Nie všetci zamestnanci sú naklonení dochádzkovému systému vo firmách. Nájdu sa aj takí, ktorí sa evidenciu dochádzky snažia obísť. Nehľadajte za tým vždy zlý úmysel. Ľuďom je dôležité vysvetľovať, v čom je evidencia dochádzky prínosná. Dobrý dochádzkový systém firmám šetrí financie a pomáha v lepšej efektivite práce.
Potrebujete zaviesť vo firme dochádzkový systém? Prípadne narážate na isté bariéry pri evidencii dochádzky vašich zamestnancov? Je dôležité, aby vaši ľudia pochopili jej prínosy a rozumeli tomu, že dochádzkový systém neslúži nevyhnutne na ich kontrolu. Presnosť, transparentnosť, spravodlivé ohodnotenie, lepšie a efektívnejšie plánovanie práce v tíme – to je iba niekoľko prínosov evidencie dochádzky, ktoré by ste vašim ľuďom mali vysvetliť.
Už sú dávno preč časy, kedy zamestnanci museli manuálne zaznamenávať svoje príchody, odchody alebo obedné prestávky do dochádzkovej knihy. Vďaka digitalizácii a zavádzaniu online softvérov sa zamestnanci môžu venovať oveľa dôležitejším pracovným úlohám, ktoré súvisia s napĺňaním cieľov vášho biznisu.
Dobrý dochádzkový systém znižuje firmám náklady
Dochádzkový systém zlepšuje riadenie pracovnej doby, pomáha znižovať náklady a riziká, zvyšuje efektivitu práce a zabezpečuje dodržiavanie pracovných predpisov a zákonných požiadaviek. Aj preto sa mnohým firmám oplatí.
Veľa malých a stredných firiem na Slovensku i v Českej republike dnes využíva online dochádzkový systém od FLOWii. Kým veľa riešení na dochádzku si vyžaduje od firiem vlastné servery, komplikovaný IT systém a drahé zariadenie a čipy, jednoduchá online evidencia dochádzky s FLOWii funguje jednoducho.
Ide o cloudové riešenie, ktoré slúži ako dôležitý nástroj na správu pracovnej doby zamestnancov. V systéme môžete evidovať ich odpracovaný čas, plánovať dovolenky, mať prehľad o absenciách, návšteve lekára, služobných cestách, obednej pauze či nadčasoch. Skvelou funkciou je aj možnosť automatického nastavenia obednej prestávky. Ak ju má zamestnanec v pravidelnom čase, nemusí sa do systému zakaždým pravidelne odhlasovať a znova prihlasovať.
Elektronická evidencia dochádzky prináša komfort práce, prehľadnosť, dostupnosť údajov, pričom naplánované pracovné zmeny slúžia aj ako podklady pre spracovanie miezd, napríklad preplatenie sviatku v prípade, keď mal pracovník pracovať.
Prečo sa firmám oplatí dochádzkový systém?
- Presnosť údajov o dochádzke vašich zamestnancov
Vďaka dochádzkovému systému viete, kedy zamestnanci prichádzajú do práce, kedy z nej odchádzajú a koľko hodín počas dňa odpracovali. V prípade online dochádzkového systému dokonca môžete eliminovať možné chyby alebo manipulácie s údajmi o dochádzke.
- Väčšia časová efektivita
Dochádzkový systém vám vo firme pomáha automatizovať procesy evidencie dochádzky. Stačí byť online a prihlásiť sa do systému. Šetríte tým nielen čas, ale aj znižujete náklady, ktoré by boli inak spojené s administratívou na manuálne zaznamenávanie dochádzky.
- Lepšie plánovanie pracovnej sily
Na základe údajov z dochádzkového systému môžete efektívnejšie rozvrhovať prácu medzi vašimi zamestnancami a v rámci projektových tímov. Môžete identifikovať obdobia, kedy sú viac zaťažení a tomu prispôsobiť aj personálne potreby a lepšie rozvrhnúť projektový manažment.
- Presný výpočet miezd a odmien
Dochádzkový systém uľahčuje vášmu mzdovému oddeleniu výpočet miezd a odmien na základe presných údajov o pracovnej dobe zamestnancov. Znižuje sa tým aj riziko chybovosti pri výpočte mzdy, takže vaši zamestnanci budú vždy spravodlivo odmenení za ich prácu.
- Sledovanie nadčasov
Dochádzkový systém vám umožňuje sledovať nadčasy zamestnancov, čo je dôležité pre dodržiavanie pracovných predpisov i zákonných požiadaviek na odmeny za nadčasy.
- Zvýšenie transparentnosti vo firme
Správna evidencia dochádzky prispieva k väčšej transparentnosti vo firme, zvyšuje dôveru medzi členmi tímu a znižujete možné konflikty na pracovisku.
- Dokladovanie pre daňové účely
Dochádzkový systém poskytuje dôležité dáta pre vaše mzdové či personálne oddelenie, ale aj pre daňové účely a auditovanie. Pomáha vám sledovať náklady na pracovnú silu a príslušné daňové odpočty.
FLOWii dochádzkový systém funguje takmer na jeden klik
Výhodou jednoduchého dochádzkového systému od FLOWii je, že si nevyžaduje veľké investície. Práve preto je dostupný aj pre menšie firmy. Ponúka online evidenciu dochádzky či už prostredníctvom prihlásenia sa v počítači alebo terminálu v tablete, pričom dochádzku zaznamenáva v reálnom čase.
