Na stránkach TOUCHIT sa dlhodobo venujeme tomu, ako zjednodušiť život malým a stredným podnikateľom. Už sme popísali aplikáciu eBločky s ktorou už nestratíte žiadny bloček a budete môcť tovar reklamovať a tiež Doklado, ktorý je určený pre podnikateľov.
Teraz sme sa rozprávali s CEO a zakladateľom firmy stojacej za aplikáciou eBločky a platformou Doklado, pánom Kamilom Krajňákom a riaditeľom technického vývoja, pánom Jánom Šipikalom.
TI: Čo máte nové v platforme Doklado?
KK: V Doklado je veľmi zaujímavý nový modul Faktúry. Pracuje tak, že firmám chodia na určený mail faktúry od ich partnerov. Alebo si ju jednoducho vložia do svojho digitálneho archívu v Doklado myšou prostredníctvom drag&drop. Prijatá faktúra sa dá ihneď vyťažiť a predspracovať. Účtovníčka následne všetko skontroluje, pridá dáta, ktoré treba doplniť a zaradí do účtovníctva. Takto sa napr. celkom odbúra stres, ktorý je typický pre dni od 20. do 25- v mesiaci, čo je termín pre DPH.
So systémom Doklado je tak väčší pokoj a práve preto pripravujeme aj tzv. digitálnu krabicu, čo je obdoba toho, ako dnes odkladajú podnikatelia svoje doklady do krabice, ale v tej digitálnej to bude automatizované. Rieši to častý prípad, keď podnikateľ premýšľa nad tým, čo zabudol účtovníčke dodať. Pritom každá oneskorene podaná faktúra znamená finančnú stratu pre podnikateľa. Digitálna krabica pritom bude hotová zhruba do konca októbra.
Nový je tiež Document Management System pre podnikateľov, ktorého potreba vyplynula priamo z testovania. Niektoré dokumenty ako napr. zmluvy je totiž výhodné mať k dispozícii aj pre účtovníčku – príkladom sú zmluvy, výpisy z účtu, výplatné pásky a pod. DMS zariadi, že sa všetky takéto dokumenty umiestnia na jedno centrálne miesto a netreba ich hľadať kdesi v cloude alebo v mailoch. Je to taký digitálny archív, z ktorého sa dokumenty nemažú a k dispozícii je prakticky neobmedzená kapacita.
JŠ: K tomu ešte pripočítajte kompletnú históriu o zmenách súboru v systéme – keď niekto pridá do dokumentu napr. poznámku, vieme kto a kedy tak urobil.
TI: Dá sa takto úplne zautomatizovať celý proces spracovania dokladov vo firme bez zásahu iného človeka?
JŠ: V slovenských podmienkach neexistuje jednotný systém formy výmeny dát medzi firmami alebo generovania faktúr a preto nie je možné zabezpečiť plné vyťaženie dokumentu.
TI: Pre koho je určený systém Doklado?
KK: Doklado je určený pre účtovné firmy a pre malých a stredných podnikateľov. Pomocou Doklado majú takíto podnikatelia plne vyriešenú administráciu účtovníctva. V prípade účtovníkov pritom vieme, že títo 50 až 80 % svojej kapacity venujú prepisovaniu údajov z dokladov. Doklado takto umožní účtovníkom viac sa venovať svojej odbornej činnosti. Príkladom takejto účtovnej firmy, ktorá nasadila Doklado je CARPATHIAN.
TI: Aká je doba návratnosti investícií pre Doklado?
KK: Doklado stojí 9,90 eur mesačne s tým, že pri tejto platbe sa dá spracovať až 70 dokladov – bločkov, faktúr alebo iných dokladov. Ak počítame, že bez Doklado stratíte mesačne len jeden bloček napr. z tankovania PHM a s Doklado sa vám to nestane, tak takto máte zaplatené 3 až 4 mesiace používania nášho systému. Okrem toho vám Doklado šetrí čas pri skenovaní dokumentov na konci mesiaca vrátane toho, aby ste si spomenuli, čo to vtedy vlastne bolo za bloček a k čomu patrí. Návratnosť Doklado pre podnikateľa je takto už v prvom mesiaci používania. Pritom máte možnosť tento systém vyskúšať na 30 dní zadarmo.
JŠ: Máme účtovníkov, ktorí vďaka Doklado mohli zobrať viac klientov, lebo im náš systém na to ušetril čas.
KK: Doklado je vlastne taká digitálna transformácia celého procesu a treba povedať, že tá nie je bezbolestná. Podnikatelia sa musia naučiť trochu inak pracovať s dokumentami, ale verte, že sa to rýchlo vyplatí.
TI: Ako sa vlastne programuje Doklado?
JŠ: Implementujeme to na modernej hybridnej technológii Flutter od Google, ktorá umožňuje realizovať vývoj pre všetky platformy. Momentálne podporuje Windows, Linux, macOS, mobilné aplikácie a web. Na pozadí je Google cloud. Robíme to teda tak, že máme jeden kód a z neho sa vytvárajú mobilné aplikácie aj web. Táto infraštruktúra je vybudovaná úplne novým štýlom.
