Z hľadiska používateľa je DingoDot mobilná aplikácia pre iOS alebo Android telefóny a je určená pre podnikateľov, ktorí si pomocou nej výrazne zjednodušia život pri účtovaní dokladov.
Za vyskúšanie nič nedáte
Na 90 dní si ju môžete vyskúšať zadarmo. Nie je pritom potrebné zadávať údaje z platobnej karty.
DingoDot je premyslený systém kompletne vyvíjaný na Slovensku, ale budovaný je pre celoeurópsky trh. Práve preto je rozhranie mobilnej aplikácie v angličtine aj v slovenčine. DingoDot sa navyše zo spracovania údajov postupne učí a vylepšuje svoju činnosť.
Stiahnite si aplikáciu z:
Čo to vlastne robí?
Úlohou tohto riešenia je čo najviac zautomatizovať prípravu údajov pre účtovníka a to automatickým vyťažovaním platieb, faktúr a dokladov z vašej mailovej schránky.
Mail, na ktorý prichádzajú platby a faktúry
Do aplikácie sa prihlasujete cez svoje mailové konto. Ideálne je to pre účty na platforme Gmail alebo Outlook. Dá sa ale prihlásiť aj ľubovoľným mailom a heslom. Vtedy dostanete verifikačný mail, ktorý treba potvrdiť. Ak máte viacero firiem, je vhodné, aby ste mali rôzne mailové adresy pre rôzne firmy, čo je obyčajne splnené. Hneď po štarte aplikácie a zadaní mailu si DingoDot sám načíta všetky dôležité dokumenty aj platby z banky.
Bankové účty a rozhranie PSD2
Následne si do aplikácie zadáte svoje bankové účty – môžu to byť domáce ale aj zahraničné banky. Aplikácia v sebe prepája mail, na ktorý sú doručované platby a faktúry od zákazníkov, resp. odkiaľ platíte vašim partnerom či dodávateľom. Týchto bankových účtov môže byť aj viac.
Aplikácia využíva dnes už platné PSD2 rozhranie a takto sa dá pristupovať k transakciám na bankových účtoch (teda čítať pohyby a zostatky).
Dingo začína párovať doklady a platby
Od tejto chvíle vidíte v aplikácii všetky relevantné dokumenty a platby napr. za posledný zúčtovaný mesiac. Priamo pritom vidíte sumu na príslušnej faktúre a môžete si pozrieť aj ďalšie extrahované údaje z danej platby. Rovnako vidíte aj náhľad príslušného dokladu s možnosťou nastavenia mierky a listovania v ňom. Ľahko takto zistíte napr. variabilný symbol a ďalšie údaje k danému dokumentu.
Niečo sám nevyrieši
Realizovanú platbu z účtu dokáže DingoDot vyriešiť tak, že k nej v maili nájde zodpovedajúci doklad. Samozrejme, môže nastaviť prípad, že DingoDot niektoré platby nedokáže sám vyriešiť – napr. to bol firemný obed platený kartou, ale bloček z obedu z nejakého dôvodu v účtovníctve nie je. DingoDot ho preto nájsť ani nemohol. Vy máte pritom stále účtenku z obeda napr. v peňaženke a do mailu vám neprišiel. To sa dá vybaviť tak, že si bloček priamo mobilom odfotíte a neskôr nahráte z galérie do prostredia DingoDot.
Môže tiež nastať prípad, že niektoré faktúry síce už došli, ešte len čakajú na zaplatenie. Aj takéto kolízie DingoDot nájde a používateľa na to upozorní. Doklady vo vašom maili sa pritom skenujú raz za 10 minút, takže niektoré nespárované platby sa neskôr automaticky spárujú.
Manuálne sa tento konflikt dá vyriešiť napr. tak, že do poznámky uvediete vysvetľujúci text, že zaplatenie sa bude realizovať až v určenom čase. Tento text z poznámky sa neskôr dostane k účtovníkovi, aby vedel prečo je to tak a nemusel sa vás pýtať. To výrazne šetrí aj váš čas.
Takto sa dá vybaviť aj problém so stornovanými faktúrami. Rovnako, ak sa príde na to, že DingoDot nesprávne spároval niektorú platbu, dá sa v aplikácii rozpárovať a manuálne pridať správny dokument.
