UROBME SI SVETOVÝ DEŇ BEZ PAPIERA ČASTEJŠIE
Viete, aká stará je vízia bezpapierovej kancelárie? Asi nikto netuší, kedy presne sa zrodila. No vzhľadom k tomu, že magazín BusinessWeek publikoval článok o bezpapierovej kancelárii už v roku 1975, s istotou možno povedať, že táto myšlienka má najmenej 40 rokov.
Celé dekády počúvame prognózy vizionárov o svete, v ktorom papier nebude mať miesto. Napríklad riaditeľ amerického Inštitútu budúcnosti Paul Saffo začiatkom 90. rokov tvrdil, že papier je na dobrej ceste prenechať štafetu inému médiu. Do konca uplynulého tisícročia sa podľa neho mali digitálny papier a takzvané rolovateľné počítače stať bežnou realitou.
OPAČNÝ SCENÁR
Skutočnosť je však iná. Tradičný papier nielenže z našich životov nezmizol, ale využívame ho čoraz viac. Globálna spotreba v ostatných troch dekádach narástla zhruba o polovicu a dnes presahuje 400 miliónov ton ročne. Odhady hovoria, že do roku 2025 to má byť až 500 miliónov ton.
Dlhodobý rast nemajú na svedomí len rýchlo sa rozvíjajúce ekonomiky, ale paradoxne aj technológie. Napríklad internet a emaily v skutočnosti spotrebu papiera zvýšili. V priemere dnes človek pri práci v kancelárii minie za rok neuveriteľných 10 tisíc hárkov papiera, tvrdí The Paperless Project, pričom takmer polovica z nich skončí do konca dňa v smetiaku.
Hlavný dôvod enormne vysokej spotreby spočíva v tom, že ľudia majú skrátka papier radi. Je ľahký, ohybný a príjemný na dotyk. Dá sa ľahko uchopiť, premiestniť aj poskladať. A napriek všetkým technologickým vylepšeniam, si väčšina ľudí naďalej radšej robí poznámky perom na papier, ako digitálne do tabletu či do smartfónu.
PREČO SA USKROMNIŤ
Začiatkom novembra je Svetový deň bez papiera, iniciatíva, ktorá nabáda ľudí a firmy k tomu, aby aspoň jeden deň obmedzili spotrebu obľúbeného papiera na minimum. Nad nevyhnutnosťou a efektivitou tlačiť a používať dokumenty, by sme sa však mali zamýšľať častejšie ako raz ročne.
Jeden dôvod je environmentálny. Spotreba papiera je mimoriadne neekologická. Pre ilustráciu, Belgičan v priemere „zlikviduje“ míňaním papiera ročne takmer deväť stromov vysokých 12 metrov. Rakúšan necelých sedem, Japonec šesť, Holanďan vyše päť a Číňan necelé dva. Bežný strom počas svojho života dokáže absorbovať skoro tonu oxidu uhličitého a vyprodukovať okolo 118 kilogramov kyslíka za rok.
Produkcia papiera nielenže pohlcuje takmer polovicu (42 %) celosvetovo vyťaženého dreva, ale pri výrobe v celulózo-papierenskom odvetví sa minie viac vody ako v akomkoľvek inom priemysle. Ak sa papier nerecykluje, končí na skládkach odpadu a na celkovom objeme smetí má pätinový až tretinový podiel.
KONIEC VÝHOVORKÁM
Ak máte k altruizmu ďaleko, alebo nepovažuje riziká pre budúcnosť našej planéty za dostatočne podložené, môže vás viac zaujímať ekonomickosť a efektívnosť bezpapierových procesov. Aj v tomto prípade môžete natrafiť na skeptické hlasy, ktoré poukazujú na nevýhody či dokonca na zbytočnosť úsilia o elimináciu papiera. Tu sú niektoré z nich.
- Papiera sa aj tak nezbavíme, lebo niektoré dokumenty treba vlastnoručne podpisovať.Nie je to pravda. Dnes aj malé firmy môžu dávať zákazníkom podpisovať zmluvy, preberacie protokoly, dodacie listy či potvrdenia o revíziách a servisných zásahoch digitálne. Vybrané modely tabletov vedia zaznamenávať podpis vrátane biometrických prvkov dotykovým perom na obrazovku a softvér ho následne umožňuje spojiť s ľubovoľným dokumentom a uložiť do tabletu, aj ich zosynchronizovať so vzdialeným serverom. Ak sú dokumenty podpísané napríklad digitálnym vlastnoručným podpisom, ktorý je v súlade s legislatívou o elektronickom podpise, znamená to, že sú rovnako právoplatné, ako keby mali písomnú podobu.
- Fungujeme v špecifickej oblasti, kde riešenia pre digitalizáciu dokumentov a procesov nie sú k dispozícii.Digitalizácia je jedným z najviditeľnejších trendov posledných rokov. Neustále vznikajú riešenia aj pre oblasti, kde by ste to možno nečakali. Príkladom je softvér pre správcovské firmy, ktorý pomáha udržiavať prehľad o spravovanom majetku a o hospodárení budov, evidovať platobnú disciplínu, spracúvať ročné zúčtovania, alebo napríklad aj robiť odpočet meračov pomocou mobilnej Android aplikácie. Samozrejme, všetko sa v ňom dá archivovať v elektronickej podobe a k vybraným dokumentom, ako sú vyúčtovania, predpisy platieb či zápisnice zo schôdzí, majú prístup cez web aj majitelia bytov. Obdobné príklady digitalizácie existujú aj vo výrobe či logistike.
- Čo ak systém vypadne a digitálne dokumenty nebudú dostupné, prípadne sa staneme terčom kybernetického útoku?Skeptici digitalizácie sa často obávajú, že pri zlyhaní technológií zostanú pracovník alebo celá firma paralyzovaní. Prípadne že dáta uniknú, keďže online svet je dnes mimoriadne rizikový. Pri správnom zálohovaní a bezpečnostných opatreniach sú však digitálne dokumenty vo väčšom bezpečí ako papierové. Väčšina firiem (70%) by v prípade katastrofickej straty papierových záznamov napríklad pri požiari alebo záplave do troch týždňov ukončila činnosť.
BEZ PREHNANÝCH OČAKÁVANÍ
Ak sa vám z kancelárií podarí aspoň sčasti eliminovať papier, vaša firma bude pravdepodobne potrebovať menej priestoru, lebo jej postačia menšie kancelárie a archivačné priestory. Vaši ľudia získajú prístup k dokumentom odkiaľkoľvek a budú sa v nich vedieť ľahšie orientovať. A keďže bezpapierové procesy bývajú efektívnejšie, vytvoríte predpoklady k poskytovaniu lepších zákazníckych služieb.
Napriek všetkým výhodám, nemá zmysel tvrdohlavo trvať na absolútnom „odpapierovaní“. Svet nie je čierno-biely a cesta za ekologickejšou a efektívnejšou firmou nemusí byť radikálna. Ale rozmýšľať nad tým, kde všade sa dá bez papiera zaobísť a ktoré procesy by bolo efektívnejšie digitalizovať, znamená pomáhať okolitému prostrediu, aj svojmu podnikaniu.