Aplikácie, ktoré nám pomáhajú každý deň zvládnuť pracovnú agendu, existujú v niekoľkých formách.
Kedysi bolo bežné zapnúť počítač, kde ste mali kalendár vo forme aplikácie pre operačný systém a ako doplnok nosiť papierovú verziu. Dnes je situácia iná. Papierové diáre stále mnohí používame, no doplnili sme ich mobilnými telefónmi. Potrebujeme teda aplikáciu na počítači a mať jej ekvivalent aj v telefóne. No a ideálne je, ak je aplikácia dostupná aj cez webový prehliadač.
Prinášame prehľad najlepších služieb a aj napriek našim výhradám, ide stále o to najlepšie, čo vám odporúčame používať.
Ako vyberať?
Na internete je množstvo aplikácií, ktoré pomáhajú zvládať evidovanie faktúr, účtovníctvo, organizovanie času v rôznych podobách, zbierať poznámky a nápady, kresliť a mnoho ďalšieho. Čokoľvek sme poznali vo forme bežných programov, máme teraz aj v okne internetového prehliadača. Aplikácie sú zadarmo aj spoplatnené a väčšina firiem ponúka viaceré varianty vo forme balíčkov.
Odporúčame vybrať si najprv variant zadarmo, a to nie preto, že by sme potrebovali usporiť napríklad 2,50 eura mesačne (Todoist). Ide o to si službu reálne vyskúšať a zistiť, v akej forme ju potrebujete. To mnohí poznáte aj z aplikácie Evernote, kde fungujete bez problémov aj v režime bezplatného účtu.
Pozor si treba dať na to, že niektoré kontá zadarmo majú možnosť vytvárať len verejný obsah. To je špecifikum nástrojov na tvorbu prezentácií alebo myšlienkových máp. Všetko, čo vytvoríte, bude teda automaticky verejne dostupné. Na tvorbu súkromného obsahu tak treba prejsť na platený účet.
Organizovanie času
V tejto kategórii je na výber rôzna skupina aplikácií. Počítame do nej nielen kalendáre, ale aj zoznamy úloh. V bežnom svete sa tieto dva typy organizovania času prelínajú. Sú totiž úlohy, ktoré potrebujete mať definované v čase vybraného dňa. Potom sú úlohy, ktoré viete, že máte splniť, no trvajú buď menej ako 15 minút a v zásade ich nepotrebujete zanášať do kalendára a priraďovať im fixnú dobu začiatku a trvania. Najlepšie programy sú Wunderlist, Todoist alebo napríklad Any.DO. Prvý má kriticky pomalé rozhranie aj na supervýkonných strojoch vo verzii pre Windows, ovládanie cez prehliadač tiež nie je žiadna sláva. Použiť sa však dá, ide o naše subjektívne dojmy z používania. Na mobile je veľmi dobre použiteľný a vo verzii zadarmo máte všetky podstatné funkcie. Napríklad aj pridávanie súborov alebo poznámok či podúloh. To v základnom účte Todoistu chýba a na pridávanie súborov do úloh alebo poznámok potrebujete prémiový účet. Any.DO je príjemná aplikácia, ktorá sa najlepšie ovláda na smartfóne. Webové rozhranie je nedoladené a nepamätá si nastavenie niektorých prvkov. Vo výsledku to kazí celkový zážitok z používania. Autori by mali zapracovať na podpore fontov. Naše národné znaky sú zobrazené správne, no písmená majú iný rez.
Je asi prirodzené, že používatelia pošty na Gmail účte využijú aj Kalendár od Googlu. Po novom vymazané udalosti skončia v koši vybraného kalendára. Ak sa teda behom 30 dní od vymazania rozhodnete obnoviť niektorú udalosť, dá sa to. Rovnaká situácia bude pravdepodobne pri účte Microsoft Live a používaní Outlook.com na poštu a kalendár v tejto službe.
