Poradíme vám, ako zbytočne neplytvať financiami a nestratiť kontrolu nad výdavkami, ak zamestnanec potrebuje v zahraničí aj služobné vozidlo.
Potrebujete ako firma vyslať do zahraničia zamestnanca aj so služobným vozidlom? Možností máte viacero. Pozor však na štyri najčastejšie chyby cezhraničnej správy, ktoré vás stoja peniaze.
Nacenenie
Zamestnanca môžete do zahraničia vyslať buď na služobnom vozidle obstaranom na Slovensku, alebo v krajine, kde bude v rámci Európy, napríklad krajín V4, pôsobiť. „Vždy je potrebné si najskôr spraviť prieskum trhu, najmä ak si firma vozidlo obstaráva v zahraničí, pričom o obstarávacej cene vozidla sa dá a je potrebné vyjednávať. No treba si tiež uvedomiť, že pri cenovej kalkulácii obstarania vozidla sa to nekončí,“ upozorňuje Lucia Čišková, výkonná riaditeľka Business Lease Slovakia. Spoločnosť je poskytovateľom komplexnej mobility a popredným hráčom na poli operatívneho lízingu. Potrebné je nastaviť aj poistenie, servisné, pneuservisné, palivové a celkovo prevádzkové náklady a rovnako administratívu. To sa obvykle tiež líši nielen od krajiny, ale aj od podľa počtu vozidiel, ktoré firma obstaráva. Pri väčšom množstve sa dajú vyjednať lepšie zľavy. Ak však vysielate len jedného zamestnanca, prípadne po jednom do viacerých krajín, zvážte, aká je možnosti mať jedného partnera pre správu celého vozidlového parku v jednotlivých krajinách. „Napríklad pri využívaní operatívneho lízingu sa nacenenie môže urobiť z hľadiska celkového potenciálu klienta. To znamená, že napríklad v Business Lease berieme do úvahy celkový počet vozidiel, ktoré má klient nielen na Slovensku, ale aj vo vysielaných krajinách,“ vysvetľuje Lucia Čišková.
Faktúrovanie
Majte na pamäti, že do cudziny vysielate zamestnanca, nie celý administratívny štáb. Administratívu však nastavujte s tým, aby ste na nej nielen ušetrili, ale hlavne nestratili kontrolu nad výdavkami pri správe vozidlového parku. Nie je nič horšie, ak zrazu pri rastúcich nákladoch neviete, kto je vlastne za čo zodpovedný, prečo nekontrolovateľne vzrástli výdavky na servis, palivo a podobne, respektíve prečo sú „zrazu“ zmluvné podmienky iné. „Zmluvné podmienky sa môžu v jednotlivých krajinách líšiť. Preto je dôležité zabezpečiť, aby boli pre obe krajiny – domovskú aj vysielanú, rovnaké zmluvné podmienky. Najefektívnejším riešením je vybrať si aj jednu kontaktnú osobu zodpovednú za všetky krajiny.“ upozorňuje Lucia Čišková. V prípade operatívneho lízingu práve jedna kontaktná osoba umožňuje výrazne ušetriť na administratíve.
Kontrola
Malý „ťukanec“ na vozidle, dlhé prestoje v práci kvôli servisu vozidla či zbytočné míňanie kilometrov na hľadanie čerpacích staníc zmluvného partnera. Aj takéto dôvody môžu výrazne a nekontrolovane zvyšovať náklady. Na prvý pohľad sú takmer zanedbateľné, no ak sa často opakujú, ako firma si tým poriadne siahnete do peňaženky. Kontrola a prístup k reportingovému systému tak neopomínajte. „V prípade operatívneho lízingu je výhodou nielen to, že firma má prístup k medzinárodnému reportingovému systému, ale môže pracovať aj s identickými systémami a s rovnakou organizačnou štruktúrou vo všetkých krajinách, kde pôsobí aj partner správy vozidlového parku, v našom prípade lízingová spoločnosť,“ podotýka Lucia Čišková. Ak ako firma vysielate zamestnancov do viacerých krajín, jednotná správa vozidiel vám dokáže ušetriť nemalé prostriedky. „Zároveň zostáva prístup do medzinárodného reportingového systému, kde firma vidí informácie o všetkých vozidlách, ktoré v rámci krajín využíva,“ vysvetľuje Lucia Čišková.
Mobilita
Práve nedostatočná kontrola nákladov na vozidlový park sa môže podpísať aj pod spomínané prestoje či zdĺhavé servisné služby. Tým je však ohrozená aj mobilita vašich zamestnancov, čo sa premietne do zvýšenia nákladov. Zamestnanci sa totiž budú venovať činnostiam ako servis, prevádzka či administratíva, a nie core biznisu. V prípade cezhraničnej vozidlovej správy je tak nevyhnutné nastaviť mobilitu cez správcu vozidlového parku tak, aby mali zamestnanci zabezpečenú rovnakú úroveň starostlivosti a mobility vo vysielaných krajinách ako na Slovensku.
