Do akej miery sú IT technológie dôležité pre personalistov? Alebo sa opýtajme inak: čo by robili personalisti bez IT technológií?
V minulosti sa oddelenie ľudských zdrojov spájalo výhradne s klasickou operatívou, správou absencií, náborom a prepúšťaním zamestnancov v rámci určitých cyklov.
V poslednom desaťročí sa vyšpecifikovali veľmi pestré HR disciplíny. Dôraz sa kladie na feedback, manažment talentov, koučing a internú komunikáciu. Spektrum zmien rozšíril nástup mileniálov alebo generácie Y do pracovných zákopov. Aké sú ich špecifiká?
Nenechajú si len tak hovoriť do svojho pracovného režimu, jednoducho majú svoje slovo v tom, ako majú veci fungovať. Keď sa im niečo nepáči, určite sa ozvú alebo, a to sa stáva veľmi často, zmenia pracovné miesto. Vzniká tak zvýšená fluktuácia zamestnancov, a s tým spojené náklady na strane zamestnávateľov. Skúmali sme, prečo je to tak. Jedným z kameňov úrazu pre generáciu Y je slabá automatizácia procesov a nedostatok aplikácií s výrazným užívateľským zážitkom. V skratke, chaos a nuda.
Ako inovatívne spoločnosti menia túto scénu vo svoj prospech? Jedným riešením je práve správny výber a rýchla implementácia moderných technológií aj v HR sfére. Mohli by sme napísať tisícky strán o rôznych druhoch softvéru a aplikácií, ktoré sa stali pomocníkmi HR lídrov. V tomto článku sa zameriame na jednu oblasť, a to manažment dochádzky a absencií.
Možno prvé, čo vám napadne, sú otáčacie turnikety pri vchode do fabrík a pípacie kartičky (papierovú knihu dochádzok už vôbec nespomínajme…). Zmena nastala, keď na trh zavítali šikovné HR aplikácie na báze SaaS (Software As A Service). Startupy ako aj technologické stálice s nadšením prinášajú inovatívne aplikácie pre každé štádium pracovného procesu.
Možnosti sú, no ako je to s adaptáciou a automatizáciou HR procesov? Veľké a stredné podniky zväčša začínajú implementáciu, dá sa povedať, opatrne. Rozhodnutiu dať projektu zelenú predchádza množstvo hodín prieskumu riešení, porovnávania a negociácie s dodávateľmi tej ktorej služby.
V prvom štádiu firmy preferujú preklopenie zo starého na nový systém len na niekoľkých oddeleniach, resp. v zopár organizačných jednotkách. Prepojenie kľúčových HR systémov s novou aplikáciou je totiž častokrát komplikované a zdĺhavé. Nehovoriac o slušnom množstve zmlúv a licencií, ktoré prechádzajú právnymi oddeleniami na oboch stranách.
Na love: Moderná HR aplikácia pre hybrid office
No dá sa to aj inak. Inovátori vo firme XperienceHR sa rozhodli pre vývoj nástroja, ktorý je atraktívny ako pre senior lídrov, tak aj pre zamestnancov z radu mileniálov. V tíme XperienceHR platí filozofia, že flexibilita podporuje personálny rozvoj, lojalitu a zvýšenú produktivitu. Preto tento nástroj ponúka viaceré flexibilné možnosti sledovania dochádzky a absencií. HR nástroj XperienceHR má taktiež širokospektrálne využitie čo sa týka formy pracovného prostredia: hybridný office, terén, výrobné haly, sklady, logistické centrá, továrne…
Pre spoločnosti, ktoré potrebujú klasiku – píp pri príchode, prestávka, píp pri odchode – XperienceHR poskytuje to podstatné: zaznamenávanie a sledovanie dochádzky v reálnom čase s pomocou online terminálu a NFC kariet. Manažér nepretržite vidí, kto sa už v práci ukázal a kto mešká, aj keď len 5 minút. Výhoda? Manažér má neustály prehľad a možnosť ihneď flexibilne reagovať v danom momente. Všetky dáta sú bezpečne uschované a ostávajú k dispozícii vo forme výkazov a exportov pre potreby výpočtu miezd, odmeňovania, či spätnej väzby.
Teraz späť k mileniálom a k firemnej kultúre, kde panuje dôvera.
Okrem klasického webového rozhrania je obľúbené používanie mobilnej appky (iOS, Android). Tu musíme spomenúť, že je veľmi pekne navrhnutá v štýle populárnych sociálnych sietí. Výkazy práce s titulom tzv. negatívna dochádzka slúžia spoločnostiam, kde nie je potrebné sledovať presné projektové hodiny ani dochádzku od – do. Každý mesiac je jednoducho predvyplnený podľa pracovnej zmluvy a zaznamenávajú sa len absencie. Doba pandémie priniesla novú vlnu hybrid office. XperienceHR umožňuje zadať lokalitu práce cez web alebo mobil. Dochádzka z rôznych zariadení a lokalít sa rýchlo zosynchronizuje.
Štandardom je možnosť zaznamenávať všetky druhy absencií, mesačný feedback a reporty. Sledovanie projektových hodín a ľahký modul fakturácie slúži firmám napr. v oblasti vývoja IT technológií, práva, a iných služieb. Implementácia je možná v priebehu 2 – 6 týždňov. Prepojenie s inými HR nástrojmi sa cez export/import alebo API je v XperienceHR bežnou praxou.
IT inovácie si už v HR oddeleniach vybojovali svoje pevné miesto a plánujú tam zostať. Ak aj vám prekážajú tony papierových dochádzok, chaotické excely, každomesačný stres pred termínom uzavretia výplat a viaceré nástroje, ktoré spolu nekomunikujú, určite sa poobzerajte po aplikácii v štýle XperienceHR! Vaši zamestnanci sa nebudú brániť priateľskej appke, ktorá jednoznačne prispieva k imidžu modernej firmy.
Autor článku: Silvia Bajaková, XperienceHR.com