Nevyžaduje si žiadnu náročnú inštaláciu. Stačí sa pripojiť na internet a zaregistrovať sa do FLOWii. Zamestnanec sa pri príchode do práce alebo odchode z práce prihlási do dochádzkového systému a zaklikne sa. Takisto si môže zaevidovať plánovanú dovolenku, absenciu či návštevu lekára. Online evidencia dochádzky je pre mnohé firmy prínosom. Najmä pre tie, ktoré prešli digitalizáciou a ktorých zamestnanci alebo spolupracovníci pracujú na home office alebo v rámci hybridného modelu práce.
Stavte na lepšie manažovanie ľudí v tíme
Čo je lepšie, ako keď manažéri majú prehľad, či už zamestnanci pracujú na svojich úlohách, s ktorými ľuďmi v tíme môžu počas dňa počítať, či je niektorý zo zamestnancov práceneschopný alebo ho treba v projekte nahradiť kvôli nečakanej alebo plánovanej absencii či dovolenke. Evidencia dochádzky takýmto spôsobom pomáha aj v lepšom projektovom manažmente a riadení, či organizácii práce v tíme.
Evidenciu dochádzky môžete vo firme nastaviť podľa vlastných potrieb. Máte teda rôzne možnosti nastavenia prístupových práv zamestnancov. Prostredníctvom nich či stredísk si dokonca dochádzku môžete rozdeliť aj na viacero pobočiek. Veľkou výhodou FLOWii je, že jednoduchý dochádzkový systém môžete prepojiť aj s inými riešeniami ako sú CRM systém, online projektový manažment, online faktúry alebo skladové hospodárstvo.
Potrebujete fyzickú evidenciu dochádzky? Pre FLOWii to nie je problém
Ak sa vo firme rozhodnete pre fyzickú evidenciu dochádzky, FLOWii ponúka aj túto alternatívu. Vyžaduje si jedine samostatnú pomocnú aplikáciu na dochádzkový terminál, ktorý je nainštalovaný v tablete. Ten iba umiestnite v blízkosti vchodu do vašej firmy a zamestnanci si jednoduchým vyklikaním na tablete zaznačujú príchody, odchody a ďalšie dôležité udalosti v dochádzkovom systéme.
Zaznamenané údaje sa automaticky ukladajú do webovej aplikácie, do ktorej máte prístup. Jedinou podmienkou je, aby bol tablet pripojený na internet. Všetky záznamy sa ukladajú do pamäte a zachovávajú. Fyzickú evidenciu dochádzky od FLOWii využíva aj prešovská firma SKLO-KALI. „Naši zamestnanci evidujú dochádzku prostredníctvom tabletu, ktorý sa nachádza v šatni. Vždy, keď prichádzajú do práce alebo z nej odchádzajú, naťukajú svoj PIN do tabletu.
Dochádzkový systém zaregistruje čas, ktorý zamestnanec odpracoval počas dňa a na konci mesiaca máme presný prehľad, koľko dní strávil v práci, či mal dovolenku alebo absenciu,“ opisuje spolumajiteľ firmy Vladimír Kaliňák. Ešte pred pár rokmi vo firme bežne používali dochádzkovú knihu, ktorú mzdárka musela manuálne prepisovať. „Len si to spočítajme, to sú desiatky minút denne, ktoré sa na konci mesiaca pretavia na hodiny neefektívnej práce,“ konštatuje podnikateľ.
Získajte údaje o dochádzke v jednom reporte i spokojných zamestnancov
Veľkou výhodou jednoduchého dochádzkového systému s FLOWii je aj spracovanie údajov, ktoré zaznamenáva. Stačí jeden klik a získate prehľad o evidencii dochádzky vašich ľudí v jednom PDF reporte alebo v podobe prehľadnej grafiky. PDF report vám veľmi dobre poslúži ako podklad pre mzdové oddelenie, ktoré už viac nemusí kontrolovať a prepočítavať či exportovať rôzne excelovské tabuľky. Vďaka tomu nedochádza ani k zbytočnej chybovosti. Takáto komunikácia medzi zamestnancom a zamestnávateľom a personálnym oddelením je oveľa efektívnejšia a dokáže všetkým ušetriť čas.
Vďaka prehľadnému reportu manažér vidí, koľko hodín zamestnanec odpracoval v práci a či nemá nadčasy. Aj vďaka tomu nedochádza k neférovému odmeňovaniu zamestnancov alebo k ich možnému vyhoreniu. Výhodou evidencie dochádzky online je aj jednoduchšia komunikácia v tíme, kedy zamestnanec nemusí chodiť osobne na personálne oddelenie alebo za nariadeným s priepustkou. FLOWii dokonca ponúka aj funkciu naplánovania si dovolenky s online upozornením nadriadeného.
Aké sú výhody jednoduchého dochádzkového systému od FLOWii?
- okamžite vidíte, ako vaši zamestnanci trávia pracovný čas
- ak plánujete dovolenku, služobnú cestu či lekára, stačí vaše aktivity naplánovať a FLOWii ich zaeviduje
- zamestnanci vidia, koľko dovolenky čerpali, koľko im ešte ostáva a odpracované hodiny si nájdu na svojej nástenke
- prehľad o dochádzke máte aj graficky, na jeden klik získate všetko prehľadne v jednom PDF reporte
- vo FLOWii si môžete ku konkrétnym používateľom nastaviť automatickú evidenciu obedných prestávok, obedné prestávky si tak nemusíte značiť zakaždým manuálne
- ak evidujete dochádzky zamestnancov fyzicky, systém vám spracuje údaje tak, ako ich terminál zaznamenáva
Prečítajte si aj:
