Vplyvom aktuálnej situácie ohľadne koronavírusu mnohí ľudia pracujú z domu. Efektívna práca na diaľku sa však nezaobíde bez efektívnych porád. Na čo sa zamerať a, naopak, čomu sa vyhnúť, aby sme dosiahli žiaduci výsledný efekt?
„Za posledné tri týždne sme svedkami toho, ako rýchlo sa svet vplyvom novej situácie digitalizuje. Všetko, čo sa dá, vybavujeme z domu. Online nakupujeme, riešime financie, ale aj pracujeme. Stanoviť presnú agendu meetingov na diaľku, manažovať ich priebeh, neskákať si do reči a skončiť načas sú základné predpoklady na ich efektívne fungovanie,“ uvádza Linda Valko Gáliková, PR manažérka 365.bank.
Ešte predtým, ako začneme „meetingovať“, je potrebné zvoliť si vhodný nástroj a presvedčiť sa o tom, že každému členovi tímu všetko funguje tak, ako má. Na trhu sú pritom dostupné rôzne videokonferenčné platformy, ako napríklad Skype for Business, Zoom, Cisco Webex, GoToMeeting, Microsoft Teams a mnohé ďalšie. Po vyriešení technickej stránky prichádza na rad organizačná a personálna.
1. Oznámte vopred miesto aj agendu
V bežnom pracovnom živote si dohodneme miesto stretnutia už pri jeho plánovaní. To isté by sme mali spraviť aj v online svete. Preto je pri poradách na diaľku ideálne poslať termín stretnutia do kalendárov aj s URL adresou, prostredníctvom ktorej sa každý preklikne do spoločnej virtuálnej miestnosti. Pri vytváraní pozvánky by sme nemali zabudnúť ani na zadefinovanie agendy. Tak budeme mať istotu, že sa stretnú správni ľudia na správnom mieste a k téme, na ktorú sa budú môcť vopred pripraviť.
2. Mať zapnutý zvuk nestačí, zapnite si aj kameru
Ak vám to kvalita spojenia dovoľuje, vždy používajte aj kameru. Porada bez nej síce môže byť pre niektorých komfortnejšia, no na efektívnejšie fungovanie tímu a zachovanie interakcie je lepšie nechať ju zapnutú. Každý sa tak bude venovať tomu, čo sa od neho očakáva, nebude odbiehať ani sa venovať iným aktivitám. A takisto sa na stretnutie pripraví aj z vizuálnej stránky. To je dôležitý psychologický efekt, ktorý signalizuje, že už nie sme doma, ale v práci.
3. Začnite neformálne. Zvoľte niekoho, kto bude poradu viesť
Vytvoriť „ice breaker“ vo virtuálnom priestore môže byť zložitejšie, pretože tu nemáme až takú osobnú interakciu ako v tom fyzickom. Na tento účel môžeme napríklad využiť čas, pokým sa všetci nepripoja. Na neformálnu komunikáciu by sme nemali zabúdať, dokonca je vhodné cielene ju praktizovať. To môže byť úloha pre človeka, ktorý bude celú poradu aj viesť. Mať takúto osobu je pri poradách na diaľku veľmi dôležité na zachovanie jej efektívneho a vecného priebehu. Môže to byť človek, ktorý stretnutie iniciuje, zároveň sleduje agendu a dbá na to, aby sa meeting skončil načas. Výhodou porád z domu je fakt, že sa nemusíme nikam presúvať, a tak by nám ich správne načasovanie nemalo robiť problém.
4. Dajte priestor každému
Nie každý človek sa môže počas videohovoru cítiť komfortne. Preto je dôležité vytvoriť priateľskú atmosféru a vťahovať do diania všetkých zúčastnených. Ak si to situácia vyžaduje, aktívne sa pýtajme na ich názor a oslovme ľudí aj menovite. Aby nebola porada monológom jednej osoby, prípadne dialógom tých istých ľudí. Introvertnejšie povahy majú totiž vyššiu tendenciu nevstupovať do diskusií a byť skôr v úlohe pasívneho pozorovateľa. Správnym prístupom to môžeme efektívne a citlivo zmeniť.
5. Neskáčte si do reči
Porady na diaľku nie sú až také dynamické ako tie klasické a takisto pri nich treba vo vyššej miere dodržiavať určité zásady prejavu. Typickým príkladom je vyhnúť sa skákaniu do reči, resp. situácii, keď rozpráva viacero ľudí naraz. To, čo pri fyzickom kontakte nemusíme pociťovať až tak rušivo, nám totiž pri porade na diaľku môže spôsobovať značné komplikácie. Okrem toho platí aj pravidlo, že ak nerozprávate, stlmte si zvuk. Zamedzíte tým rušivé vplyvy, ktoré môžu vznikať vo vašej domácnosti a prenášať sa až k ostatným členom tímu. Hoci na trhu už existujú aj nástroje, ktoré ich vedia automaticky eliminovať, ešte nie sú bežným štandardom.
