšie. Dajú sa triediť do adresárov, aby ste mali prehľad. Forma triedenia je na vás, či to bude podľa firmy, projektu alebo zamestnávateľa.
Služba poskytne vynikajúci prehľad pri podpise obrovského množstva dokumentov. Vždy vidíte, v akom stave sú dokumenty. Čakajú na podpis alebo sú už podpísané? Navyše je tu grafické a farebné ladenie tak, aby ste už len pri letmom pohľade mali prehľad.
Podpisujeme
Nahraté dokumenty majú pri sebe zobrazenú informáciu o tom, v akom stave sú. Vidíte príznak „Nový“ pri nepodpísaných dokumentoch a zobrazené tlačidlo Podpísať teraz. Ľahko sa zorientujete podľa farebných bodiek.
Nepodpísané dokumenty majú červenú bodku, čakajúce na podpis proti strany alebo viacerých účastníkov, majú žltú, zelené sú už podpísané a hnedé keď sa s dokumentom pracuje.
Podpísané dokumenty si môžete stiahnuť cez menu pri každom dokumente alebo to spravíte hromadne tým, že ich označíte viac a stiahnete všetko označené v jednej dávke. Rovnako sa dá ale pridať nový podpis. Stačí z menu vybrať položku Pridať podpis a môžete dokument podpísať na novom mieste.
Toto sa môže stať, keď dokumenty podpíšu povedzme aj obe strany, no vy zistíte, že na niektorej strane dokumentu chýba váš podpis. Stačí ho doplniť. Ak je potrebné, aby aj protistrana doplnila ten svoj, opätovne sa dá dokument odoslať na podpis. Tlačidlom Dokončiť podpisovanie sa uzatvorí dokument s novým podpisom.
Samotné podpisovanie je založené na tom, aby ste sa mohli prirodzene podpísať, ako pri použití pera a papiera. Potrebujete na to len dotykové pero a obrazovku. Podpis spravíte vo vyznačené oblasti. K tomu dostane aj časovú značku a svoj identifikátor.
Môžete sa pomýlite alebo zistíte, že podpis nie je celkom taký, ako ste chceli. Tlačidlom Podpísať znovu v okne na podpisovanie sa ten aktuálny vymaže a môžete sa podpísať znova.
Podpísaný dokument je tiež pripravený na odoslanie ďalšej osobe. Stačí zadať email a poslať. Na ešte bezpečnejšie podpisovanie a zároveň overovanie protistrany máte možnosť použiť SMS overenie. Druhá strana si potom cez portál OKdokument vyžiada SMS kód a až tak sa dostane k dokumentu na podpis.
Článok vznikol v spolupráci s OKdokument.
Prečítajte si aj:
