Společnost Smart Comp. přešla na systém zpracování a schvalování přijatých faktur, který využívá umělé inteligence. Poskytovatel internetového připojení Netbox nebo internetové televize Kuki v Česku a na Slovensku si libuje v digitálních inovacích a jeho poslední krok to potvrzuje. Ve spolupráci s dodavatelem Grit začal využívat systém Invoice Flow.
Invoice Flow ve firmě Smart Comp. zpracovává přijaté faktury. Systém si z e-mailové schránky stahuje doklady, pomocí umělé inteligence z nich vyčítá údaje a po schválení faktury tyto údaje sám přepíše do podnikového systému. Tím snižuje podíl ruční práce, který je jinak ke zpracování přijatých faktur nezbytný.
„Systém Invoice Flow šetří našemu fakturantovi asi třetinu pracovní doby, takže přibližně 50 hodin práce měsíčně. Zatím po něm vytěžené údaje z dokladů kontrolujeme, ale všímáme si, že systém se postupem času učí a je čím dál úspěšnější. Brzy ruční kontrolu omezíme a časem možná úplně zrušíme,“ popisuje svoje zkušenosti s Invoice Flow hlavní účetní společnosti Smart Comp., Šárka Pavelková.
Smart Comp. měsíčně pracuje s 350 přijatými fakturami. Pokud některá firma řeší dokladů více, může být časová úspora vyšší. “Pro klienty s menším počtem faktur je hlavní přidanou hodnotou přehled nad schvalovacím procesem, který má v jejich případě obvykle více úrovní. Dalším příkladem může být více poboček, a tedy přítomnost schvalovatelů v různých městech,“ říká Kateřina Líbalová z Gritu, produktová manažerka Invoice Flow.
Systém totiž neslouží jen k automatickému příjmu a zpracování faktur, usnadňuje také schvalovací proces. „Protože jsme akciová společnost, schvaluje některé faktury i představenstvo. Celkově se u nás do schvalovacího procesu zapojuje až třicet lidí. K Invoice Flow se ale může připojit neomezený počet uživatelů najednou, lidem chodí notifikace, faktury mohou schvalovat i z mobilu. Je to pohodlnější než schvalování faktur v ERP,“ dodává Pavelková.
„Naše firma vždycky patřila mezi přední hráče v oblasti digitálních technologií v Česku, takže přechod na podobný systém byl logickým krokem. Eliminovali jsme rutinní práci a jsme přesvědčení, že automatizace zpracování přijatých faktur je budoucnost, ke které se časem přidají i další firmy,” uzavírá Martin Ryšavý, finanční ředitel Smart Comp.
