Česká SANELA a jej sesterská spoločnosť SEAL ELECTRONIC spracovávajú pri kľúčových aktivitách desiatky tisíc rôznych typov dokumentov. Zvládnuť to pomocou tradičných „papierových procesov“ alebo polovičatého digitálneho riešenia je vysoko neefektívne. Obe firmy sa preto spoliehajú na DMS eDoCat spoločnosti Onlio.
Sanela aj Seal pôvodne používali na správu dokumentov systém postavený na platforme Microsoft SharePoint. Ten však prestal vyhovovať. Práca s dokumentmi bola veľmi pomalá a neustále dochádzalo k systémovým chybám.
Hľadanie nového riešenia
V roku 2017 preto padlo rozhodnutie zmeniť DMS s cieľom zabezpečiť spoľahlivú a výkonnú platformu na spravovanie všetkej dokumentácie, vrátane dokumentov obchodných (zmlúv, cenníkov, katalógových listov a pod.), technických (technických špecifikácií, kontrolných predpisov a pod.) a servisných (servisných listov, cenníkov, rozborov či štatistík). Dôraz sa kládol na možnosť ďalšieho rozvoja, vysokú bezpečnosť a podporu škálovania pre potreby firmy.
„Na začiatku rozhodovania o novom riešení sme zadefinovali potrebné vlastnosti a funkcie vrátane podpory rôznych jazykov a automatického spracovania dokumentov,“ hovorí Milan Roller, vedúci výroby spoločnosti Sanela. „O riešeniach sme komunikovali vo vnútri našej firmy, s potenciálnymi dodávateľmi aj s ďalšími spoločnosťami – chceli sme zistiť, aké sú reálne skúsenosti. Narazili sme na Alfresco a odtiaľ bol už len krôčik k systému eDoCat, ktorý je na tejto platforme postavený.“
Kľúčové riešenie
DMS eDocCat nielenže spĺňal požiadavky, ponúkol aj skvelý pomer cena/výkon. Zmluvu uzavreli koncom roku 2018. V roku 2019 bola vyvinutá rada funkcionalít iniciovaných Sanelou. Po skúške, vrátane testovacích migrácií, sa v januári 2020 spustila ostrá prevádzka.
Systém eDoCat sa využíva pre všetku kľúčovú dokumentáciu vrátane personalistiky či revíznych činností. V rámci pokročilého workflow využíva Sanela aj proces preskúmania – podľa definovaných metadát sú dokumenty automaticky a vecne zasielané príslušným správcom.
Kľúčová je maximálna podpora automatizácie procesov. Spadá sem automatické publikovanie dokumentov vo firemných webových aplikáciách – napríklad katalógové listy sú najprv vložené do eDoCat a po dokončení workflow sú automaticky publikované na webe. Ide o rozšírenie vyvinuté na mieru zákazníkovi.
DMS eDoCat pracuje v oboch firmách s viac ako 23 000 dokumentmi v siedmich jazykoch. Každý mesiac sa mnohé aktualizujú. Mesačne pribudnú desiatky dokumentov. Do systému pristupuje viac ako 60 užívateľov. Väčšina prístupov prebieha cez intranet, zhruba štvrtina užívateľov pracuje so systémom vzdialene.
„Systém eDoCat je podstatne lepší ako predchádzajúce riešenie. Užívatelia sú s platformou maximálne spokojní a majú teraz o desiatky percent viac času na plnenie ďalších pracovných povinností. Obrovským prínosom je zníženie chybovosti,“ dodáva Milan Roller.