Kompletný archív vždy so sebou
Popísaná príprava podkladov pre účtovníka je len jedna úloha DingoDot. Okrem toho dokáže fungovať ako digitálny archív platieb aj faktúr s fulltextovým vyhľadávaním a to nad celou históriou. Vyhľadať sa dá napr. aj podľa výšky platby, variabilného symbolu, mena partnera, názvu tovaru a pod. Platby sú pritom vzájomne prepojené aj s príslušnou faktúrou. To oceníte napr. aj vtedy, keď chcete tovar reklamovať a potrebujete k tomu faktúru.
Spojenie s účtovníkom
V nastavení aplikácie zadávate mailovú adresu účtovníka a tiež periodicitu zasielania výpisov. Dobre to funguje pri príprave podkladov pre odpočet DPH tak, aby ste nemali problém, že niečo nestihnete zaúčtovať do stanoveného termínu.
Navyše, v aplikácii DingoDot sa dá vrátiť k jednotlivých účtovným obdobiam a na prvý pohľad takto vidíte, koľko položiek nie je uzavretých. Rovnako sa dajú prehliadať štatistiky za celý účtovný rok.
Takto pripravené exportné dokumenty pre účtovníka sa dajú skontrolovať aj priamo v mobile. Majú podobu excelovského súboru a predpokladá sa, že účtovník ich bude ďalej spracovávať na počítači vo svojom systéme.
Vytvorený excelovský súbor obsahuje základné informácie o faktúrach plus nalinkované súvisiace dokumenty o platbách. Tieto dokumenty sú uložené v cloude a sú teda stále k dispozícii. Okrem toho sa účtovníkovi zobrazujú aj vyššie spomenuté poznámky, ktoré ste si k dokumentu vytvorili na ošetrenie špeciálnych prípadov nespárovaných faktúr.
DingoDot myslí za vás
Súčasťou DingoDot sú aj pripomínania (notifikácie) a to mailom ale aj v rámci mobilnej aplikácie. Takto dostávate upozornenia na to, že treba niečo hneď urobiť. Aplikácia sa teda sama pripomenie, ak treba niečo urobiť a nemusíte ju kontrolovať manuálne.
DingoDot navyše emailom upozorňuje aj druhú stranu, že sa niečo udialo. Ak napr. dostanete do mailu faktúru od dodávateľa, DingoDot mu sám napíše, že sa tak stalo a potvrdí jej príjem. Samozrejme, ak vám váš odberateľ nezaplatil vystavenú faktúru, DingoDot sa mu pripomenie a slušne ho požiada o zaplatenie. Toto funguje aj v opačnom garde – DingoDot vás pred termínom splatnosti faktúry upozorní na nezaplatenú faktúru, aby zase vás nemuseli naháňať vaši partneri. A DingoDot dobre vie, že poriadok robí priateľov 🙂
Ďalší vývoj
Do budúcna firma pripravuje aj možnosť uložiť si celý archív na Google Drive, kde sa bude dať dobre prehľadávať a to aj vtedy, keď zrovna z nejakého dôvodu nebude mať k dispozícii aplikáciu DingoDot.
Ako sme spomenuli, s využitím PSD2 DingoDot pracuje s bankovými účtami v pasívnom režime a aktívne do nich nezasahuje. Firma pracuje na funkcionalite Virtual CFO, kedy bude DingoDot môcť platby aj uhrádzať. Ak teda nájde nejakú neuhradenú platbu, sám vám ponúkne možnosť jej uhradenia. Pritom vytvorí vopred vyplnený platobný príkaz a tento už len autorizujete na platbu. Výhodou je, že nemusíte vôbec prepisovať údaje z faktúry do platobného príkazu. Je to rýchlejšie a eliminujú sa takto aj chyby pri prepisovaní.
Priamo v aplikácií je integrované aj chatovacie rozhranie, ak by ste sa potrebovali niečo opýtať a zároveň sa tu vybudovala aj komunita priateľov. Tu nájdete rôzne návody aj skúsenosti s používaním tohto systému, budúce funkcionality a pod.
Čo to stojí?
Po 90 dňoch bezplatného používania prechádzate na platený spôsob používania. Ak využijete ročnú platbu vo výške 70 € je to výhodnejšie a v prepočte tak zaplatíte 5 € mesačne. Za to dostanete prístup pre účtovníka, neobmedzený počet reportov, synchronizáciu emailu a banky ako aj prístup do komunity a podporu. Rovnako existuje aj možnosť, že svojho účtovníka ešte alebo už nemáte a vtedy vám prevádzkovateľ poskytne aj takúto možnosť. Znamená to platbu 444 € raz za rok.
Určite si aplikáciu DingoDot vyskúšajte, stojí to za to.
Zdroje: vlastné, DingoDot
