Od 1. januára 2027 sa zmení spôsob, akým si firmy vymieňajú faktúry. PDF zaslané e-mailom prestane stačiť a väčšina podnikateľov o tom ešte nevie.

Čo táto zmena prinesie podnikateľom, živnostníkom a účtovníkom, sme sa opýtali Kamila Krajňaka, CEO spoločnosti Doklado.

Ako by sa mal podnikateľ na e-Faktúru pripraviť?

Odporúčam začať už teraz. V prvom rade je potrebné overiť si u dodávateľa účtovného alebo fakturačného softvéru, či bude podporovať e-Faktúru. Mnohí dodávatelia už na implementácii pracujú.

Druhým krokom je výber digitálneho poštára, ktorého si zaregistrujete na portáli Finančnej správy. Napokon odporúčam využiť obdobie dobrovoľnej prevádzky na otestovanie celého procesu. Ak si firma všetko nastaví ešte pred rokom 2027, vyhne sa zbytočnému stresu aj komplikáciám pri spustení povinnej elektronickej fakturácie.

Týka sa táto povinnosť aj živnostníkov?

Od 1. januára 2027 sa povinnosť vystavovať a prijímať e-Faktúry týka všetkých platiteľov DPH v B2B a B2G vzťahoch. Živnostníci a podnikatelia, ktorí nie sú platiteľmi DPH budú musieť vystavovať e-Faktúry až v roku 2030. To znamená, že aj živnostníci, ktorí sú platiteľmi DPH sú povinní tieto povinnosti splniť.

e-Faktúra sa však týka aj všetkých neplatiteľov DPH – každý z nich musí e-Faktúry od svojich dodávateľov prostredníctvom systému e-Faktúry prijímať. Podnikatelia aj živnostníci si musia vybrať svojho digitálneho poštára na príjem e-Faktúr. Takže ak si živnostníci myslia „netýka sa ma to“ je to mylná predstava.

Môže mať podnikateľ viac ako jedného digitálneho poštára?

To je jedna z najčastejších otázok. Pre prijímanie e-Faktúr si podnikateľ na portáli Finančnej správy vyberá jedného poštára, cez ktorého bude prijímať všetky e-Faktúry od svojich obchodných partnerov. Práve preto je výber digitálneho poštára dôležitým rozhodnutím, ktoré by malo zodpovedať potrebám firmy.

Jednotliví digitálni poštári sa výrazne líšia rozsahom ponúkaných služieb. Niektorí zabezpečia iba samotné odosielanie a prijímanie e-Faktúr, iní ponúkajú komplexné riešenie, ktoré prinesie podnikateľovi príležitosť automatizovať a digitalizovať celú jeho administratívu okolo účtovníctva.

Pri odosielaní e-Faktúr je situácia o niečo flexibilnejšia. Firma môže využívať aj viacerých poskytovateľov súčasne.

Preto je vhodné venovať výberu spoľahlivého partnera dostatok času. Ak sa neskôr rozhodnete pre zmenu, digitálneho poštára môžete na portáli Finančnej správy zmeniť. Treba však myslieť aj na ukončenie zmluvného vzťahu s pôvodným poštárom, môžu tam vznikať záväzky vo forme zmluvných pokút.

Čo sa v praxi zmení oproti tomu, ako dnes firmy pracujú s faktúrami?

Väčšina firiem dnes posiela faktúry e-mailom ako PDF súbor. Od roku 2027 však príde dôležitá zmena. Daňovým dokladom už nebude samotný PDF súbor, ale len štruktúrovaný XML dokument v určenom formáte BIS 3. PDF zostane iba jeho vizuálnym zobrazením, ktoré bude slúžiť na jednoduchšie čítanie a kontrolu obsahu, nebude už však daňovým dokladom.

Pri prijatých faktúrach dnes príjemca často musí údaje z PDF manuálne prepisovať alebo importovať do svojho systému. Pri e-Faktúre tento krok odpadá. Údaje z faktúry sa prostredníctvom digitálneho poštára automaticky prenesú do systému príjemcu. Výsledkom je menej manuálnej práce, nižšie riziko chýb pri prepisovaní a rýchlejšie spracovanie dokladov.

Preto bude dôležité vybrať si riešenie, ktoré e-Faktúru nevníma len ako povinnú odosielaciu bránu, ale ako súčasť celého procesu práce s dokladmi a príležitosť pre automatizáciu nemilovanej administratívy. V Doklado podnikateľ aj účtovník vyriešia celý proces na jednom mieste. Od prijatia či odoslania e-Faktúry cez automatické spracovanie údajov až po evidenciu, schvaľovanie a prepojenie s účtovným systémom. Zároveň tu spracujú všetky agendy – e-Faktúry, faktúry zo zahraničia a od neplatcov DPH, bločky, bankové výpisy. Firmy tak nielen splnia novú legislatívnu povinnosť, ale zároveň zjednodušia každodennú prácu s dokladmi a znížia množstvo administratívy o viac ako 50 %.