Takto vyzerá Todoist na tablete
Webové aplikácie na organizovanie času
Any.DO – www.any.do
Google Kalendár – calendar.google.com
Microsoft Calendar – calendar.live.com
Todoist – www.todoist.com
Wunderlist – www.wunderlist.com
Aplikácie na poznámky
Wunderlist na počítači a na smartfóne. Kombinácia, ktorú dnes používatelia očakávajú
Samostatnú kategóriu tvoria aplikácie na poznámky. Toto je dôležité, najmä na značenie nápadov, ktoré potrebujete evidovať. Ďalej ich buď pridáte do kalendára alebo nejakého zoznamu úloh, prípadne budete samostatne organizovať poznámky. Služba Evernote je asi každému známa. Je to veľmi dobre použiteľná služba aj v základnej verzii bez prémiového alebo plusového účtu. Platené verzie umožňujú rozpoznávanie textu z naskenovaných predlôh, zvyšujú mesačný dátový tok a podporujú napríklad off-line poznámky. Inak na vytvorenie nových nepotrebujete internet, no staré sa vám nebudú dať upravovať bez pripojenia na internet. Tu je cena 19,99 eura na rok, pri účte Plus. Teda takom, ktorý má povolený dátový prenos na úrovni 1 GB mesačne. Faktom je, že na naše jednoduché používanie sme nepresiahli ani 30 MB z povolených 60 MB/mes. pri účte zadarmo. Je to ale závislé od použitia. V našom prípade nám postačuje Evernote zadarmo a na skutočne pokročilé evidovanie plánov, inšpirácií a poznámok či rôznych zápiskov z ciest využívame Microsoft OneNote. Je to špička vo svojej oblasti, hoci na webe nemáte toľko možností ako pri aplikácii v operačnom systéme Windows. Medzi jednoducho použiteľné poznámky patria aj Simplenote. Ide o webovú aplikáciu s podporou mobilných platforiem vrátane Kindle. Vytvorila ju spoločnosť Automattic, ktorá stojí za WordPressom a s ním súvisiacich službách. Na tom však až tak nezáleží. Aplikácia je z tých skutočne jednoduchých. Predstavte si tretinu možností Poznámkového bloku z Windows prenesených na web. No pre používateľov, ktorí nepotrebujú formátovanie textu, ale možnosť rýchlo si značiť nápady a synchronizovať ich medzi zariadeniami, ide o veľmi dobrú aplikáciu. No a zabudnúť nesmieme ani na aplikáciu Keep od Googlu. Vyskúšajte ju a rýchlo si na ňu zvyknete. Najmä ak používate Chrome, budete môcť využiť aj tzv. aplikáciu pre pracovnú plochu. Keep sa tak spustí v okne nezávisle na tom, či bude otvorený aj tento internetový prehliadač. Ak máte tablet, nainštalujte si ju aj tam. Poznámky vyzerajú na tablete vynikajúco.
Webové aplikácie na poznámky
Evernote – www.evernote.com
Keep – keep.google.com
Notes – notes.io
OneNote – www.onenote.com
Simplenote – www.simplenote.com
Kancelárske balíky a úložisko
Hlavné aplikácie megabalíka Zoho Office
Hlavným motívom na využívanie webových či cloudových služieb je práve dátové úložisko. To je spojené s kancelárskym balíkom, ktorý práve takýto priestor využíva. Najznámejšie kancelárske balíky sú od Googlu a Microsoftu. Mega vybavený balík je aj od Zoho. To je absolútna špička v počte funkcií a toho, čo všetko sa dá preniesť na web. Ak nepoznáte, vyskúšajte. Minimálne na niektoré aplikácie ho môžete používať. S týmto súvisia aj dátové úložiská. Nechceme tvrdiť, že je niektorý balík lepší ako druhý. Je to otázka zvyku a potrieb. Ak používate jeden, pravdepodobne nemáme argumenty, aby ste prešli na iný. Pozrime sa tak radšej na situáciu, či má zmysel pracovať čisto na webe alebo nie. Zatiaľ je lepšia vybavenosť aplikácií vo forme off-line. Ani platené varianty neprinášajú toľko pohodlia ako klasicky nainštalované programy na vlastnom disku. Toto sa nedá aplikovať pre Google, nakoľko ten nemá ekvivalent svojich webových aplikácií aj v podobe inštalácie pre operačný systém Windows.
