Potreba pracovať z domu priniesla do firiem potrebu komunikovať so svojimi zamestnancami, spolupracovníkmi a klientmi online.
Sme nútení robiť online porady, workshopy, kreatívne brainstormingy, prezentácie a aj pohovory. Do popredia sa dostali rôzne online komunikačné nástroje, ako je Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Messenger, WhatsApp a mnohé ďalšie. Naučiť sa ich používať nie je náročné a väčšina z nás si ich funkcionality rýchlo osvojila. Ale ako cez ne naozaj účinne komunikovať a dokonca efektívne riadiť firmu?
Hlavné rozdiely v online a offline komunikácii
Pravidlo 7-38-55 je koncept týkajúci sa komunikácie a vyjadrovania emócií. Vyvinul ho v roku 1971 profesor psychológie Albert Mehrabian z Kalifornskej univerzity v Los Angeles. Pravidlo hovorí, že 7 percent významu sa komunikuje prostredníctvom hovoreného slova, 38 percent pomocou tónu hlasu a 55 percent pomocou reči tela. Presnejšie povedané, záver profesora Mehrabiana bol, že pre nekonzistentnú alebo rozporuplnú komunikáciu môžu byť reč tela a tonalita presnejšími ukazovateľmi významu a emócií ako samotné slová. Dajú sa všetky prejavy komunikácie preniesť aj do online rozhovorov?
Online komunikácia je až trikrát náročnejšia. Musíme výrazne bojovať o pozornosť a samotné zapojenie do rozhovoru. Pritom sa k nám veľa podnetov z tónu a z reči tela nedostane a nevieme ich ani odčítať. Preto je o to dôležitejšie nekomunikovať zmätene a nemať neusporiadaný prejav. Podstatou dobrého prejavu je kvalitný obsah prejavu, doplnený a vylepšený o hlasovú rozmanitosť, vhodné gestá a primeranú mimiku.
Vychytávky na efektívnu online komunikáciu
Definovali sme pre vás jednoduché rady, ktoré podľa nás fungujú na lepšie vedenie online rozhovorov a zvýšenie účinnosti komunikácie.
Empatia: Spojte sa s ľuďmi a buďte empatickejší, viac sa snažte do nich pri online komunikácii vcítiť. Musíte sa viac zaujímať, v akom sú stave, čo cítia a čo prežívajú.
Zaujatie: Vzbudiť záujem treba nie len témou a grafikou prezentácie, ale hlavne jej podaním. Buďte vo svojom prejave výraznejší, robte výraznejšie gestá, viac sa neverbálne prejavujte a zvýšte frekvenciu slov. Vďaka tomu budú vaši poslucháči pozornejší.
Zapojenie: Snažte sa neustále udržiavať pozornosť rôznymi zapojeniami. Využívajte počas prezentácie otázky buď na slovné odpovede, alebo na odpovede napísané do chatu. Môžete skúsiť vytvárať rôzne online ankety (v Google Meet, Mentimeter, Slido) alebo vytvoriť kvíz (napr. na Kahoot.com).
Napodobnenie: Využívajte rôzne online nástroje a aplikácie, ktoré dokážu simulovať spoločnú prácu. Môže to byť napríklad zdieľaná pracovná plocha, kde si môžete naraz písať, alebo vytvoriť spoločnú nástenku a zadávať úlohy, či komunikovať (miro.com).
Riadenie: Snažte sa viesť online meeting čo najefektívnejšie, mali by ste mať zadefinovaný jasný cieľ, ktorý by ste mali počas online stretnutia dosiahnuť. Majte osnovu obsahu, ktorou chcete prejsť a držte sa jej. Majte naplánované prestávky a jasne ich dopredu komunikujte. Držanie pozornosti je pri online prenose náročnejšie, a preto sú prestávky dôležité.
Presnosť: Buďte presný, ako na začiatku meetingu, tak i na jeho konci. Presnosť nie je len výsadou kráľov, ale hlavne veľmi dôležitým prvkom výkonnosti pri práci.
Explicitnosť: Buďte otvorený v tom, čo sa deje. Vyzývajte účastníkov online stretnutí k tomu, aby vás informovali otvorene o tom, čo budú robiť. Treba dopĺňať kontext, ktorý je pri reálnom stretnutí ľahko čitateľný. Napríklad ak niekto musí odísť, nech vás o tom informuje. Znižuje sa tým stres, keď neviete, prečo sa zrazu niekto odpojil.
Spätná väzba: Vypýtajte si na vašu prezentáciu alebo poradu spätnú väzbu. Online komunikácia tu bude s nami aj naďalej, a preto je dôležité sa v nej neustále zlepšovať. Je veľa aplikácií, ktoré na to môžete využiť (Google Forms, secretmessage.link).
Cez online nástroje je omnoho ťažšie preniesť emóciu a sprostredkovať zážitok. Táto komunikácia sa stáva štandardom hlavne v práci. Online komunikácia síce nikdy naplno nenahradí reálne stretávanie avšak i v čase, keď už nebudú platiť obmedzenia a povinný home office, sa bude jej dôležitosť stále zväčšovať. Tak sa na svoju online komunikáciu zamerajte a zlepšite ju, zlepšíte tak aj výkonnosť vašej firmy.
Autorom článku je Milan Markovič, COO Effectix SK a Google Certified Trainer
