Každá firma neustále produkuje hromady dokumentov.
Stále pribúdajú dáta, ktoré je nutné spracovávať a uchovávať. Tiež legislatíva kladie na firmy čoraz väčšie požiadavky pri uchovávaní dokumentov spojených s podnikaním a vyžaduje ich dlhodobú spätnú preukázateľnosť. O slovo sa preto čoraz viac hlásia elektronické systémy pre správu dokumentov, ktoré administratívu sprehľadnia a urýchlia. Zefektívnia chod firmy a ušetria jej nemalé výdavky, priestor a nervozitu.
Nielen obchodnú činnosť a komunikáciu s vonkajším svetom, ale aj bežné interné procesy vo firmách sú založené na vytváraní, upravovaní, zdieľaní a uchovávaní rôznych dokumentov. Ich vyhľadávanie vo fyzickej podobe je náročné a často neúspešné. Dôležité tlačivá sa počas ručného prehliadania nezriedka pomiešajú alebo v horšom prípade postrácajú. Opakujúce sa stratu dokumentov v našom prieskume trhu deklaruje 40 percent českých firiem v segmente SME. Riešením môže byť zavedenie systému pre správu elektronických dokumentov a riadenie ich obehu pomocou workflow, takzvaný DMS (Document Management System) ako je eDoCat od spoločnosti Onlio.
Benefity digitalizácie dokumentov
Správa dokumentov v elektronickej podobe pomocou DMS eDoCat prináša viacero kľúčových výhod. Dokumenty nie sú roztrúsené v rôznych formátoch po pevných diskoch zamestnancov, ale sú sústredené na jednom mieste, kde sa prístup k nim riadi centrálne na základe užívateľských práv definovaných pre jednotlivé roly alebo skupiny používateľov. Tiež je možné nastaviť rôzne scenáre zálohovania a ukladania verzií každého jednotlivého dokumentu. Vďaka tomu môžete spätne sledovať históriu všetkých vykonaných zmien. Tým sa významne zníži riziko nevyžiadaných zmien, zmazania dokumentu alebo jeho zneužitia.
Previazanie dokumentov
Oproti papierovej forme má DMS eDoCat ďalšiu veľkú výhodu. Mimoriadne množstvo možností, ako súvisiace dokumenty medzi sebou prepojiť. Možno vytvoriť hustú sieť vlastností, kľúčových slov alebo fráz, s pomocou ktorých možno ľahko a rýchlo nájsť dokumenty, ktoré vecne patria k sebe. Užívatelia ušetria množstvo času vďaka intuitívnym nástrojom vyhľadávania.
Akýkoľvek systém či súbor
DMS eDoCat nepracuje len so súbormi typu PDF alebo Office. Vie si poradiť aj s katalogizáciou e-mailov, technických výkresov, zvukových záznamov či videonahrávok. Možno ho prepojiť s elektronickou dátovou schránkou, centrálnym registrom zmlúv alebo v podstate akýmkoľvek vnútorným informačným systémom. Dáta je možné medzi jednotlivými systémami vymieňať úplne automaticky. Bez zásahu používateľa. Vďaka vysokej miere automatizácie možno získavať a spracovávať oveľa viac údajov ako pri ručnom spracovaní. Elektronická podoba dokumentov je pre svoju nenáročnosť na priestor ideálna na dlhodobú archiváciu.
Automatizovaný obeh dokumentov
Ďalšou kľúčovou vlastnosťou DMS je riadenie obehu dokumentov pomocou workflow. Dokumenty, respektíve s nimi spojené úlohy, obiehajú medzi jednotlivými zamestnancami v presne určenom poradí. Ich plnenie je možné sledovať v prehľadnom žurnále, vďaka čomu odpadá neprehľadná emailová komunikácia naprieč oddeleniami či medzi členmi jednotlivých tímov. Systém zároveň stráži termíny na splnenie jednotlivých úloh a na tie nevyriešené pravidelne upozorňuje.
Modulárny systém
Zavedeniu bezpapierovej kancelárie predchádza detailná analýza procesov firmy. Vďaka tomu možno následne implementovať funkcie, ktoré budú pre firmu najzmysluplnejšie. DMS eDoCat je modulárny systém a zákazníci si tak môžu vybrať presne tie nástroje, ktoré im dopomôžu k tomu, aby všetky interné procesy prebiehali podľa ich predstáv. Súčasťou zavedenia systému je zaškolenie jeho budúcich užívateľov.
U vás či v cloude
Veľké firmy najčastejšie volia DMS vo forme on-premise, teda prevádzkovaný na vlastných serveroch. Pri menších spoločností sa naopak presadzuje variant DMS ako SaaS (softvér ako služba). Obe formy možno prispôsobiť konkrétnym potrebám firmy. Všeobecne sú ale DMS systémy cenovo čoraz viac dostupné aj menším firmám. Ich užívateľské prostredie je stále intuitívnejšie a jednoduchšie, vďaka responzívnemu dizajnu sa prispôsobuje rôznym zariadeniam. Cloud je tak plnohodnotnou alternatívou k veľkým on-premise riešeniam a uspokojí aj náročného zákazníka.
Pavel Nykl, obchodný riaditeľ Onlio