Možnosti webového balíka Microsoft Office
Hovoríme teda predovšetkým o Microsoft Office. Dôvodom je najmä celková rýchlosť pri organizovaní súborov a ich otváraní. Kto už upravoval dokument na webe, vie, že ide o vynikajúci spôsob na písanie dokumentu a vytvorenie základných úprav. Kto však potreboval nejakým spôsobom organizovať kancelárske súbory, ocenil práve svoje dátové pole v podobe disku v notebooku. A to je Microsoft OneDrive v mnohých smeroch lepšie spracovaný ako Google Drive. Práca so súbormi sa najviac podobá práci so súbormi v Prieskumníkovi. Vyskúšajte pokojne potiahnuť bežné adresáre z disku do OneDrive v prehliadači. Na písanie dokumentov je web fajn, na rýchle prechádzanie adresárovou štruktúrou je to zatiaľ menej pohodlné, najmä ak si predstavíte bežný zápal pracovného dňa. Čakanie na načítanie adresára, kde nie je to, čo hľadáte, presun späť a nové hľadanie. No – nie je to zatiaľ praktické. Najmä, ak sa o toto pokúsite v hotelovej hale na verejnej Wi-Fi sieti. Čiže na úplný prechod do webu to ešte nevidíme. Avšak ako čoraz častejšie využívanú alternatívu áno. Hovorí sa aj o tom, že na pole webových kancelárskych balíkov by mal tento rok vstúpiť aj OpenOffice.
Microsoft Word vo webovom prehliadači
Webové aplikácie pre kancelárske balíky
Google Docs – docs.google.com
Microsoft Office – onedrive.live.com
Zoho – www.zoho.com
Čo býva súčasťou prémiového účtu?
- Väčšia kapacita dátového úložiska
- Neobmedzený prenos dát
- Triedenie úloh, zvýšený počet projektov, vytváranie hierarchickej štruktúry
- Neobmedzená synchronizácia dát medzi platformami
- Uzamykanie poznámok, napríklad cez PIN v mobilnej aplikácii
- Organizovanie poznámok aj v off-line režime
- Pripomienky úloh na základe polohy
- Kooperácia na poznámkach v rámci tímu viacerých používateľov
- Rozšírenie niektorých funkcií v kancelárskych balíkoch – pokročilé formáty, podpora vzorcov
Verdikt touchIT
On-line kancelária je veľmi dobrá vec – teda hlavne ako alternatíva tej počítačovej. Zatiaľ nepovažujeme za najlepšie riešenie prejsť úplne kompletne na web. A v podstate ani výrobcovia netlačia používateľov do tohto prechodu. Môžete využívať služby Adobe alebo Microsoftu, či Googlu, no stále inštalujete gigabajty dát na váš počítač. Rozdiel tu je. A to vo forme zdieľania hotových projektov. Čo spravíte na webe, otvoríte v počítači a naopak. Aspoň teda, čo sa výsledného zdieľania týka. Na webe hľadajte aj aplikácie na spracovanie faktúr (iKros, iDoklad, SuperFaktúra), na spracovanie myšlienkových máp (MindJet, MindMup) alebo napríklad na evidenciu príjmov a výdavkov (Toshl). Odporúčame využívať služby v kombinácii s mobilnými aplikáciami. Vtedy oceníte najmä to, že poznámky narýchlo vyťukané na mobile v kaviarni potom doma cez webový prehliadač spracujete detailnejšie.
Tento článok vyšiel aj v tlačenom februárovom vydaní touchIT č. 1/2016, preto sa niektoré skutočnosti uvedené v článku môžu odlišovať oproti aktuálnemu dátumu publikovania.
