Koronavírusová pandémia priniesla širokú škálu obmedzení.
Jedným z efektívnych opatrení proti šíreniu choroby COVID-19 je maximálna podpora práce z domu. Takzvaný home office síce nie je v rade profesií žiadnou prevratnou novinkou, v slovenskom prostredí ale bolo využívanie tejto vymoženosti doménou iba niektorých odborov.
„Hlúpe“ riešenia
Súčasťou práce formou home office býva spracovanie dokumentov, ktoré navyše veľmi často vyžadujú spoluprácu s ostatnými kolegami a „putovanie“ dokumentov naprieč jednotlivými oddeleniami. V niektorých organizáciách túto agendu riešia prostým posielaním dokumentov elektronickou poštou, v iných využívajú „hlúpe“ firemné alebo cloudové úložisko.
Iste, ono to nejako funguje a základné požiadavky možno splniť aj týmito metódami – lenže bez pokročilých vymožeností, ako je kontrola nad obehom dokumentov, automatické napojenie na externé systémy alebo správa verzií. O bezpečnosti či presadzovaní pravidiel riadenia obehu dokumentov ani nehovoriac.
DMS eDoCat je v súčasnej dobe ponúkaný so zľavou 80 %. Ponuka platí iba obmedzenú dobu a ide o formu pomoci pre zavedenie efektívnej práce z domu. Viac na www.edocat.sk
Automatizovaný obeh
Riešením umožňujúcim efektívnu prácu s dokumentmi aj z prostredia domova sú tzv. DMS systémy (Document Management System), ktoré zaisťujú automatizovaný riadený obeh dokumentov. S dokumentmi sa vďaka DMS pracuje iba v súlade s vopred definovanými pravidlami. Na jednom dokumente – či súbore dokumentov – možno navyše bezproblémovo spolupracovať s kolegami a užívatelia majú istotu, že vždy pracujú so správnou verziou. Pomyselnou čerešničkou na torte je potom podrobné protokolovanie vykonaných zmien aj zabezpečenie prístupu podľa pridelených užívateľských rolí a oprávnení.
Z tohto veľmi zjednodušeného popisu vyplýva jeden zásadný fakt – DMS systémy nie sú iba úložiská. Práve naopak. Samotné uloženie je síce dôležitou, ale vo svojej podstate len okrajovou funkcionalitou. Zásadná je práve pridaná hodnota v podobe pokročilých možností, ktoré prácu s dokumentmi výrazne zefektívnia.
DMS nie je iba úložisko dokumentov – je to systém umožňujúci automatizovaný a riadený obeh dokumentov vrátane možnosti vynútiť definované procesné pravidlá aj bezpečnostné politiky.
Príklady pre predstavu
Konkrétnym príkladom, ako DMS podporuje prácu z domu, môže byť riadenie ekonomických agend, napr. prijatých faktúr. Stále častejšie hovoríme o tzv. robotizácii dokumentov. Užívateľ do DMS nahrá doklady, systém na vyťažovanie dát z dokumentov strojovo získa potrebné metadáta, vyplní a pripojí ich k dokumentu ako metadáta. Na základe nich dôjde k vstupnému automatickému zatriedeniu dokladov do správnych oblastí v úložisku.
Pripravení roboti potom na základe zhodnotenia metadát automaticky spustia schvaľovacie procesy na správne zodpovedné osoby, nastavia termíny splnenia a po prvotnom spracovaní sú dokumenty automaticky odovzdané aj do externých systémov. Samozrejmosťou je možnosť pokročilého vetvenia schvaľovacích procesov aj mechanizmus notifikácií.
Dôležité je pochopiť, že takmer nič z vyššie uvedeného by sa nedalo efektívne zaistiť pomocou prostých úložísk
Príkladom môže byť aj tvorba zmlúv, na ktorej sa podieľa viac osôb. Prvý vytvorí základ zmluvy, druhý doplní potrebné údaje, tretí pripomienkuje, štvrtý schvaľuje. Všetci sa môžu vďaka pokročilému DMS sústrediť na podstatu svojej práce a nie venovať energiu tomu, aby všetci zúčastnení mali správnu, naozaj poslednú verziu. A ak je všetko v systéme dobre nastavené, prebehne maximum možného úplne automaticky.
Podobných príkladov by sme našli celý rad – v neposlednom rade možno spomenúť napríklad preukázateľné zoznamovanie s internými pravidlami súvisiacimi práve s home office. Systém DMS zaistí distribúciu smerníc a zaznamená ich prečítanie.
Možnosti pokročilých DMS systémov – napríklad DMS eDoCat, ktorý česká spoločnosť Onlio postavila na platforme Alfresco Community Edition – sú užitočné nielen pre podporu home office, ale aj pre bežnú spoluprácu naprieč oddeleniami a pobočkami, vrátane tých zahraničných. Doba koronavírusová tak môže byť v znamení správnych rozhodnutí, ktoré naštartujú efektívne spracovanie dokumentov aj vo vašej spoločnosti.
Autor: Pavel Nykl, obchodný riaditeľ spoločnosti Onlio
