Zistite, akým spôsobom môžete zvýšiť produktivitu v kancelárii a ako môžete získať späť 19 pracovných dní, ktoré vaši zamestnanci každoročne premrhajú.
Je vaša kancelária efektívna a vybavená najnovšími technológiami? Je nastavená tak, aby pomohla každému ušetriť čas? Alebo je podobne ako priemerná kancelária v našej nedávnej štúdii zastaraná či ťažko použiteľná vzhľadom na technológie, ktoré zamestnancov skôr brzdia v práci?
Oslovili sme 6 000 kancelárskych pracovníkov z deviatich krajín Európy a dozvedeli sme sa, že priemerný zamestnanec premrhá každý deň 37 minút kvôli pomalej alebo neefektívnej technológii. Zistili sme, že priemerný zamestnanec strávi denne až 22 minút vyhľadávaním súborov na serveri kvôli nevýkonným nástrojom. Používanie tlačiarne je pomalšie ako by malo byť: ľudia strávia denne šesť minút čakaním na jej zahriatie; a takmer deväť minút čakaním na výstup strán. Celkovo je to 19 premrhaných dní za rok! Takmer 4 týždne.
Tento stratený čas znamená stratené príležitosti, ušlé zisky a dokonca stratu zamestnancov – každý siedmy zamestnanec (14 %) povedal, že by nehľadal inú prácu, keby ich kancelária mala lepšiu technológiu, zatiaľ čo by 53 % zamestnancov bolo produktívnejších.
Môžete pomocou technológie získať späť tento stratený čas?
Technológia nám má uľahčiť život a pomôcť nám pracovať rýchlejšie, ale v skutočnosti zastaraná a ťažko použiteľná technológia často spomaľuje ľudí a núti ich mrhať časom. Firmy musia pochopiť dôležitosť pripojených technológií, ktoré spĺňajú meniace sa potreby zamestnancov a umožnia im tak získať to najlepšie z ich tímu. Tiež pomáhajú zvyšovať motiváciu a produktivitu na pracovisku.
Optimalizácia a dokonca zmena návykov pri správe dokumentov na vylepšenie pracovného postupu v kancelárii môžu byť rozhodujúcim prvkom úspechu alebo neúspechu. Z toho dôvodu sa vo väčšine slovenských spoločností zaoberajú potrebou implementácie novej technológie na vylepšenie efektivity firemných procesov. Najväčšou prekážkou pre firmy sú počiatočné náklady. Tie často nezohľadnia, že mesačný poplatok za lízing moderného optimalizovaného prostredia je mnohokrát nižší než to, čo firma predtým míňala za službu a teraz udržiava nízke náklady. Optimalizáciou správy dokumentov a tlačových procesov v spojení s 19 pracovnými dňami navyše u každého zamestnanca by sa však dalo ušetriť až 30 %.
Ako bolo spomenuté, každý deň kancelársky pracovník premrhá šesť minút čakaním na zahriatie tlačiarne. To sú 3 premárnené dni za rok. Vďaka patentovanej technológii spoločnosti Sharp majú všetky MFZ rýchle doby zahriatia a nízku dobu výstupu prvej kópie. Pohybový senzor – prvý v MFZ Sharp – rozpozná blížiacich sa používateľov a prebudí MFZ z režimu spánku, vďaka čomu je pripravené na okamžitú obsluhu.
Je zrejmé, že najnovšie riešenia prinášajú merateľné zisky. Čo tak sa zaoberať niečím, čomu všetci rozumieme? Poďme sa zamyslieť nad optickým rozpoznávaním znakov (OCR). Vedeli ste, že je integrované do MFZ Sharp, takže nikdy nebudete potrebovať licenciu na skenovanie dokumentov do ich podoby s možnosťou úprav? Umožniť úpravu 10 dokumentov trvá asi 1 minútu. Teraz si predstavte, že vaši zamestnanci manuálne prepisujú dokumenty pri príprave tendrových ponúk. Nie je ťažké predstaviť si, že tento čas môžu využiť produktívnejšie.
Čo môžete urobiť, aby ste získali späť tento stratený čas?
Spoločnosť Sharp Electronics CEE transformuje spôsob, akým organizácie získavajú informácie pomocou pripojených technológií. To znamená, že my v spoločnosti Sharp navrhujeme produkty tak, aby sa ľahko používali a boli efektívne. Navrhujeme produkty, ktoré sa vzájomne prepájajú a pomáhajú automatizovať rutinné úlohy. Ale nejde len o to mať správny hardvér a softvér; ide o to, aby efektivita bola prioritou a aby sa zmenili zvyky vo vašej kancelárii.
Obráťte sa na nás, aby ste získali zdarma dokument o tom, ako „Ako získať 19 dní, ktoré každý ročne premrhá vo svojej kancelárii“ – registrujte sa na webe Sharp alebo na info.sep@sharp.eu.
