Na konci roku 2020 na Slovensku oficiálne podnikalo 339 tisíc živnostníkov. Podľa štatistík firiem, ktoré ponúkajú inteligentné účtovné aplikácie a nástroje, až tri štvrtiny z týchto podnikateľov využíva nejakú formu elektronickej fakturácie a účtovníctva. Väčšinou ide o faktúry vystavené priamo vo webovej aplikácii. Pri ručne vytváraných faktúrach robia podnikatelia chyby, ktoré sa objavujú zhruba v tretine prípadov.
Faktúry vytvorené vo webových aplikáciách sa najčastejšie posielajú vo formáte PDF ako príloha e-mailu. “To je samozrejme ten lepší prípad. Množstvo živnostníkov však stále vystavuje faktúry ručne spolu s vloženým podpisom a neváha ich posielať v klasickom Worde, či Exceli, navyše bez zablokovania možnosti ďalších úprav. Už tým sa vystavujú riziku, že si ich faktúru druhá strana upraví vo svoj prospech,” poukazuje na prekvapivo častú chybu podnikateľov Ján Kriváň, produktový manažér služby iDoklad od firmy Solitea. Väčšie či menšie chyby sa podľa jeho skúseností objavujú zhruba pri tretine vydaných faktúr vytvorených ručne. Môže ísť, napríklad o preklepy v číslach IČO, DIČ alebo zlý výpočet DPH. Avšak pri použití inteligentnej webovej či mobilnej aplikácie sa riziko chyby znižuje na minimum.
Na číslovaní záleží
Nepríjemnosti na finančnej správe, v horšom prípade peňažnú sankciu, môže spôsobiť, napríklad aj neporiadok v číslovaní faktúr. “Jednotlivé faktúry musia plynule nadväzovať v číselnom rade, aj keď živnostník v jednom mesiaci fakturuje pre viac odberateľov. Môžete viesť aj niekoľko radov naraz, ale dôležitá je správna postupnosť. Pokiaľ sa pomýlite v čísle a faktúra je už u odberateľa, skúste sa s ním dohodnúť na storne a následne vystavte novú faktúru. Ak na chybu prídete až po dlhšej dobe, budete musieť vystaviť opravnú faktúru, ktorou chybu transparentne priznáte. Môže sa stať aj to, že vám odberateľ za tovar, či službu nezaplatí. V takom prípade určite nie je správne neuhradenú faktúru z účtovníctva vymazať,“ radí Kriváň.
Kto je kto
Častou chybou na vystavenej faktúre býva nesprávne označenie dodávateľa a odberateľa. Podnikateľ poskytujúci službu musí uviesť meno, adresu podnikania, IČO, DIČ aj IČ DPH, pokiaľ ich má pridelené. U odberateľa záleží na jeho právnej subjektivite. Inteligentné aplikácie dokážu aktuálne údaje na oboch stranách automaticky vytiahnuť z Obchodného registra, čím sa opäť minimalizuje pravdepodobnosť chyby.
Predmet plnenia – menej nie je viac
Pomerne bežným nedostatkom vystavených faktúr býva nekonkrétny popis fakturovanej služby alebo tovaru. “To ale môže byť problémom hlavne pre odberateľa, ktorý sa v prípade auditu vystavuje podozreniu a postihu za to, že vyplatil peniaze neoprávnene, napríklad za fiktívnu službu. Predmet plnenia by mal byť preto popísaný čo najkonkrétnejšie. Napríklad, nestačí uviesť len popis „marketingové služby“. Ideálne je, pokiaľ dodávateľ k faktúre pridá aj prílohu, napríklad s výkazom hodín práce, fotodokumentáciou a pod.,” vysvetľuje Kriváň.
Postrážte si DPH a správny dátum
Poiaľ je dodávateľ platiteľom DPH, musí na faktúre okrem dátumu vystavenia dokladu uviesť aj tzv. dátum dodania. Tým sa štandardne rozumie skutočný termín dodania tovaru alebo služby. Podľa zákona musí byť faktúra vystavená najneskôr do 15 dní odo dňa, kedy vznikla daňová povinnosť, aj keď pri tejto definícii existujú aj nejaké zákonné výnimky.
Skontrolujte správnu adresu
Môže to znieť ako banalita, ale to, že vaša faktúra dorazí tam, kam má, je prvým predpokladom toho, že dostanete za svoje služby či tovar zaplatené včas. Potvrďte si s odberateľom priamo v zmluve, že faktúru môžete posielať elektronicky na konkrétnu e-mailovú adresu. Podľa zákona by mal dať aj k takémuto bežnému postupu výslovný súhlas.
Papiere vás nemusia zavaliť
Živnostníci majú povinnosť uchovávať vystavené faktúry v závislosti od okolností až po dobu 10 rokov, a to pre prípad daňovej kontroly. Ide o dlhú dobu, počas ktorej musíte zálohovať účtovné dáta na počítači či externom disku a myslieť na ich prenos pri obmene hardvéru alebo archivovať vytlačené doklady v zakladačoch. „Naproti tomu, fakturačné aplikácie využívajúce cloudové úložisko vám tento problém vyriešia – každú vašu faktúru zálohujú automaticky,“ odporúča Kriváň.
