Automatizace, digitalizace nebo využití umělé inteligence ve firmách má stále nálepku něčeho složitého a drahého, opak je však pravdou. Naposledy se o tom přesvědčila brněnská IT firma MoroSystems. Umělá inteligence v účetnictví jí šetří 60 hodin práce měsíčně na zpracování přijatých faktur, náklady jsou přitom minimální.
Ve většině firem vezme účetní či fakturantka každou přijatou fakturu do ruky a zkontroluje její oprávněnost i formální stránku. Pak ji nechá schválit u nadřízeného a následně údaje z faktury ručně přepíše do informačního systému. Průměrně to zabere 15 minut.
Umělá inteligence dělá většinu práce automaticky
Pokud ale firma implementuje systém na automatické zpracování faktur, část popsaných úkolů odpadá. Systém po přijetí faktury vyčte údaje, odešle je na kontrolu a schválení a následně je sám zapíše do informačního systému. „Dříve jsme jednu fakturu zpracovávali přibližně čtvrt hodiny, teď to stíháme za 5 minut. Ušetřili jsme díky tomu 60 hodin práce měsíčně,“ říká hlavní účetní Iva Šmerdová z firmy MoroSystems, která pro automatizaci využívá řešení Invoice Flow od společnosti Grit.
Systém na principu umělé inteligence se také sám učí a zlepšuje. Zatímco v začátcích musí účetní vyčtené údaje kontrolovat důkladněji, časem je robot přesnější a ruční kontrola „vytěžených“ údajů se stává formalitou. O tom se přesvědčila další brněnská IT firma Smart Comp., která stojí za internetem Netbox nebo televizí Kuki. Podle slov hlavní účetní Šárky Pavelkové firma ruční kontrolu vyčtených údajů „postupně omezuje, až ji možná časem úplně zruší.“
Náklady v nižších desítkách tisíc
Software s umělou inteligencí si přitom může dovolit i menší firma. Náklady na implementaci zmíněného Invoice Flow se pohybují v nižších desítkách tisíc korun, následný provoz pak stojí pár tisícovek měsíčně. „Obecně podobná řešení doporučujeme firmám, které zpracovávají přibližně 100 a více přijatých faktur za měsíc nebo mají složitý schvalovací proces. Pak je návratnost investice velmi rychlá,“ říká produktová manažerka Invoice Flow Kateřina Líbalová.
Automatické zpracování faktur nejvíce pomůže firmám podnikajícím ve stavebnictví, výrobě, IT, zdravotnictví nebo například v e-commerce a dalších odvětvích velkoobchodu a maloobchodu, kde vzniká hodně přijatých faktur.
Účetní se o práci bát nemusí
Zavádění umělé inteligence v některých firmách vyvolává obavy, že účetní a fakturantky přijdou o práci. Praxe je však zatím taková, že firmy po zavedení systémů na automatické zpracování faktur nepropouštějí, ale spíše reorganizují práci.
Účetním nebo fakturantkám odpadnou hodiny rutinní práce. Díky tomu se mohou soustředit na sofistikovanější úkoly s vyšší přidanou hodnotou, které rozvíjejí je samotné a jsou prospěšnější pro celou firmu.