Napr. vytvoríme skener dokladov a keby sme to robili starým štýlom, museli by sme mať samostatné kódy pre Android aplikáciu a napr. samostatný pre web. Teraz je to tak, že sa to vykompiluje z jedného kódu pre rôzne platformy. Z hľadiska mobilných aplikácií je podporovaný Apple iOS, Google Play ale aj Huawei AppGallery. Má to samozrejme svoje limity, ale je to veľmi dobre použiteľný nástroj.
TI: Ako testujete celý proces spracovania dokladov?
JŠ: Zbierame účty, faktúry a náš produkt testujeme veľmi podrobne. Systém sa z veľkej časti testuje automaticky na základe veľkej vzorky dát ale určité prípady je potrebné testovať aj manuálne. Je to pomerne rozsiahle testovanie, keďže robíme plnohodnotnú automatizáciu digitalizáciu do účtovníctva a vieme sa napojiť aj na viaceré účtovné softvérové systémy.
Stačí teda oskenovať doklad do podoby jpg, png alebo pdf, súboru, ktorý sa následne vyťaží a je plne zaúčtovaný. Úplne je teda odbúrané to, že účtovník zoberie papierový doklad a z neho manuálne prepisuje údaje do účtovníctva. Našim cieľom je ponúknuť softvér, aby mohli priamo nahadzovali doklady do účtovníctva. Účtovníčka potom robí len akýsi post-processing vyťažených dát, teda napr. k bločku z PHM nastaví metadáta a následne sa to prenesie do účtovníctva. Momentálne plne automaticky podporujeme účtovné systémy HTSolution System, ďalej systém Omega a Pohoda.
TI: Ako dlho vyvíjate vaše systémy?
JŠ: Aplikáciu eBločky pre bežných používateľov vyvíjame asi 2,5 roka. Systém pre podnikateľov a účtovníkov Doklado vyvíjame asi rok a štvrť. Snažíme sa o plne automatickú funkcionalitu našich riešení.
TI: Kde vyvíjate vaše systémy ?
JŠ: Celý vývojový tím je alokovaný v Žiline, v Bratislave je Business Development. Dokážeme pritom vyvinúť pomerne komplikované riešenie pomerne rýchlo. Naše riešenia sme vyladili na plne automatizované čítanie dokumentov s pravdepodobne najlepším vyťažovaním dát z faktúr vydaných v našom regióne. Našim cieľom je, aby si podnikateľ naše riešenie zvolil ako prvú voľbu na to, aby si uľahčil správu bločkov a faktúr. Poskytneme mu riešenie, kedy sa podklady do účtovníctva dostanú k účtovníčke v reálnom čase a nie niekedy neskôr, prípadne vôbec nikdy.
TI: Znamená to, že papierový bloček už môžeme po naskenovaní aj stratiť a firma nepríde o peniaze?
JŠ: Áno, s naším systémom sa takejto škode vyhnete, všetky doklady budú zaúčtované a ani sa nestane, že by ste ho nestihli odovzdať načas s ohľadom na termíny uzávierky DPH.
KK: Pri bločkoch sa snažíme vychádzať z QR kódu. v ktorom sú zakódované všetky údaje. Rovnako sa snažíme o to, aby v čo najkratšom čase od vydania bločku bol tento archivovaný a jeho ďalšie poškodenie nemalo potom za následok stratu peňazí vo firme.
JŠ: Veľmi by pomohlo, kedy boli aj faktúry vybavené systémom, ktorý umožňuje prenos údajov v unifikovanej forme, napríklad pomocou QR kódu. To by umožňovalo ešte presnejšie načítať informácie o faktúre do systému. Štandardizácia vždy digitalizácii výrazne pomáha. Samozrejme máme víziu v plnej digitalizácii, no zatiaľ tam ešte nie sme.
TI: Čo to presne znamená plná digitalizácia?
KK: Podnikateľ sa má starať o samotné podnikanie a nie papierovanie. Veci majú bežať plne automaticky – presne a bez chýb, aby nevznikali riziká pre podnikateľov. Ideálny stav je, aby bloček existoval len v čisto elektronickej podobe a aby pri celom procese jeho spracovania nemusel bloček nadobudnúť papierovú podobu. Aby to teda bolo celé elektronické. Osobne si myslím, že je to cesta k transformácii spoločnosti. Ak odstránime papierovanie, nemusíme sa tak dlho venovať byrokracii a kontrole, či robíme veci dobre.
Dokonca by sme sa dostali do stavu, že kontrola DPH by bola v reálnom stave a tzv. čarovanie s ňou sa ani nebude dať. Na druhej strane ľudia budú mať takto väčšiu vôľu priznávať príjmy a platiť dane, lebo to za nich bude robiť automat. Bude to robiť presne a zmizne veľká časť šedej ekonomiky.
TI: Keby ste si mali vybrať jednu vec, ktorá by vám zo strany štátu pomohla, čo by to bolo?
JŠ: Asi by to bolo otvorenie dát a to v dohodnutom štandardizovanom formáte. Keby boli dáta takto otvorené, vznikalo by podstatne viac softvéru na ich spracovanie. Teraz sú dáta otvorené napoly a sú v rôznych formátoch. A štátne IT by malo byť oveľa efektívnejšie a možno lepšie by bolo niektoré činnosti štátu v oblasti IT outsourcovať. Myslím si, že súkromná firma má väčšiu motiváciu urobiť to celé efektívnejšie.
Ďakujeme za rozhovor.
Prečítajte si aj:
