Rezervovanie zasadačky na diaľku, ale aj bezchybné videokonferencie či kancelárie zariadené na mieru.
To všetko dokáže systémový integrátor Ricoh, ktorý premení vaše bežné kancelárie na plne funkčné a moderné priestory s jednoduchým ovládaním a prístupnosťou. Čo to v praxi znamená a ako sa to dá zariadiť?
Po príklady netreba chodiť ďaleko. Bežná firma potrebuje komunikovať medzi svojimi zamestnancami či už sú v rôznych priestoroch firmy, doma alebo v teréne. Často sa dnes využíva forma videokonferencie, no tiež platí, že je to neistý spôsob, keďže nie vždy pripojenie a technika fungujú.
Rezervačný systém miestností
Po minulé roky sa jasne ukázalo, že firmy majú iné nároky na spôsob, akým zamestnanci pracujú a využívajú kancelárie. Nejde len o efektívne využívanie toho, čo už existuje, ale aj o nové spôsoby zdieľania priestorov. Napríklad z dôvodu nižšej obsadenosti kancelárií pracovníkmi využívajúcich sčasti fyzickú prítomnosť na pracovisku a sčasti prácu doma.
Typicky ide o rôzne zasadačky alebo konferenčné miestnosti. Ako dosiahnuť bezproblémový chod či rezerváciu a informovanosť o obsadení konkrétnej kancelárie v daný deň? Ricoh má znalosti, ako zmeniť vaše aktuálne priestory a poskytnúť im novú funkčnosť, prípadne vyššiu efektivitu využívania. K dispozícii je monitorovací softvér, ktorý umožní zistiť, ako používate kancelárske priestory. Až po analýze a vyhodnotení takéhoto spôsobu využívania je vhodné vykonávať zmeny.
Jedným z na prvý pohľad viditeľných vylepšení v rámci rezervácií miestností, je umiestnenie informačnej obrazovky pred vstupom do miestnosti. Každý bude mať prehľad o tom, či je miestnosť obsadená, prípadne, či sa plánovaná porada koná v konkrétnej miestnosti. Firma môže mať na recepcii umiestnený monitor, kde bude aktuálny prehľad rezervácií pre každú miestnosť.
Zdroj: RicohPrepojenie do kalendárov
Filozofiou zmeny je nemeniť vo firme to, čo funguje. Rezervačný systém bude zapracovaný do už existujúceho kalendára, ktorý firma používa. Základným princípom je, aby pracovníci vo firme mali k dispozícii jednoducho ovládateľný nástroj. Ricoh ponúka platformu, ktorá umožní rezervovanie zasadacích miestností, rozposlanie pozvánok na porady a ostatné náležitosti, ktoré firma bude potrebovať. Napríklad vytvorenie systému ID kariet na vstup do konkrétnych miestností.
Vďaka službám pre zasadačky a organizovanie schôdzok získate jednoduchší prehľad o tom, ako sa miestnosti používajú a kedy sú dostupné. Zamestnanci si jednoduchšie naplánujú stretnutia, prácu na rôznych projektoch alebo pri organizovaní vlastných porád. To všetko samozrejme aj na diaľku. Pracovníci, ktorí sa nezdržiavajú na pracovisku každý deň, si môžu vopred zarezervovať konkrétnu miestnosť alebo miesto v zdieľanej kancelárii.
Technológie, ktoré fungujú
Kúpou samotnej technológie, či už ide o profesionálny displej, projektor alebo súpravu mikrofónov na videokonferencie, sa všetko ešte len začína. Mnohí to dobre poznáte a nech už sa mnohé riešenia tvária ako používateľsky prívetivé, nie vždy sa im podarí tejto premise čo i len priblížiť. Práve preto je tu Ricoh, ktorý skĺbi jednotlivé technologické riešenia do funkčného celku.
Obvyklá situácia, keď je potrebné zapájať rôzne prepojovacie káble, nastavovať operačný systém alebo softvérové riešenia, sa po integrácii služieb Ricoh zmení. Výsledok má byť dostupný na jedno kliknutie alebo zapnutie zariadenia. Cieľom využívania technológií je splniť pracovné úlohy, nie zisťovať, ako dané riešenie zakaždým sprevádzkovať a nastaviť.
To platí pre umiestnenie hlavnej kamery a rozvrhnutie pokrytia mikrofónov a reproduktorov pre dokonalé pokrytie celého priestoru. K tomu sa dá naviazať automatické vytvorenie správy o počte zúčastnených osôb. Benefitom sú nielen funkčné technológie, ale aj ušetrené náklady a možnosť sústrediť sa na to, čo považujú pracovníci za dôležité.
Článok vznikol v spolupráci s Ricoh.sk
Prečítajte si aj:
