CDESK je softvér vyvinutý na Slovensku spoločnosťou Inova Logic a presadila sa aj v zahraničí. Ide o typ softvéru označovaný ako Helpdesk alebo Service Desk. Je vyladený pre IT spoločnosti, servis či údržbu, ale jeho využívanie nie je limitované zameraním firmy. K dispozícii je viacero jazykových mutácií vrátane slovenčiny.

Pre koho je určený

U nás ho používajú veľké firmy ako Solitea, DATALAN, Union poisťovňa, Panta Rhei či Andrea Shop a k jeho výhodám patrí jednoduchosť použitia, možnosť prispôsobenia na konkrétny prípad a komplexnosť pokrytia rôznych požiadaviek podnikov. Jeho používanie je v pozitívnom slova zmysle návykové a dobre sa dá využiť aj v menších firmách.

Modulárna štruktúra a licenčná politika

CDESK pozostáva s viacerých modulov ako sú napr. Požiadavky, Zákazky, Plnenia, Adresár, Konfiguračná databáza a pod. Modulov je celkovo viac ako 20.

Program sa využíva na základe licencií. Vaši zákazníci a partneri môžu tento program používať bezplatne tak, že vidia dáta a informácie pre nich relevantné. Program existuje ako webová aplikácia, ďalej ako mobilná aplikácia a taktiež existuje ako desktop aplikácia pre Windows a macOS.

Platené licencie pre váš podnik sú dvoch typov – Vyšší stupeň Gold funguje bez obmedzení a cena licencie je 25 EUR. S rastúcim počtom licencií táto cena klesá. Ak vašim zamestnancom postačí práca s desktopovou aplikáciou s minimálnym prístupom na web, môžete využiť cenovo výhodnú licenciu CDESK Silver. Cena takejto licencie je 11 EUR.

Požiadavky

Asi najdôležitejším modulom sú Požiadavky (ticketing). V tomto prípade zadávate Názov požiadavky a jej bližší popis. Vopred vyplnené máte, kto bude jej riešiteľ (dá sa zmeniť), aká je jej priorita a viditeľnosť (len interne alebo viditeľné aj pre vašich partnerov) a môžete určiť prílohy. Hneď ako zadáte Požiadavku, príde do mailu riešiteľovi notifikácia. Vy zároveň vidíte túto požiadavku v zozname a máte možnosť sledovať, kedy presne sa splnila a prípadne prečo sa do stanoveného termínu nesplnila.

Tento modul dobre ukazuje, ako pracuje celý systém CDESK. Je to o zavedení poriadku v tom, ako prebiehajú procesy v podniku a to je základom úspechu. Vy ako zadávateľ vidíte, čo sa s požiadavkou robí, riešiteľ o nej vie a ak si to tak nastavíte, vidia to aj vaši partneri. Celý proces prebieha úplne bez papiera a bez toho, že by ste to riešili formou nekoordinovaných mailov.

Vytvorenie požiadavky v programe CDESK

Všetky požiadavky máte takto ako na dlani a k tomu je aj možnosť pokročilého vyhľadávania a filtrovania požiadaviek. Využiť môžete aj funkciu exportu požiadaviek do súboru XLS.

Ak potrebujete, dá sa modul Požiadaviek ďalej prispôsobovať pomocou možnosti Priradiť vlastnosť.

CDESK
CDESK – Priradiť vlastnosti požiadaviek

Využiť môžete aj aj Pravidelné požiadavky, kde môžete stanoviť napr. časové rozpätie, kedy sa požiadavka vytvorí, ale sa odvodiť sa dá aj od nejakého parametra.

Plnenia

To, ako sa podarilo splniť vaše požiadavky sa dozviete v module Plnenia. Tu zistíte, ako sú reálne vyťažení vaši zamestnanci ale zároveň sa postráži vystavenie faktúry po splnení danej úlohy. Nestane sa vám tak, že prácu splníte a zabudnete na jej fakturáciu partnerovi. K jednotlivým plneniam potom môžete zaevidovať aj použitý materiál, dodaný tovar, dopravné náklady či parkovné.

Plnenie požiadavky
Plnenie požiadavky s určením doby spracovania

Výhoda je v tom, že ak chcete, tieto údaje priebežne vidí aj váš partner, čo zvyšuje transparentnosť. Klesá tak pravdepodobnosť, že by nakoniec faktúru zamietol. Stále však máte s CDESKom možnosť niektoré veci riešiť výhradne len interne, čo sa občas hodí.

Adresár

To je veľmi šikovný modul. O vašom kontakte si toho môžete zaznamenať naozaj veľa. Okrem mena, titulov, mailovej adresy, mobilu je to aj nastavenie, či sa mu automaticky zasielajú faktúry, upomienky, notifikácie s požiadaviek a pod. Ak chcete, dajú sa sem zaznamenať aj úplne detailné informácie ako sú napr. obľúbené reštaurácie či hobby danej osoby. Opäť to zlepšuje vzťah s daným kontaktom.

Čím máte v CDESKu viac presných informácií o vašich kontaktoch, tým ste silnejší a efektívnejší pri komunikácii s partnermi a zamestnancami. Adresár v CDESKu je oveľa efektívnejší nástroj ako vaša doterajšia tabuľka s kontaktami v Exceli. Mimochodom, z Excelu sa dá do Adresára importovať, ale aj exportovať.

CDESK
Detaily kontaktu a jeho naviazanie na celý systém CDESK

Zákazky

Modul Zákazky umožňuje ich prehľadný manažment, ktorý zahŕňa zaevidovanie zákazky, naplánovanie realizácie, odhad nákladov, rozdelenie úloh a sledovanie planenia zákazky. Patrí sem aj evidencia všetkých procesov, jej plnení a dokladov. Z toho sa potom dá ľahko vytvoriť faktúra s presnými nákladmi a oprávneným ziskom. Modul Zákazky tak do podniku opäť prináša poriadok.

Evidencia a sledovanie zákazky

Podstatné opäť je, že cez modul Zákazky môžu vidieť jej progres aj vaši partneri (ak si to tak nastavíte). Zákazník tak presne vie, za čo platí a má vo vás dôveru.

Konfiguračná databáza CMDB

CDESK obsahuje konfiguračnú databázu, ktorú si môžete presne prispôsobiť. Všetko pritom urobíte aj bez znalosti programovania. Nemusíte sa tak viazať na vopred pripravené šablóny, ktoré by vás časom obmedzovali. Môžete si podľa seba vytvoriť databázu objektov firmy a to aj s detailmi a vzájomnými väzbami.

CMDB je pripravená na zmeny v štruktúre podniku, pridávanie a uberanie objektov. Objektami sú napr. počítače, stroje, zariadenia, budovy, prevádzky, pracovné miesta a pod. Ku každému objektu môžete mať uschovanú napr. dokumentáciu, zmluvy, servisné knižky a pod. Objekty sa tiež dajú naviazať napr. na požiadavky či plánovanie.

Evidencia služobného vozidla

Ďalšie moduly

Ako sme spomenuli. modulov v programe CDESK viac ako 20. Je tu napr. Service Level Agreement (SLA), ktorý definuje pracovné časy a termíny spojené s podporou ako je garantovaný termín odozvy. Modul Spracovanie správ umožňuje mať všetky správy v CDESKu na jednom mieste a to v prehľadnej podobe. Mimochodom CDESK má aj napojenie cez plugin na Microsoft Outlook.

Rovnako sa dajú pripraviť reporty podľa vášho želania, využiť môžete modul schvaľovania požiadaviek (dovolenky, služobné cesty). Sú tu moduly na skladové hospodárstvo, rezerváciu zdrojov, cenníky, dovolenky a zastupovania a mnoho ďalšieho.

CDESK
Príklad reportu aj s grafickými prvkami

Práva aj v teréne

Väčšinu informácií z CDESK máte dostupných aj v mobilnej aplikácii pre iOS a Android. CDESk má prepojenie s aplikáciami ako je napr. Money S3/S4.

K dispozícii je cloudové riešenie ale aj inštalácia na vlastný server. Samozrejme, je využiť môžete podporu a k výrobca sa o softvér stará pomocou pravidelných zásahových aktualizácií.

Vyhodnotenie

CDESK je veľmi komplexný nástroj, ktorý sa v porovnaní s konkurenciou vyznačuje vysokým pomerom Kvality spracovania k cene. Jeho obrovskou výhodou je možnosť jednoduchého prispôsobenia na konkrétne podmienky nasadenia. Výrobca ho používa na riadenie vlastného podniku a tak presne vie, čo si používatelia prajú.

S jeho pomocou dosiahnete transparentnosť komunikácie, vybudovanie dôvery a vyššiu efektivitu. Procesy v podniku sa s jeho pomocou dajú digitalizovať, štandardizovať a automatizovať.

Zdroje: vlastné, CDESK

Prečítajte si tiež