So zavádzaním ERP systému do firmy sa spájajú veľké očakávania, ktoré však zďaleka nebývajú naplnené. Firmy najčastejšie podceňujú výber dodávateľa, analýzu v rámci prípravy projektu aj zapojenie svojich zamestnancov.
Mnoho firiem stále prechádza procesom digitalizácie a zavádzaním nových informačných systémov. Často ide o systémy typu ERP (Enterprise Resource Planning), ktoré môžu podporovať všetky kľúčové činnosti a procesy, vrátane výroby, skladového hospodárstva, plánovania, nákupu, (online) predaja, riadenia financií, personalistiky alebo napríklad daňovej agendy. Podľa posledného Eurostat prieskumu o využívaní informačných a komunikačných technológií v podnikateľskom sektore boli v európskom porovnaní v oblasti používania ERP systému slovenské podniky v roku 2023 hlboko pod priemerom krajín EÚ. ERP systémy na Slovensku využívalo len 26,2 percent opýtaných podnikov, pričom priemer v EÚ je 43 percent. Ani českí susedia nie sú na tom lepšie. V ČR tieto systémy využívalo v decembri 2023 iba 29 percent všetkých opýtaných podnikov.
Táto situácia je okrem iného zapríčinená aj tým, že zavedenie ERP systému je časovo aj procesne náročný proces. Prísľuby zavedenia ERP sú veľké, ale nemôžu byť realizované jednoduchým zavedením nového softvérového riešenia a ani urýchlené zavedenie ERP nedáva príliš zmysel. Zavádzaniu ERP systémov sa najlepšie v severských štátoch, ku ktorým sa pridalo aj Belgicko (Dánsko 67,3 percent, Belgicko 59,5 percent, Švédsko 58,6 percent, Fínsko 56,9 percent).
Úspech projektu vyžaduje voľbu správneho dodávateľa a širokú spoluprácu počas implementácie nového systému na strane firmy. Ani potom ale práca nekončí – ERP potrebuje koncepčný rozvoj a neustále prispôsobovanie aktuálnym požiadavkám firmy aj trhu, na ktorom pôsobí. „Nasadiť ERP systém a potom sa oň nestarať? To je ako kúpiť auto a nechať ho stáť v garáži,“ hovorí Roman Vinš, riaditeľ ERP systému Byznys v spoločnosti Seyfor.
Implementácia ERP systému nie je ani zďaleka obmedzená na samotnú inštaláciu softvéru. Nestačí sa zamerať len na rozsah funkcií jednotlivých riešení, náročnosť ich implementácie a cenu. Úvodná fáza začína ďaleko pred samotným zavádzaním systému a je zameraná na dôkladnú analýzu. Tu je úplne kľúčové zapojenie zamestnancov. Nezastupiteľnú úlohu totiž zohráva starostlivo zostavený interný tím, ktorý pozná dobre firemné procesy (alebo si ich dokáže podrobne naštudovať), a tiež jeho veľmi úzka spolupráca s tímom konzultantov dodávateľa ERP systému. To treba brať do úvahy na úplnom začiatku, a síce pri výbere dodávateľa. Je to o tom, aby si ľudia v oboch tímoch rozumeli a dokázali sa vzájomne rešpektovať. Analýza odhalí hlavné procesy a činnosti, ktoré môže nový ERP systém optimalizovať, uľahčiť alebo dokonca plne automatizovať. „Poznať vlastné firemné procesy a venovať čas tomu, aby ste ich popísali konzultantom ERP systému – práve na tom stojí a padá úspešná implementácia. Ak sa oplatí niektorú z fáz obzvlášť nepodceniť, tak práve analýzu, ktorá je najrizikovejším bodom celého projektu,“ vysvetľuje Zbyněk Stach, konzultant ERP systému Byznys.
Konzultanti ERP systému priamo vo firme zisťujú, ako prebiehajú jednotlivé procesy. Zbierajú informácie u kľúčových užívateľov na vedúcich pozíciách aj u zamestnancov v prevádzke, pretože potrebujú pochopiť, ako firma funguje. Výsledkom je analýza, ktorá potom slúži ako cestovný poriadok pre všetky nasledujúce fázy projektu.
Internému tímu by spoločnosť mala uvoľniť na koordináciu projektu s dodávateľom dostatočnú časovú kapacitu aj všetky potrebné zdroje. Je nutné počítať s veľkou časovou investíciou – rozsahom obvykle až dvojnásobnou v porovnaní s časom, ktorý projektu venuje dodávateľ.
„Čas investovaný do implementácie ERP systému sa bohato vráti. Hlavne v prínosoch ERP systému pri každodennom fungovaní firmy. Avšak iba za podmienky, že bude nasadenie ERP systému vykonané ako naozaj premyslený, strategický krok. Firma by nemala sama seba tlačiť k šibeničnému termínu spustenia systému. Odporúčam nechať si implementáciu na najpokojnejšie obdobie v roku,“ dodáva Roman Vinš.
ERP nie je konkurent, ale nástroj a pomocník
Dáta z prieskum Eurostatu pripísali Slovensku v implementácii ERP systémov štvrtú najhoršiu priečku spomedzi všetkých krajín európskej dvadsaťsedmičky. „Popri obavách z náročnej (a nákladnej) implementácie je jedným z dôvodov tohto zaostávania slovenských firiem za zvyškom Európy tiež zažitá predstava, že digitalizácia a zavádzanie informačných systémov vezme ľuďom prácu. Je to rozšírený mýtus, ktorý ale vôbec nezodpovedá realite. V skutočnosti funkcie ERP systému riešia predovšetkým úlohy, ktoré zamestnanci buď nestíhajú alebo ani robiť nechcú,“ hovorí Vinš.
Automatizácia procesov pomocou ERP spravidla rieši rutinné úlohy, ktoré predtým zdržiavali zamestnancov od dôležitejších činností – či už ide o rôzne prepisovanie údajov, kontroly správnosti, vyhľadávanie dát a mnoho ďalšieho. Navyše ERP systém nemôže fungovať „sám o sebe“ – vždy slúži ľuďom, ktorí s ním pracujú. Zefektívnenie procesov a úspora práce, ktorú ERP systémy prinášajú, sa obvykle začne prejavovať najskôr po 2 až 3 mesiacoch po implementácii.
Preto by zamestnanci mali byť o zavádzaní ERP systému informovaní už od samého začiatku a tiež sa do neho maximálne zapojiť. Mali by vedieť, v akých úlohách ich ERP zastúpi a koľko im ušetrí práce. Nevyhnutný je tiež proces adopcie nového systému, teda nielen úvodné zaškolenie v práci s novými nástrojmi, ale aj priebežné informovanie o možnostiach zefektívnenia práce a nových funkciách informačného systému.
Implementácia je vlastne len začiatok
Zavedením nového ERP systému je zlomový okamih, od ktorého začína jeho ďalší rozvoj. Žiadna firma by nemala zostať stáť na mieste a jej kľúčový informačný systém ju musí v ďalšom rozvoji podporovať. Či už ide o akvizíciu nových zákazníkov, zvyšovanie objemu výroby či obratu z obchodovania alebo napríklad prenikanie na nové trhy.
Preto je veľmi dôležité zvoliť si hneď na začiatku dodávateľa, ktorý bude pre firmu skutočným partnerom. Bude dlhodobo sledovať jej podnikanie a dokáže rýchlo reagovať na zmeny a aktuálne potreby. Zastaraný ERP systém totiž prestáva byť zdrojom pridanej hodnoty a konkurenčnou výhodou, ale stáva sa len príťažou, ktorá bráni firme v ďalšom rozvoji.
„Každá firma, ktorá používa ERP systém Byznys má svojho stáleho konzultanta, ktorý je s ňou od začiatku a dobre pozná jej podnikanie. Vypočuje požiadavky a potreby zákazníka, odporučí ideálnu cestu a tiež zaistí jej realizáciu. Konzultanti predstavujú spojovací článok medzi technológiou a rozvojom firmy, pretože nasadenie ERP systému je pre nás aj začiatkom dlhodobej spolupráce,“ uzatvára Roman Vinš, riaditeľ ERP systému Byznys.