•Zdroj: Doklado

Existuje aj bezplatné riešenie, alebo si e-Faktúra bez výnimky vyžaduje platený nástroj?

Viacerí poštári pripravujú aj bezplatné varianty. Vo väčšine prípadov sú však viazané na určitý počet spracovaných dokladov alebo rozsah služieb. Preto odporúčam pozerať sa nielen na cenu, ale aj na to, čo balík reálne obsahuje a či pokryje potreby vašej firmy. Medzi užívateľskými prostrediami pre podnikateľov, ktoré poštári poskytujú sú obrovské rozdiely. Niektorí poskytujú len základné splnenie povinnosti, my v Doklado sme sa zamerali na vytvorenie užívateľsky príjemného prostredia webovej a mobilnej aplikácie s komplexným spektrom služieb pre plnú automatizáciu.

V Doklado sme sa rozhodli zahrnúť e-Faktúru do všetkých plánov bez príplatku. Zároveň najmenší podnikatelia a živnostníci môžu využiť náš bezplatný program Doklado FREE so 7 dokladmi mesačne. Prechod na e-Faktúru by nemal byť finančnou bariérou ale príležitosťou – po znížení administratívy budú mať podnikatelia viac priestoru pre svoju prácu.

Ako hodnotia e-Faktúru firmy, ktoré ju už testujú?

„Pre nás nie je e-Faktúra len nová legislatívna povinnosť, ale príležitosť posunúť účtovníctvo na vyššiu úroveň automatizácie. V Doklado oceňujeme, že e-Faktúra je súčasťou širšieho ekosystému na spracovanie dokladov a dá sa jednoducho prepojiť s účtovným systémom. Vďaka tomu odpadá manuálne prepisovanie údajov, znižuje sa chybovosť a celý proces spracovania faktúr je rýchlejší. Pre firmy, ktoré chcú mať moderné digitálne účtovníctvo, je to prirodzený krok vpred.
Naším cieľom v TPA nie je iba splniť legislatívu, ale využiť e-Faktúru ako základ pre plne automatizované účtovníctvo, kde údaje prechádzajú od prijatia dokladu až po reporting bez zbytočných manuálnych zásahov.“

Michal Klimek, Manažér pre účtovníctvo a poradenstvo, TPA Slovensko

A čo tí, ktorí dnes vystavujú faktúry v Exceli?

Excel bol doteraz pre mnohých živnostníkov jednoduchým riešením. S príchodom e-Faktúry už však nebude stačiť. Nové pravidlá vyžadujú vytvorenie faktúry v štandardizovanom formáte BIS 3 a jej odoslanie cez digitálneho poštára. To znamená, že podnikatelia budú musieť prejsť na riešenie, ktoré tento proces podporuje.

Vystavovanie faktúr v Doklado prostredníctvom mobilnej a webovej aplikácie podnikateľom poskytuje vysoký komfort a splnenie legislatívnych povinností e-Faktúry.

e-Faktúra nie je len povinnosť, ale príležitosť zjednodušiť podnikanie

Elektronická fakturácia predstavuje významnú zmenu v tom, ako firmy budú pracovať s faktúrami. Zároveň však nevyhnutne prináša príležitosť pozrieť sa na existujúce procesy a zjednodušiť ich. Firmy, ktoré si vyberú vhodné riešenie získajú oveľa viac než len splnenie legislatívnych požiadaviek – viac priestoru pre podnikanie a zbavenie sa neobľúbenej administratívy.

Budúcnosť fakturácie nebude len o posielaní dokumentov, ale o prepojení jednotlivých procesov medzi podnikateľmi, účtovníkmi a informačnými systémami.

Ak chcete byť dobre pripravení na e-Faktúru, začnite už teraz. Prvý krok je jednoduchý: vyberte si digitálneho poštára Doklado a vyskúšajte si všetky funkcie, automatizáciu zadarmo na 30 dní na doklado.com.

Chcete sa dozvedieť viac o e-Faktúre?

Pozrite si rozhovor s Kamilom Krajňakom, CEO spoločnosti Doklado, kde odpovedá na praktické otázky o prechode na e-Faktúru, digitálnych poštároch a budúcnosti fakturácie.

Účtovníctvo v dobe AI. Prestane to byť konečne tŕň v päte podnikateľov? (Kamil Krajňak, Doklado)

Zdroj: Doklado

Video si môžete pozrieť aj na YouTube.