Sharp dnes uvádza na trh novú verziu Cloud Portal Office; jednoduchého systému na správu dokumentov, navrhnutého so zvláštnym ohľadom na podniky malej a strednej veľkosti.
Cloud Portal Office umožňuje SMB používateľom nákladovo efektívne digitalizovať úkony, bežne zahŕňajúce prácu s tlačenou dokumentáciou a automatizovať dátové procesy. Táto automatizácia, ktorá šetrí čas a zvyšuje produktivitu, bola predtým dostupná väčším korporáciám s využitím sofistikovaných a nákladných riešení.
Okrem toho, že slúži ako úložisko digitálnych súborov s možnosťou vzdialeného prístupu, zahŕňa Cloud Portal Office celý rad funkcií navrhnutých na zlepšenie spôsobu, ktorým SMB pracujú s dokumentmi. Medzi tieto funkcie patrí možnosť automatizovať ručné a opakované úkony pomocou nástrojov z portfólia Optimalizovaného softvéru Sharp.
Rob Davis, Managed Content Services Business Manager v Sharp Europe, uviedol: „Najnovšia verzia Cloud Portal Office konečne SMB umožní proces digitálnej transformácie a uvoľní väčšie množstvo času inak venovaného monotónnym administratívnym činnostiam a umožní vyššiu agilitu a konkurencieschopnosť týchto podnikov. Existuje významný potenciál na zefektívnenie týchto procesov.“
Mnoho administratívnych úkonov v podnikoch stále zahŕňa prácu s informáciami tlačenými na papieri alebo mix informácií na papieri a v digitálnej podobe, kde niekto musí zadávať informácie z kusa papiera do digitálneho systému, alebo ručne zakladať dokumenty. Tento proces je časovo náročný, únavný a náchylný na ľudskú chybu. Je takisto demotivujúci; výskum vykonaný spoločnosťou Sharp odhalil, že tretina kancelárskych pracovníkov v Európe (31 %) popísala svoje pracovné prostredie negatívne, pretože trávi príliš veľa času vykonávaním „nudných“ administratívnych úkonov.
Cloud Portal Office v kombinácii s portfóliom Optimalizovaného softvéru Sharp, umožňuje podnikom automaticky zaznamenávať dáta v priebehu skenovania, štítkovania digitalizovaných dokumentov a ich smerovanie ku konkrétnym používateľom alebo skupinám na základe vopred definovaných pravidiel. Služba je flexibilná a je možné ju upraviť podľa špecifických potrieb akéhokoľvek podniku.
Príklad z reálneho života: digitalizácia poštového oddelenia
Prichádzajúca pošta sa otvára a skenuje za pomoci multifunkčnej tlačiarne (MFP) Sharp Kľúčové informácie, ako sú meno a adresa odosielateľa, meno príjemcu a príslušný dátum sú extrahované pomocou metódy optického rozpoznávania znakov (OCR). Cloud Portal Office následne zakladá naskenované dokumenty do priečinkov príjemcov a tí dostanú e-mailom upozornenie s príslušným odkazom.
Hneď ako je digitálna pošta v systéme, dochádza k vytvoreniu preverovacieho záznamu, ktorý zvyšuje viditeľnosť a lepšie pochopenie toho, akým spôsobom informácie prechádzajú podnikom. Všetky zdržania a úzke miesta je možné ľahko identifikovať a vyriešiť.
Príklad z reálneho života: nakladanie s faktúrami
V prípade pokročilejších procesov, ako je nakladanie s faktúrami, prináša digitalizácia dokumentu ihneď po príchode do podniku menšie zdržanie úhrad, zlepšenie vzťahov s dodávateľmi a zabránenie výskytu penále.
Faktúry sú skenované pomocou MFP Sharp a modul na pokročilú extrakciu dát umožňuje systému extrahovať riadkové položky pomocou OCR a následne ich spárovať s číslami existujúcich NO. Faktúry sú následne uložené do Cloud Portal Office a osoba oprávnená na ich autorizáciu dostane e-mailom upozornenie. Po ich schválení je aktualizovaný účtovný systém a faktúru je možné uhradiť.
Cloud Portal Office Sharp je už teraz k dispozícii v spoločnosti Sharp a u jej partnerov.
